এই ছবি. একটি ফাইন্যান্স টিম ক্লায়েন্ট স্টেটমেন্ট এবং লেনদেনের রেকর্ড সংরক্ষণ করছে PDF/A গত ছয় বছর ধরে। প্রতিটি ফাইল সঠিক মেটাডেটা ট্যাগ বহন করে। প্রতিটি কর্মচারী বিশ্বাস করে যে ফাইলটি সংরক্ষণ করার সাথে সাথে কাজটি সম্পন্ন হয়েছে। তারপরে একটি নিয়ন্ত্রক একটি রুটিন পর্যালোচনার জন্য দেখায়, একটি যাচাইকারীর মাধ্যমে মুষ্টিমেয় কিছু ফাইল চালায় এবং তাদের অর্ধেক ব্যর্থ হয়।
নথিগুলির কোনওটিই কখনও স্পর্শ করা হয়নি, কিছুই আলাদাভাবে করা হয়নি। এই নথিগুলি কখনই সঙ্গতিপূর্ণ ছিল না, তারা কেবল সম্মতি দাবি করেছে। এবং "পিডিএফ/এ হওয়ার দাবি করা" এবং "পিডিএফ/এ হওয়া" এর মধ্যে এই পার্থক্যটি আজ নথি সংরক্ষণের সবচেয়ে ঘন ঘন এবং ব্যয়বহুল অন্ধ স্থানগুলির মধ্যে একটি।
সুতরাং যদি আপনার সংরক্ষণাগার প্রচেষ্টা ব্যর্থ হয় এবং/অথবা আপনি যদি প্রক্রিয়াটির ডানদিকে থাকতে চান তবে এখানে আসলেই কী ভুল হচ্ছে এবং কীভাবে একটি শক্তিশালী কর্মপ্রবাহ স্থাপন করা যায় PDF/A সম্মতি.
কেন পিডিএফ/এ সম্মতি বেশিরভাগ দল উপলব্ধি করার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ
PDF/A শুধু "আর্কাইভাল সহ পিডিএফ" নয়৷ এটি একটি ফর্ম্যাট যা ISO মান দ্বারা সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে যাতে নিশ্চিত করা যায় যে একটি ডকুমেন্ট ঠিক একইভাবে খুলবে এবং ঠিক একইভাবে দেখাবে, দশ বছরে এবং পঞ্চাশ বছরে, সেই সময়ে এটি পড়ার জন্য কোন সফ্টওয়্যার বা ফন্ট ইনস্টল করা হয়েছে না কেন।
এটি অনেক তাৎপর্য গ্রহণ করে যেখানে প্রবিধান উদ্বিগ্ন। GDPR-এর মতো প্রবিধানগুলি নির্দেশ করে যে একটি কোম্পানিকে অবশ্যই তার ব্যক্তিগত ডেটার অখণ্ডতা, গোপনীয়তা এবং প্রাপ্যতা বজায় রাখতে হবে। MiFID II এর মতো প্রবিধানগুলি বাধ্যতামূলক করে যে একটি দৃঢ় ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে যোগাযোগ এবং লেনদেনের ডেটা বছরের পর বছর ধরে এমন একটি ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করে যা গোপনে পরিবর্তন করা যায় না। এখানে কিছু ভুল করুন, এবং আপনি আপনার বার্ষিক রাজস্বের একক অঙ্কের শতাংশে পরিমাপ করা জরিমানা ভোগ করতে পারেন, যা একটি বড় কোম্পানির জন্য একটি উল্লেখযোগ্য পরিমাণ।
যে কারণে যখন PDF/A সম্মতি একটি সংরক্ষণাগারের অভাব রয়েছে, এটি প্রযুক্তির সাথে একটি সমস্যা হিসাবে বিবেচিত হয় না। এটি একটি নিয়ন্ত্রক সম্মতির সমস্যা হিসাবে বিবেচিত হয় এবং দায়বদ্ধতা প্রশ্নবিদ্ধ ফার্মের সাথে থাকে।
পিডিএফ/এ ফাইলের বৈধতা ব্যর্থ হওয়ার সবচেয়ে সাধারণ কারণ
বেশিরভাগ পিডিএফ/এ ব্যর্থতা পুনরাবৃত্ত সমস্যাগুলির একটি ছোট তালিকায় ফিরে আসে। এখানে জিনিসগুলি সাধারণত ভুল হয়ে যায়।
যে ফন্টগুলি সম্পূর্ণরূপে এম্বেড করা হয়নি৷
নিঃসন্দেহে, এটি সমস্যার সবচেয়ে সাধারণ কারণ। একটি PDF/A ফাইলের জন্য, নথিতে ব্যবহৃত সমস্ত ফন্ট ফাইলটিতে এমবেড করা আবশ্যক যাতে দর্শককে তার মেশিনে ফন্টগুলি ইনস্টল করতে না হয়। অনেক ক্ষেত্রে, শুধুমাত্র ফন্টের উপসেট PDF ফাইলে এম্বেড করা হয়, যা সাধারণত বৈধকরণ প্রক্রিয়ায় ব্যর্থ হয়। বাস্তব জীবনের পিডিএফ/এ ফাইলগুলির উপর করা অতীতের অধ্যয়ন থেকে, এটি দেখা গেছে যে অর্ধেকেরও বেশি অসঙ্গতিপূর্ণ দৃষ্টান্তগুলি ফন্ট থেকে উদ্ভূত হয়।
নন-ডিভাইস স্বাধীন রঙের স্থান
পিডিএফ/এ প্রয়োজনীয়তা অনুসারে, নথিটি দেখার জন্য আপনি যে ডিসপ্লে মনিটর, প্রিন্টার বা অ্যাপ্লিকেশন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন না কেন ধারাবাহিক রেন্ডারিং নিশ্চিত করতে ডিভাইসের স্বাধীন আইসিসি প্রোফাইলের মাধ্যমে রঙ বর্ণনা করতে হবে। মজার বিষয় হল, পিডিএফ/এ তৈরিতে সবচেয়ে বেশি প্রতিশ্রুতিবদ্ধ ত্রুটিগুলির মধ্যে একটি হল কিছু রঙের স্থান (যেমন প্লেইন sRGB) এর উপর ভিত্তি করে একটি নথি অন্তর্ভুক্ত যেখানে প্রয়োজনীয় ICC প্রোফাইলের অভাব রয়েছে।
মেটাডেটা যা বাস্তবতার সাথে মেলে না
প্রতিটি PDF/A নথিতে অবশ্যই XMP মেটাডেটা থাকতে হবে যাতে বলা হয় যে PDF/A এর কোন সংস্করণ এটি মেনে চলে (PDF/A-1, -2 বা -3) এবং কোন কমপ্লায়েন্স লেভেলে (A, B বা U)। এই ধরনের মেটাডেটা প্রদান করতে ব্যর্থ হওয়া বা এটি একটি ত্রুটিপূর্ণ বা বিভ্রান্তিকর পদ্ধতিতে প্রদানের অর্থ হল অডিট শুরু হওয়ার আগেই তাত্ক্ষণিক ব্যর্থতা।
একটি অগোছালো ক্রমবর্ধমান আপডেট ইতিহাস
ক্রমবর্ধমান আপডেট স্ক্র্যাচ থেকে সম্পূর্ণ নথিটি পুনরায় লেখা ছাড়াই বিদ্যমান PDF নথিতে অতিরিক্ত ডেটা যুক্ত করে। এটি স্ট্যান্ডার্ড পিডিএফ ফাইলগুলিতে একটি সুবিধাজনক বিকল্প, তবে এর জন্য PDF/A ফাইল, এটা সাবধানে করা হয়:
- •PDF/A-1 ক্রমবর্ধমান আপডেটের অনুমতি দেয় না। যেকোন সম্পাদনা ফাইলটির সম্পূর্ণ পুনর্লিখন তৈরি করতে হবে।
- •PDF/A-2 এবং PDF/A-3-এ, ক্রমবর্ধমান আপডেট অনুমোদিত; যাইহোক, সংযুক্ত ডেটা অবশ্যই নথির বাকি অংশের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হতে হবে। নন-এমবেডেড ফন্ট ব্যবহার করে একটি রিভিশন যুক্ত করা, উদাহরণস্বরূপ, সম্পূর্ণ ফাইলটিকে অবৈধ করে দেয়।
- •ফাইলের শিরোনামের সংস্করণ নম্বরটিও নথির অভ্যন্তরীণ ক্যাটালগের মধ্যে ঘোষিত সংস্করণের সাথে মেলে। এখানে একটি অমিল মিস করা একটি সহজ জিনিস এবং বৈধতা ব্যর্থ করার একটি সহজ উপায়।
একটি নথিকে PDF/A-তে রূপান্তর করা PDF/A-এর বৈধতার সমতুল্য নয়
এটা এমন এলাকা যেখানে অনেক কোম্পানি হোঁচট খায়; এবং এটা স্পষ্টভাবে বলা উচিত.
রূপান্তর একটি নথি নেয়, তার আসল বিন্যাস নির্বিশেষে (সেটি Word ডক, এইচটিএমএল পৃষ্ঠা, বা পিডিএফ হোক) এবং এটিকে রূপান্তর করে PDF/A ফাইল. এটি করার সময়, সফ্টওয়্যারটি মেটাডেটা যোগ করে যা নতুন তৈরি ফাইলটিকে একটি PDF/A-সঙ্গতিপূর্ণ ফাইল হিসাবে প্রত্যয়িত করে।
বৈধতা সম্পূর্ণ ভিন্ন প্রক্রিয়া যেখানে বিশেষ প্রোগ্রাম যাচাই করে যে ফাইলটি সত্যই প্রত্যয়িত হওয়ার জন্য সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে।
কিন্তু এখানে মোচড় দেওয়া হল: রূপান্তর পর্যায়ে ঢোকানো মেটাডেটা একটি দাবি, প্রমাণ নয়। ফাইলটির মেটাডেটাতে তথ্য থাকতে পারে যে এটি PDF/A-2b অনুগত, তবুও PDF/A-2b যাচাইকরণ পাস করতে ব্যর্থ হয়েছে।
এটিকে আরও খারাপ করে, অনেকগুলি বিনামূল্যে এবং ওপেন সোর্স৷ PDF/A ভ্যালিডেটর হিউরিস্টিক ব্যবহার করুন এবং সমগ্র স্পেসিফিকেশনের বিপরীতে লাইন-বাই-লাইন তুলনা নয়। এর মানে হল যে তারা প্রায়শই দাবি করবে যে একটি নথি "সম্ভবত" বৈধ, যা প্রথমে ভাল খবর বলে মনে হতে পারে, কিন্তু এটি অবশ্যই নয়। সম্মতি যাচাই করার আরেকটি উপায় হল দৃশ্যত, যেখানে কেউ কেবল নথিটি খুলে দেখেন যে এটি সঠিক দেখাচ্ছে কিনা।
ন্যূনতম, প্রতিটি PDF/A ফাইলের প্রয়োজন:
- •সমস্ত ফন্ট, ছবি এবং বিষয়বস্তু সরাসরি এম্বেড করুন, বাহ্যিকভাবে কিছু উল্লেখ না করে
- •অডিও, ভিডিও, জাভাস্ক্রিপ্ট এবং এক্সএফএ ফর্ম সম্পূর্ণরূপে এড়িয়ে চলুন
- •LZW কম্প্রেশন, এনক্রিপশন এবং পাসওয়ার্ড সুরক্ষা এড়িয়ে যান
- •প্রতিটি ইন্টারেক্টিভ ফর্ম ক্ষেত্রের একটি সঠিক উপস্থিতি অভিধান দিন
- •XMP মান ব্যবহার করে মেটাডেটা সংরক্ষণ করুন
বৈধতা এড়িয়ে যান, এবং আপনি বিশ্বাস করছেন যে এই বাক্সগুলির প্রত্যেকটি সঠিকভাবে চেক করা হয়েছে, প্রকৃতপক্ষে এটি নিশ্চিত না করেই।
সামঞ্জস্যের মাত্রা বিনিময়যোগ্য নয়
ব্যর্থ অডিটের আরেকটি শান্ত উৎস হল কনফরমেন্স-লেভেলের অমিল, যেখানে একটি ফাইল দাবি করে যে সম্মতির একটি স্তর এটি আসলে পূরণ করে না।
এখানে দুটি জিনিস বোঝার মতো:
মানগুলি একে অপরের থেকে আলাদা। PDF/A-1, PDF/A-2, এবং PDF/A-3 কয়েক বছরের ব্যবধানে প্রকাশিত হয়েছিল এবং অভিন্ন নিয়ম নেই৷ PDF/A-1, উদাহরণস্বরূপ, স্বচ্ছতা বা স্তরগুলিকে সমর্থন করে না এবং শুধুমাত্র A এবং B কনফারমেন্স লেভেল অফার করে। PDF/A-2 স্বচ্ছতা, স্তর এবং এমনকি অন্যান্য PDF/A ফাইল এম্বেড করার জন্য সমর্থন যোগ করে, একটি নতুন স্তরের সাথে, U।
সামঞ্জস্য স্তর একে অপরের উপর তৈরি. লেভেল U-এ লেভেল B-এর জন্য প্রয়োজনীয় সবকিছুই অন্তর্ভুক্ত থাকে এবং লেভেল A-এ লেভেল U-এর জন্য প্রয়োজনীয় সবকিছুই অন্তর্ভুক্ত থাকে। সঠিক স্তর বাছাই শুধুমাত্র একটি প্রযুক্তিগত বিশদ নয়, এটি আপনার সংরক্ষণাগারটি বছরের পর বছর কতটা ব্যবহারযোগ্য হবে তার বাস্তব ফলাফল সহ একটি সিদ্ধান্ত। একটি দাবি সংরক্ষণাগার যেখানে নথিগুলিকে অনুসন্ধানযোগ্য এবং পাঠ্য-নিষ্কাশনযোগ্য থাকতে হবে, উদাহরণস্বরূপ, কমপক্ষে U স্তরের প্রয়োজন। একা লেভেল B এটি গ্যারান্টি দেবে না।
স্তর U বিশেষভাবে পাঠ্য অখণ্ডতা সম্পর্কে। এটি নিশ্চিত করে যে নথিতে অন্তর্নিহিত ইউনিকোড পাঠ্যটি নির্ভরযোগ্যভাবে বের করা বা পরে অনুসন্ধান করা যেতে পারে, যা ফাইল করার কয়েক বছর পর পর্যালোচনা বা অনুসন্ধান করা প্রয়োজন হতে পারে এমন যেকোন সংরক্ষণাগারের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
একটি অডিট-প্রুফ PDF/A পাইপলাইন আসলে দেখতে কেমন
একটি প্রতিরক্ষাযোগ্য সংরক্ষণাগার প্রক্রিয়া সাধারণত এই আকৃতি অনুসরণ করে:
উৎস নথিকে স্বাভাবিক করুন → PDF/A তে রূপান্তর করুন → স্বাধীনভাবে যাচাই করুন → ফাইলটি আর্কাইভ করুন
এটি এমন একটি পদক্ষেপ যা বেশিরভাগ সংস্থা সাধারণত এড়িয়ে যায়, তবে এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। যদি সফ্টওয়্যারটি ফাইলটিকে অন্য ফর্মে রূপান্তর করে সেই সফ্টওয়্যারটি রূপান্তর প্রক্রিয়াটিকে বৈধ করে, আপনি যা করছেন তা হল সফ্টওয়্যারটি যে স্পেসিফিকেশন বোঝে তার উপর ভিত্তি করে সফ্টওয়্যার দ্বারা উত্পন্ন আউটপুটকে যাচাই করা৷ সফ্টওয়্যার দ্বারা সম্পন্ন স্পেসিফিকেশনের ভুল ব্যাখ্যা সনাক্ত করা হবে না যতক্ষণ না ফাইলটি একটি স্বাধীন যাচাইকারী দ্বারা যাচাই করা হয়।
একটি কঠিন অডিট ট্রেইল অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- •প্রতিটি ফাইল কে এবং কখন রূপান্তর করেছে তার একটি রেকর্ড
- •ব্যবহৃত টুলের নাম এবং সংস্করণ
- •দাবিকৃত সামঞ্জস্য স্তর নিশ্চিত করে একটি স্বাধীন বৈধতা প্রতিবেদন, আদর্শভাবে টাইমস্ট্যাম্প করা এবং নথির সাথেই সংরক্ষিত
প্রজন্ম এবং বৈধতা বিভিন্ন সিস্টেম দ্বারা সঞ্চালিত হবে বলে আশা করা হয়; বৈধতা রিপোর্ট মেশিন-পাঠযোগ্য এবং অডিট প্রমাণ হিসাবে সংরক্ষণ করা প্রয়োজন; এবং দাবি করা এবং প্রকৃত বিষয়বস্তুর মধ্যে সামঞ্জস্য বাস্তব হওয়া প্রয়োজন। GDPR এবং MiFID II অনুসারে, সততার প্রমাণ নিশ্চিত করার দায়বদ্ধতা সম্পূর্ণরূপে আর্কাইভ ধারকের উপর নির্ভর করে, সফ্টওয়্যার প্রদানকারীর নয়।
উপসংহার
একটি পিডিএফ/একটি ফাইল যা স্বাধীনভাবে যাচাই করা হয়নি তা সত্যিই একটি ফাইল যা আশা করে যে এটি অনুগত। এটি বছরের পর বছর ধরে ঠিক থাকতে পারে, যতক্ষণ না কোনও নিয়ন্ত্রক সংরক্ষণাগারটি দেখতে না বলে। বিল্ডিং PDF/A বৈধতা পাইপলাইনে একটি পৃথক, স্বাধীন পদক্ষেপ হিসাবে যা একটি আশাপূর্ণ সংরক্ষণাগারকে একটি প্রতিরক্ষাযোগ্য একটিতে পরিণত করে এবং পরে জরিমানা দেওয়ার চেয়ে এখন এটি তৈরি করা অনেক সস্তা অভ্যাস।
PDF/A সম্মতির দিকে পরবর্তী পদক্ষেপ নিন
PDF/A তে রূপান্তর করুনআমাদের হাতে নিরাপদ
AziPDF আপনার গোপনীয়তাকে গুরুত্ব সহকারে নেয়। মনে রাখবেন যে...