لماذا يستمر رفض ملفات PDF/A الخاصة بك في عمليات تدقيق الامتثال

تصور هذا. يقوم فريق مالي بأرشفة بيانات العملاء وسجلات المعاملات PDF/أ للسنوات الست الماضية. يحمل كل ملف علامة البيانات الوصفية الصحيحة. يعتقد كل موظف أن المهمة قد تمت بمجرد حفظ الملف. ثم يظهر أحد المنظمين لإجراء مراجعة روتينية، ويقوم بتشغيل عدد قليل من تلك الملفات من خلال أداة التحقق، ويفشل نصفها.

لم يتم المساس بأي من الوثائق على الإطلاق، ولم يتم فعل أي شيء بشكل مختلف. لم تكن هذه الوثائق متوافقة أبدًا في البداية، بل ادعت فقط الامتثال. وهذا الاختلاف بين "الادعاء بأنه PDF/A" و"أن يكون PDF/A" هو أحد النقاط العمياء الأكثر شيوعًا والأكثر تكلفة في أرشفة المستندات اليوم.

لذلك، إذا فشلت جهود الأرشفة و/أو إذا كنت تريد البقاء على الجانب الصحيح من العملية، فإليك ما يحدث من خطأ بالفعل وكيفية إنشاء سير عمل قوي لـ PDF/A الامتثال.

لماذا يعتبر التوافق مع PDF/A أكثر أهمية مما تدركه معظم الفرق

PDF/A ليس مجرد "PDF مع أرشفة". إنه تنسيق تم تحديده بواسطة معايير ISO لضمان أن المستند سيتم فتحه وسيظهر بنفس الطريقة تمامًا الآن، خلال عشر سنوات، وبعد خمسين عامًا، بغض النظر عن البرامج أو الخطوط التي تم تثبيتها لقراءتها في تلك المرحلة.

وهذا يأخذ أهمية كبيرة عندما يتعلق الأمر بالتنظيم. تنص اللوائح مثل القانون العام لحماية البيانات (GDPR) على أنه يجب على الشركة الحفاظ على سلامة بياناتها الشخصية وسريتها وتوافرها. تفرض لوائح مثل MiFID II على الشركة تخزين بيانات الاتصالات والمعاملات من العملاء لسنوات بتنسيق لا يمكن تغييره سراً. إذا فعلت شيئًا خاطئًا هنا، فقد تواجه غرامات تقاس بنسب مئوية من رقم واحد من إيراداتك السنوية، وهو مبلغ كبير بالنسبة لشركة كبرى.

وهذا هو السبب عندما PDF/A الامتثال لا يوجد أرشيف، ولا يعتبر مشكلة في التكنولوجيا. إنها تعتبر مسألة امتثال تنظيمي، والمسؤولية تقع على عاتق الشركة المعنية.

الأسباب الأكثر شيوعًا لفشل ملفات PDF/A في التحقق من الصحة

تعود معظم حالات فشل PDF/A إلى قائمة قصيرة من المشكلات المتكررة. هنا حيث تسوء الأمور عادة.

الخطوط التي لم يتم تضمينها بالكامل

مما لا شك فيه أن هذا هو السبب الأكثر شيوعا للمشكلة. بالنسبة لملف PDF/A، يجب تضمين جميع الخطوط المستخدمة في المستند في الملف حتى لا يضطر المشاهد إلى تثبيت الخطوط على جهازه. في كثير من الحالات، يتم تضمين المجموعة الفرعية فقط من الخط في ملف PDF، الأمر الذي يفشل عادةً في عملية التحقق من الصحة. من الدراسات السابقة التي أجريت على ملفات PDF/A الواقعية، لوحظ أن أكثر من نصف الحالات غير المتوافقة تنشأ من الخطوط.

مساحات لونية غير مستقلة عن الأجهزة

وفقًا لمتطلبات PDF/A، يجب وصف اللون عبر ملفات تعريف ICC المستقلة للجهاز لضمان عرض متسق بغض النظر عن شاشة العرض أو الطابعة أو البرنامج التطبيقي الذي تستخدمه لعرض المستند. ومن المثير للاهتمام، أن أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا في إنشاء PDF/A يتضمن مستندًا يعتمد على بعض مساحة الألوان (مثل sRGB العادي) التي تفتقر إلى ملف تعريف ICC المطلوب.

البيانات الوصفية التي لا تطابق الواقع

يجب أن يحتوي كل مستند PDF/A على بيانات تعريف XMP توضح إصدار PDF/A الذي يتوافق معه (PDF/A-1 أو -2 أو -3) ومستوى الامتثال عنده (A أو B أو U). إن الفشل في تقديم مثل هذه البيانات الوصفية أو تقديمها بطريقة خاطئة أو مضللة يعني فشلًا فوريًا حتى قبل بدء التدقيق.

تاريخ التحديث المتزايد فوضوي

يقوم التحديث التزايدي بإلحاق بيانات إضافية بمستند PDF الموجود دون إعادة كتابة المستند بأكمله من البداية. إنه خيار مناسب في ملفات PDF القياسية، ولكن ملفات PDF/A، يتم ذلك بحذر:

• •لا يسمح PDF/A-1 بالتحديثات المتزايدة على الإطلاق. يجب أن يؤدي أي تعديل إلى إعادة كتابة كاملة للملف.
• •في PDF/A-2 وPDF/A-3، يُسمح بالتحديثات المتزايدة؛ ومع ذلك، يجب أن تكون البيانات الملحقة متوافقة مع بقية المستند. على سبيل المثال، يؤدي إلحاق مراجعة باستخدام خطوط غير مضمنة إلى جعل الملف بأكمله غير صالح.
• •يجب أيضًا أن يتطابق رقم الإصدار الموجود في رأس الملف مع الإصدار المعلن داخل الكتالوج الداخلي للمستند. يعد عدم التطابق هنا أمرًا يسهل تفويته وطريقة سهلة لفشل التحقق من الصحة.

تحويل مستند إلى PDF/A لا يعادل التحقق من صحة PDF/A

وهي المنطقة التي تتعثر فيها العديد من الشركات؛ وينبغي ذكر ذلك بوضوح.

يأخذ التحويل المستند، بغض النظر عن تنسيقه الأصلي (سواء كان مستند Word أو صفحة HTML أو PDF)، ويحوله إلى ملف ملف PDF/أ. عند القيام بذلك، يضيف البرنامج بيانات التعريف التي تصدق على الملف الذي تم إنشاؤه حديثًا كملف متوافق مع PDF/A.

التحقق من الصحة هو عملية مختلفة تمامًا حيث يتحقق برنامج خاص من أن الملف يلبي بالفعل جميع المتطلبات ليصبح معتمدًا.

ولكن هنا يكمن التطور: البيانات الوصفية المُدرجة في مرحلة التحويل هي ادعاء، وليست دليلاً. قد يحتوي الملف على معلومات في بياناته التعريفية تفيد بأنه متوافق مع PDF/A-2b، ومع ذلك فقد فشل في اجتياز التحقق من PDF/A-2b.

ومما يزيد الأمر سوءًا وجود العديد من المصادر المجانية والمفتوحة PDF/A التحقق من الصحة الاستفادة من الاستدلال وليس المقارنات سطرًا بسطر مقابل المواصفات بأكملها. وهذا يعني أنهم سيزعمون في كثير من الأحيان أن الوثيقة "من المحتمل" أن تكون صالحة، الأمر الذي قد يبدو وكأنه خبر جيد في البداية، لكنه بالتأكيد ليس كذلك. هناك طريقة أخرى للتحقق من الامتثال وهي بصريًا، حيث يفتح شخص ما المستند ببساطة ويرى ما إذا كان يبدو صحيحًا أم لا.

على الأقل، يحتاج كل ملف PDF/A إلى:

• •قم بتضمين جميع الخطوط والصور والمحتوى مباشرةً، دون الإشارة إلى أي شيء خارجيًا
• •تجنب نماذج الصوت والفيديو وJavaScript وXFA تمامًا
• •تخطي ضغط LZW والتشفير وحماية كلمة المرور
• •امنح كل حقل نموذج تفاعلي قاموسًا مناسبًا للمظهر
• •تخزين البيانات التعريفية باستخدام معيار XMP

تخطي التحقق من الصحة، وستكون على ثقة من أن كل واحد من هذه المربعات قد تم تحديده بشكل صحيح، دون تأكيد ذلك فعليًا.

مستويات المطابقة غير قابلة للتبديل

مصدر آخر هادئ لعمليات التدقيق الفاشلة هو عدم التطابق على مستوى التوافق، حيث يطالب الملف بمستوى من الامتثال لا يلبيه فعليًا.

هناك شيئان يستحقان الفهم هنا:

المعايير نفسها تختلف عن بعضها البعض. تم نشر ملفات PDF/A-1 وPDF/A-2 وPDF/A-3 بفارق سنوات وليس لها قواعد متطابقة. على سبيل المثال، لا يدعم PDF/A-1 الشفافية أو الطبقات ويقدم فقط مستويات التوافق A وB. أضاف PDF/A-2 دعمًا للشفافية والطبقات وحتى تضمين ملفات PDF/A الأخرى، إلى جانب المستوى الجديد، U.

مستويات المطابقة تعتمد على بعضها البعض. يتضمن المستوى U كل ما هو مطلوب للمستوى B، والمستوى A يتضمن كل ما هو مطلوب للمستوى U، بالإضافة إلى المزيد. لا يعد اختيار المستوى المناسب مجرد تفاصيل فنية، بل هو قرار له عواقب حقيقية على مدى قابلية استخدام أرشيفك لسنوات عديدة. أرشيف المطالبات حيث يجب أن تظل المستندات قابلة للبحث واستخراج النص، على سبيل المثال، يحتاج إلى المستوى U على الأقل. المستوى B وحده لن يضمن ذلك.

يتعلق المستوى U على وجه التحديد بسلامة النص. فهو يضمن إمكانية استخراج نص Unicode الأساسي في المستند أو البحث فيه بشكل موثوق لاحقًا، وهو أمر مهم للغاية لأي أرشيف قد يحتاج إلى المراجعة أو البحث بعد سنوات من تقديمه.

كيف يبدو خط أنابيب PDF/A المقاوم للتدقيق في الواقع

تتبع عملية الأرشفة التي يمكن الدفاع عنها عمومًا هذا الشكل:

قم بتطبيع المستند المصدر ← تحويل إلى PDF/A ← التحقق بشكل مستقل ← أرشفة الملف

هذه هي الخطوة التي تتخطاها معظم المنظمات عادة، ولكنها الخطوة الأكثر أهمية. في حالة أن البرنامج الذي يحول الملف إلى نموذج آخر هو البرنامج الذي يتحقق من صحة عملية التحويل، فكل ما تفعله هو التحقق من صحة المخرجات التي تم إنشاؤها بواسطة البرنامج بناءً على المواصفات التي يفهمها البرنامج. لن يتم اكتشاف التفسيرات غير الصحيحة للمواصفات التي أجراها البرنامج حتى يتم التحقق من صحة الملف بواسطة مدقق مستقل.

يجب أن يتضمن مسار التدقيق القوي ما يلي:

• •سجل لمن قام بتحويل كل ملف ومتى
• •اسم وإصدار الأداة المستخدمة
• •تقرير تحقق مستقل يؤكد مستوى المطابقة المطالب به، ومن الأفضل أن يتم ختمه بختم زمني وتخزينه بجانب المستند نفسه

ومن المتوقع أن يتم تنفيذ عملية التوليد والتحقق من الصحة بواسطة أنظمة مختلفة؛ يجب أن تكون تقارير التحقق قابلة للقراءة آليًا ويتم الاحتفاظ بها كأدلة تدقيق؛ ويجب أن يكون الاتساق بين المحتوى المُطالب به والمحتوى الفعلي حقيقيًا. وفقًا للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) وMiFID II، تقع المسؤولية عن ضمان إثبات النزاهة بالكامل على عاتق صاحب الأرشيف، وليس على مزود البرنامج.

خاتمة

إن ملف PDF/A الذي لم يتم التحقق من صحته بشكل مستقل هو في الحقيقة مجرد ملف يأمل أن يكون متوافقًا. قد يكون هذا أمرًا جيدًا لسنوات، حتى تطلب الجهة التنظيمية الاطلاع على الأرشيف. مبنى التحقق من صحة PDF/A إن إدخالها كخطوة منفصلة ومستقلة هو ما يحول الأرشيف المفعم بالأمل إلى أرشيف يمكن الدفاع عنه، وهي عادة أقل تكلفة بكثير من فرض غرامة يجب دفعها لاحقًا.

---