Warum Unternehmen Online-PDF-Workflows für eine schnellere Dokumentenverwaltung wählen

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Arbeit mit Geschäfts-PDFs jederzeit und überall.

PDFs spielen in der heutigen Geschäftswelt eine wichtige Rolle.

Unternehmen verlassen sich bei Rechnungsstellung, Vertragsabschlüssen, Berichten, Präsentationen, Bewerbungen, Angeboten, Scans und anderen Geschäftsaktivitäten auf PDF-Dokumente. Da Unternehmen immer mobiler und dezentraler werden, entwickelt sich auch die Herangehensweise an den Umgang mit diesen Dokumenten weiter.

Anstatt sich ausschließlich auf Desktop-Anwendungen zu verlassen, beginnen Unternehmen, Online-PDF-Anwendungen für die Dokumentenverwaltung zu nutzen.

Die Verwendung eines Online-PDF-Workflow ermöglicht die Durchführung aller Dokumentaktivitäten direkt aus dem Browser. Sie können PDF-Dokumente zusammenführen, teilen, komprimieren, konvertieren, bearbeiten, signieren und andere beliebte Vorgänge ausführen, ohne für jeden Vorgang eine eigene Software zu benötigen.

In diesem Artikel wird beschrieben, warum Online-PDF-Workflows für Unternehmen hilfreich sind und wie Lösungen wie AziPDF die Arbeit mit PDFs einfach und zugänglich machen.

Wichtige Erkenntnisse

• •Webbasierte PDF-Software ermöglicht Unternehmen die Steuerung ihrer Dokumente über einen Webbrowser.
• •Benutzer können ihre PDFs über Computer, Laptops, Tablets oder Smartphones bearbeiten.
• •Viele PDF-Aktivitäten können mit nur einem Tool durchgeführt werden.
• •Webbasierte Prozesse können dabei helfen, die Installation mehrerer Desktop-Software zu vermeiden.
• •Webbasierte PDF-Software ist hilfreich für Telearbeiter, Studenten, kleine Firmen, Agenturen und große Unternehmen.
• •Werkzeuge wie z AziPDF kann die alltägliche PDF-Verarbeitung schneller und komfortabler machen.

Was ist ein Online-PDF-Workflow?

PDF-Workflow Unter „im Internet“ versteht man ein Verfahren, bei dem PDFs über webbasierte Dienste und nicht ausschließlich über computerbasierte Software verwaltet werden.

Sie erhalten beispielsweise fünf PDFs von Ihrem Kunden.

Möglicherweise müssen Sie Folgendes tun:

1. Fassen Sie die Dokumente in einer Datei zusammen.
2. Entfernen Sie unnötige Seiten.
3. Komprimieren Sie das endgültige PDF.
4. Fügen Sie Text oder Anmerkungen hinzu.
5. Konvertieren Sie das Dokument in ein anderes Format.
6. Unterschreiben Sie die endgültige Version.
7. Teilen Sie es mit dem Kunden.

Traditionell ist für jede Aufgabe möglicherweise eine andere Desktop-Software erforderlich.

Viele dieser Prozesse können über Ihren Webbrowser mit einem PDF-Prozess im Web abgewickelt werden.

Sie greifen einfach auf die erforderliche PDF-Anwendung zu, laden Ihre Datei hoch, erledigen die Arbeit und speichern das Ergebnis.

Warum Unternehmen auf Online-PDF-Tools umsteigen

Unternehmen suchen zunehmend nach Arbeitsabläufen, die einfach, flexibel und zugänglich sind.

Hier sind einige der Hauptgründe Online-PDF-Tools kann nützlich sein.

1. Arbeiten Sie von fast überall aus

Modernes Arbeiten beschränkt sich nicht mehr nur auf einen Bürocomputer.

Eine Person kann von zu Hause aus arbeiten, auf Geschäftsreisen arbeiten, Kunden besuchen, an Konferenzen teilnehmen oder von verschiedenen Orten aus arbeiten.

Eine webbasierte PDF-Anwendung ermöglicht es einem, alle typischen Funktionen der Arbeit mit Dokumenten jederzeit zu nutzen, wenn man über ein entsprechendes Gerät und eine Internetverbindung verfügt.

Beispielsweise kann ein Verkäufer unterwegs ein PDF-Dokument erhalten. Anstatt das Öffnen und Bearbeiten der Datei auf die Rückkehr ins Büro zu verschieben, kann er einfach ein Browserfenster öffnen und damit arbeiten.

2. Keine Notwendigkeit, mehrere Programme zu installieren

PDF-Arbeiten können viele verschiedene Vorgänge umfassen.

Eine Anwendung kann zum Bearbeiten nützlich sein, eine andere zum Konvertieren, eine andere zum Komprimieren und eine andere zum Zusammenführen von Dateien.

Die Installation und Wartung mehrerer Programme kann die Dokumentenverwaltung unnötig kompliziert machen.

Eine Online-PDF-Plattform vereint mehrere Tools.

Mit AziPDFkönnen Benutzer von einer Website aus auf eine Reihe von PDF-Dienstprogrammen zugreifen, darunter Tools zum Zusammenführen, Teilen, Komprimieren, Konvertieren, Bearbeiten, Signieren, Organisieren und Schützen von PDF-Dokumenten.

Dies kann die Verwaltung des gesamten Arbeitsablaufs erleichtern.

3. Arbeiten auf verschiedenen Geräten

Ein Unternehmen kann über Windows-Computer, Macs, Android-Telefone, iPhones, Tablets und andere Geräte verfügen.

Ein browserbasiertes PDF-Workflow kann den Wechsel zwischen diesen Geräten erleichtern.

Beispielsweise erhalten Sie eine Datei auf Ihrem Telefon, wechseln dann aber zur Bearbeitung auf dem Computer.

Der Schlüssel liegt darin, dass Ihr PDF-Prozess nicht auf ein bestimmtes Desktop-Programm beschränkt ist.

Dies ist besonders hilfreich für Personen, die häufig zwischen Geräten wechseln.

4. Komprimieren Sie große PDFs vor dem Teilen

Wenn die Notwendigkeit besteht, PDF-Dateien per E-Mail, Upload oder über andere Messaging-Dienste zu teilen, kann es an manchen Stellen schwierig werden.

PDF-Dokumente, die gescannt werden oder viele Bilder enthalten, wie Broschüren, Präsentationen oder sogar Geschäftsberichte, können am Ende sehr schwer und schwer zu handhaben sein.

Anstatt nach einer Desktop-Software zu suchen, die PDFs komprimiert, kann der Benutzer einfach eine der verfügbaren verwenden Online-PDF-Komprimierung Tools und komprimieren Sie das Dokument.

Falls der gescannte Geschäftsbericht zu groß ist, um ihn per E-Mail zu versenden, kann die PDF-Datei vor dem Anhängen zunächst komprimiert werden.

5. Mehrere Dokumente zu einem PDF zusammenführen

Unternehmen erhalten Dokumente häufig als separate Dateien.

Ein Kunde könnte Folgendes senden:

• •Ein Anschreiben
• •Eine Rechnung
• •Belege
• •Ein Zitat
• •Ein unterschriebenes Formular

Die separate Verwaltung all dieser Dateien kann umständlich sein.

Mit einem PDF-Zusammenführungstool können mehrere Dokumente zu einem einzigen PDF zusammengefasst werden.

Dies kann nützlich sein für:

• •Kundendokumentation
• •Geschäftsberichte
• •Projektdateien
• •Anwendungen
• •Finanzunterlagen
• •Akademische Einreichungen
• •Administrativer Papierkram

Anstatt mehrere Anhänge zu versenden, können Sie ein organisiertes PDF erstellen.

6. Extrahieren Sie nur die Seiten, die Sie benötigen

Nicht jedes Dokument muss vollständig geteilt werden.

Ein 100-seitiger Bericht darf nur fünf Seiten enthalten, die für einen bestimmten Kunden relevant sind.

Ein Vertrag kann mehrere Seiten umfassen, wobei Sie nur einen bestimmten Abschnitt senden müssen.

Durch das Teilen einer PDF-Datei können Sie die Seiten extrahieren, die Sie tatsächlich benötigen.

Dies kann die gemeinsame Nutzung von Dokumenten vereinfachen und auch die Größe der resultierenden Datei reduzieren.

Mit einem Online Tool zum Teilen von PDFskönnen Benutzer ausgewählte Seiten aus einem größeren Dokument trennen, ohne zusätzliche PDF-Software installieren zu müssen.

7. Konvertieren Sie PDFs in verschiedene Formate

Geschäftsdokumente müssen häufig zwischen verschiedenen Dateiformaten verschoben werden.

Zum Beispiel:

• •PDF zu Word zum Bearbeiten
• •PDF nach Excel für die Arbeit mit Daten
• •PDF zu JPG zum Teilen von Bildern
• •JPG zu PDF zum Erstellen von Dokumenten

Die Verfügbarkeit mehrerer Konvertierungstools auf einer Plattform kann diese Arbeitsabläufe vereinfachen.

Anstatt für jedes Format eine separate Software zu suchen, können Benutzer auf die entsprechende zugreifen PDF-Konvertierungstool wenn nötig.

8. Bearbeiten Sie PDFs, ohne ins Büro zurückkehren zu müssen

Die PDF-Bearbeitung ist eine weitere Aufgabe, die häufig mit Desktop-Software verbunden ist.

Aber viele alltägliche Bearbeitungen sind relativ einfach.

Möglicherweise müssen Sie Folgendes tun:

• •Text hinzufügen
• •Anmerkungen hinzufügen
• •Markieren Sie Informationen
• •Zeichnen Sie auf ein Dokument
• •Formen hinzufügen
• •Nehmen Sie schnelle Korrekturen vor
• •Bereiten Sie ein Dokument vor, bevor Sie es teilen

Ein browserbasiertes PDF-Editor kann nützlich sein, wenn Sie eine schnelle Änderung vornehmen müssen und Ihre übliche Desktop-Anwendung nicht zur Verfügung steht.

AziPDF bietet eine Online-Anleitung PDF bearbeiten Workflow, auf den über einen Browser zugegriffen werden kann.

9. Dokumente bequemer signieren

Viele Geschäftsdokumente erfordern Unterschriften.

Verträge, Anträge, Genehmigungen, Vereinbarungen und Formulare können alle eine Unterschrift erfordern, bevor Sie fortfahren können.

Das Warten auf die Rückkehr zu einem Desktop-Computer kann einfache Arbeitsabläufe verlangsamen.

Online PDF-Signaturtools kann die Handhabung dieser Dokumente von verschiedenen Geräten aus erleichtern.

Dies kann besonders nützlich sein für:

• •Remote-Mitarbeiter
• •Freiberuflerinnen
• •Berater
• •Vertriebsteams
• •Kleine Unternehmen
• •Kundenorientierte Teams

Das Dokument kann vorbereitet, signiert und geteilt werden, ohne dass der Prozess unnötig kompliziert wird.

10. Nützlich für Remote- und Hybrid-Teams

Remote-Arbeit hat die Art und Weise verändert, wie Teams zusammenarbeiten.

Mitarbeiter können in verschiedenen Städten oder sogar verschiedenen Ländern ansässig sein.

Anstatt auf einen einzigen Bürocomputer angewiesen zu sein, benötigen Mitarbeiter Tools, die standort- und geräteübergreifend funktionieren.

Online-PDF-Tools kann sich ganz natürlich in diese Umgebung einfügen.

Ein Teammitglied kann ein Dokument empfangen, es bearbeiten und die fertige Version an ein anderes Teammitglied senden, ohne Zugriff auf denselben Computer zu benötigen.

Dadurch wird die PDF-Verarbeitung für verteilte Teams flexibler.

Was können Unternehmen mit einem Online-PDF-Toolkit tun?

Ein gutes Online-PDF-Plattform sollte die allgemeinen Dokumentenvorgänge abdecken, die Unternehmen täglich durchführen.

Je nach Tool können dies sein:

• •PDF-Dateien zusammenführen
• •Teilen Sie PDF-Dateien
• •Komprimieren Sie PDF-Dateien
• •Konvertieren Sie PDF-Dateien
• •Bearbeiten Sie PDFs
• •Signieren Sie PDFs
• •Organisieren Sie PDF-Seiten
• •PDF-Seiten drehen
• •Fügen Sie Seitenzahlen hinzu
• •Fügen Sie Wasserzeichen hinzu
• •Schützen Sie PDF-Dateien
• •PDFs entsperren
• •OCR-gescannte PDFs
• •Konvertieren Sie Bilder in PDF
• •Konvertieren Sie Office-Dokumente in PDF

Wenn diese Funktionen auf einer Plattform verfügbar sind, kann die Anzahl der separaten Tools, die ein Unternehmen benötigt, reduziert werden.

Online-PDF-Workflows für verschiedene Arten von Unternehmen

Online-PDF-Tools sind nicht auf eine Branche beschränkt.

Kleine Unternehmen

Für kleine Unternehmen ist es üblich, Rechnungen, Angebote, Angebote, Formulare und Kundendokumente zu bearbeiten, ohne komplizierte Software kaufen zu müssen.

A browserbasiertes PDF-Toolkit kann viele alltägliche Funktionen an einem Ort bereitstellen.

Marketingagenturen

Vermarkter beschäftigen sich in der Regel regelmäßig mit Broschüren, Präsentationen, Angeboten, Berichten und Werbedokumenten.

Möglicherweise müssen sie PDF-Dateien konvertieren, komprimieren, zusammenführen und verteilen.

Buchhaltungs- und Finanzteams

Finanzdokumente kommen oft in unterschiedlichen Formaten an.

Das Team benötigt möglicherweise die Organisation, Konvertierung, Komprimierung und Verteilung von Berichten und unterstützenden Dokumenten.

Bildungseinrichtungen

Die Lehrer und Schüler befassen sich mit Aufgaben, Lernmaterialien, Bewerbungen, Zeugnissen und gescannten Dokumenten.

PDF-Tools kann dabei helfen, diese Dateien schnell zu organisieren und vorzubereiten.

Freiberufler und Berater

Ein Freiberufler arbeitet mit Kunden an verschiedenen Orten.

Es kann vorkommen, dass sie ein Angebot bearbeiten, einen Vertrag unterzeichnen, das Portfolio komprimieren und Projektdokumente zusammenführen müssen, ohne den Hauptcomputer zu verwenden.

Online-PDF-Tools vs. Desktop-PDF-Software

Online und Desktop PDF-Tools Jeder hat seine eigenen Vorteile.

Desktop-Software kann nützlich sein, wenn Sie umfangreiche Funktionen, regelmäßigen Offline-Zugriff oder eine erweiterte lokale Dokumentenverarbeitung benötigen.

Online-Tools können besonders nützlich sein, wenn Sie:

• •Schneller Zugriff
• •Keine langwierige Installation
• •Geräteübergreifende Kompatibilität
• •Einfache PDF-Operationen
• •Browserbasierte Workflows
• •Bequemer Zugang auch unterwegs
• •Eine Sammlung von Werkzeugen an einem Ort

Für viele Benutzer besteht der beste Ansatz nicht unbedingt darin, sich für eine Lösung zu entscheiden.

Unternehmen können während der Nutzung Desktop-Anwendungen für erweiterte Arbeitsabläufe nutzen Online-PDF-Tools für schnelle und bequeme Alltagsaufgaben.

So erstellen Sie einen einfachen PDF-Workflow

Ein einfacher Business-PDF-Workflow könnte so aussehen:

Schritt 1: Erhalten Sie das Dokument

Erhalten Sie das PDF von einem Kunden, Kollegen, Kunden oder einer anderen Quelle.

Schritt 2: Organisieren Sie das Dokument

Fügen Sie Seiten nach Bedarf zusammen, teilen Sie sie, drehen Sie sie oder ordnen Sie sie neu an.

Schritt 3: Bearbeiten oder konvertieren

Nehmen Sie notwendige Änderungen vor oder konvertieren Sie das Dokument in das erforderliche Format.

Schritt 4: Optimieren

Komprimieren Sie die PDF-Datei, wenn die Datei zu groß ist, um sie bequem weiterzugeben.

Schritt 5: Unterschreiben oder schützen

Fügen Sie bei Bedarf eine Signatur hinzu oder wenden Sie einen geeigneten PDF-Schutz an.

Schritt 6: Teilen

Laden Sie das fertige Dokument herunter und senden Sie es per E-Mail, Cloud-Speicher, Messaging-Plattformen oder anderen Geschäftskanälen.

Dieser Workflow sorgt für einen unkomplizierten Prozess und reduziert unnötige Softwarewechsel.

Warum mobilfreundliche PDF-Tools wichtig sind

Ein PDF-Tool sollte nicht auf einen Desktop-Bildschirm beschränkt sein.

Heutzutage empfangen und überprüfen Menschen Dokumente häufig auf Smartphones und Tablets.

Ein mobilfreundliches PDF-Erlebnis sollte es einfach machen:

• •Laden Sie ein Dokument hoch
• •Wählen Sie a aus PDF-Tool
• •Navigieren Sie durch die Benutzeroberfläche
• •Verarbeiten Sie ein Dokument
• •Laden Sie das Ergebnis herunter
• •Teilen Sie die fertige Datei

Dies ist einer der Gründe, warum browserbasierte PDF-Plattformen für moderne Dokumenten-Workflows nützlich sein können.

Weitere Informationen zum geräteübergreifenden Arbeiten mit PDFs finden Sie in unserem Leitfaden: Überall mit PDF-Dateien arbeiten: Warum eine mobilfreundliche PDF-Web-App das Leben einfacher macht.

Vereinfachen Sie die PDF-Arbeit

Der Zweck eines PDF-Tools besteht nicht darin, die Dokumentenverwaltung komplexer zu machen.

Es sollte unnötige Schritte entfernen.

Anstatt zu fragen:

„Welche Software benötige ich für dieses PDF?“

Ein besserer Arbeitsablauf ist:

„Welche PDF-Operation muss ich durchführen?“ 

Zum Beispiel:

• •Müssen Sie Dateien kombinieren? geh zu PDF zusammenführen
• •Benötigen Sie ausgewählte Seiten? geh zu PDF teilen
• •Benötigen Sie eine kleinere Datei? geh zu PDF komprimieren
• •Müssen Sie das Dokument ändern? geh zu PDF bearbeiten
• •Brauchen Sie eine Unterschrift? geh zu PDF signieren
• •Benötigen Sie durchsuchbaren gescannten Text? geh zu OCR-PDF
• •Benötigen Sie eine bessere Dokumentenorganisation? geh zu PDF organisieren

Die Verfügbarkeit dieser Tools auf einer Plattform erleichtert die tägliche Arbeit mit Dokumenten.

Die Zukunft geschäftlicher PDF-Workflows

PDFs verschwinden nicht aus Geschäftsabläufen.

Wenn überhaupt, wächst die Zahl der digitalen Dokumente, die Unternehmen verarbeiten, weiter.

Die größere Veränderung besteht darin, wie Menschen mit diesen Dokumenten arbeiten.

Mitarbeiter erwarten, dass sie von verschiedenen Standorten und Geräten aus arbeiten können. Unternehmen wünschen sich Arbeitsabläufe, die bequem, effizient und einfach zu verwalten sind.

Online-PDF-Plattformen kann in dieser Umgebung eine wichtige Rolle spielen, indem es allgemeine Dokumentenvorgänge leicht zugänglich macht.

Das Ziel ist einfach: weniger Zeit für die Suche nach Software und mehr Zeit für die eigentliche Dokumentenarbeit.

Abschluss

Unternehmen stoßen regelmäßig auf PDF-Dateien, aber die Verwaltung von PDF-Dateien muss nicht schwierig sein.

Vom Zusammenführen mehrerer Dateien zu einer, dem Extrahieren von Seiten, dem Komprimieren einer großen PDF-Datei, dem Konvertieren eines Dokuments, dem Bearbeiten einer PDF-Datei und dem Vorbereiten einer Datei für die Verteilung – eine Cloud-PDF-Lösung vereinfacht den gesamten Prozess.

Für Personen, die an entfernten Standorten zusammenarbeiten, bietet die Verwendung von Web-PDF-Lösungen eine flexible Option für die Verwaltung Ihrer alltäglichen Dokumentaufgaben.

Mit einer Vielzahl von PDF-Lösungen an einem Ort, AziPDF erleichtert allgemeine PDF-Vorgänge, egal wo Sie sich befinden.

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