Οι υπογραφές δεν απαιτούν πλέον την εκτύπωση ενός PDF, τη λήψη της χειρόγραφης υπογραφής σας σε χαρτί, τη σάρωση του εγγράφου ξανά και, στη συνέχεια, την αποστολή του. Χάρη στις ψηφιακές και ηλεκτρονικές υπογραφές, μπορείτε να υπογράψετε οποιοδήποτε έγγραφο χρησιμοποιώντας τον υπολογιστή ή το τηλέφωνό σας με εντελώς ψηφιακό τρόπο.
Όσον αφορά την υπογραφή συμφωνιών, αιτήσεων, προσφορών, επιστολών εξουσιοδότησης και κάθε άλλου είδους εγγράφων, η ψηφιακή υπογραφή ενός PDF είναι ένας πολύ καλός τρόπος εξοικονόμησης χρόνου και βελτίωσης της κυκλοφορίας των εγγράφων.
Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να υπογράψετε ψηφιακά ένα PDF, ποιες είναι οι διαφορές μεταξύ της ηλεκτρονικής υπογραφής και της ψηφιακής υπογραφής και τι πρέπει να ελέγξετε πριν στείλετε ένα υπογεγραμμένο έγγραφο.
Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή;
Η ψηφιακή υπογραφή είναι ένα μέσο υπογραφής ενός εγγράφου που βασίζεται σε πιστοποιητικό που μπορεί να αποδείξει την ταυτότητα του υπογράφοντος και να συμβάλει στη διατήρηση της ακεραιότητας του εγγράφου.
Σε αντίθεση με την τοποθέτηση εικόνας χειρόγραφου υπογραφή σε PDF αρχείο, μια ψηφιακή υπογραφή που βασίζεται σε πιστοποιητικό χρησιμοποιεί ψηφιακό αναγνωριστικό και κρυπτογραφία για να αποδείξει ότι το έγγραφο δεν τροποποιήθηκε μετά τη διαδικασία υπογραφής.
Ψηφιακές υπογραφές έχουν αποδειχθεί χρήσιμα σε έγγραφα που απαιτούν αυθεντικότητα και ακεραιότητα.
Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή;
Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ένας ευρύτερος όρος για την ηλεκτρονική υπογραφή ενός εγγράφου.
Για παράδειγμα, μια ηλεκτρονική υπογραφή μπορεί να περιλαμβάνει:
- •Πληκτρολογώντας το όνομά σας
- •Σχεδιάζοντας την υπογραφή σας
- •Προσθήκη εικόνας της χειρόγραφης υπογραφής σας
- •Υπογραφή με ποντίκι, δάχτυλο ή γραφίδα
Οι ακριβείς απαιτήσεις για μια ηλεκτρονική υπογραφή μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το έγγραφο, τον οργανισμό, τον κλάδο και την ισχύουσα νομοθεσία.
Ηλεκτρονική υπογραφή έναντι ψηφιακής υπογραφής
Αν και οι όροι χρησιμοποιούνται συχνά εναλλακτικά, δεν είναι ακριβώς οι ίδιοι.
Ηλεκτρονική υπογραφή:
Μια γενική μέθοδος ηλεκτρονικής εμφάνισης συμφωνίας ή έγκρισης.
Ψηφιακή υπογραφή:
Ένας συγκεκριμένος τύπος ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιεί τεχνολογία που βασίζεται σε πιστοποιητικά για να βοηθήσει στον έλεγχο ταυτότητας του υπογράφοντος και στην προστασία της ακεραιότητας του εγγράφου.
Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το τι απαιτεί το έγγραφο και τα πρότυπα υπογραφής που ισχύουν για την περίπτωσή σας.
Πώς να υπογράψετε ψηφιακά ένα PDF
Εάν έχετε ένα PDF που χρειάζεται την υπογραφή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο υπογραφής PDF για να προσθέσετε την υπογραφή σας χωρίς να εκτυπώσετε το έγγραφο.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Εργαλείο Sign PDF
Ανοίξτε το AziPDF Υπογραφή PDF εργαλείο και ετοιμάστε το έγγραφο που θέλετε να υπογράψετε.
Βήμα 2: Ανεβάστε το PDF σας
Επιλέξτε το PDF από τη συσκευή σας και μεταφορτώστε το στο εργαλείο υπογραφής.
Πριν υπογράψετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή έκδοση του εγγράφου.
Βήμα 3: Προσθέστε την υπογραφή σας
Ανάλογα με τις διαθέσιμες επιλογές υπογραφής, μπορείτε να δημιουργήσετε την υπογραφή σας πληκτρολογώντας την, σχεδιάζοντας την ή χρησιμοποιώντας μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας.
Επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει καλύτερα στο έγγραφό σας.
Βήμα 4: Τοποθετήστε την υπογραφή
Τοποθετήστε την υπογραφή σας στην κατάλληλη θέση στο PDF.
Βεβαιωθείτε ότι δεν καλύπτει σημαντικό κείμενο, ημερομηνίες, πεδία φόρμας ή άλλες πληροφορίες.
Βήμα 5: Ελέγξτε το Έγγραφο
Πριν οριστικοποιήσετε την υπογραφή, ελέγξτε ολόκληρο το έγγραφο.
Δώστε ιδιαίτερη προσοχή σε:
- •Το όνομά σου
- •Θέση υπογραφής
- •Ημερομηνίες
- •Υποχρεωτικά πεδία
- •Σελίδες εγγράφων
- •Οποιεσδήποτε πρόσθετες πληροφορίες πρέπει να συμπληρωθούν
Βήμα 6: Εφαρμόστε την υπογραφή
Μόλις όλα φαίνονται σωστά, εφαρμόστε την υπογραφή σας στο PDF.
Εάν το έγγραφο απαιτεί α ψηφιακή υπογραφή που βασίζεται σε πιστοποιητικό, θα χρειαστείτε ένα κατάλληλο ψηφιακό αναγνωριστικό ή πιστοποιητικό και μια μέθοδο υπογραφής που να το υποστηρίζει.
Βήμα 7: Αποθηκεύστε το υπογεγραμμένο PDF σας
Αποθηκεύστε το ολοκληρωμένο PDF στη συσκευή σας και κρατήστε την υπογεγραμμένη έκδοση για τα αρχεία σας.
Εάν στέλνετε το έγγραφο σε άλλο άτομο ή οργανισμό, φροντίστε να στείλετε την τελική υπογεγραμμένη έκδοση.
Γιατί να υπογράψω ένα PDF ψηφιακά;
Οι ψηφιακές υπογραφές μπορούν να κάνουν την καθημερινή εργασία με έγγραφα πιο βολική.
Εξοικονομήστε χρόνο
Δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε ένα έγγραφο για να το υπογράψετε. Μπορείτε να κάνετε τις περισσότερες από τις διαδικασίες υπογραφής χρησιμοποιώντας το ίδιο το ηλεκτρονικό έγγραφο.
Μειώστε τη γραφειοκρατία
Τα έγγραφα μπορούν να υπογραφούν και να διαβιβαστούν ηλεκτρονικά χωρίς να απαιτείται εκτύπωση ή σάρωση.
Πρόσβαση στα έγγραφά σας από οποιαδήποτε συσκευή
Ανάλογα με το λογισμικό που χρησιμοποιείτε, μπορείτε να εργαστείτε με τα έγγραφά σας από οποιονδήποτε υπολογιστή, tablet ή ακόμα και κινητό τηλέφωνο.
Οργανώστε τα έγγραφά σας σωστά
Η ψηφιακή αποθήκευση υπογεγραμμένων εγγράφων μπορεί να είναι πιο εύκολη στη διαχείριση και περαιτέρω διανομή.
Προστασία της ακεραιότητας του εγγράφου
Στην περίπτωση ψηφιακών υπογραφών που βασίζονται σε πιστοποιητικά, ορισμένες πληροφορίες σχετικά με το υπογεγραμμένο PDF μπορεί να βοηθήσει στη διασφάλιση της ακεραιότητας του εγγράφου.
Πώς να προσθέσετε μια χειρόγραφη υπογραφή σε ένα PDF
Εάν χρειάζεται απλώς να τοποθετήσετε τη χειρόγραφη υπογραφή σας σε ένα PDF, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο ηλεκτρονικής υπογραφής.
Μια τυπική ροή εργασίας είναι:
- Ανοίξτε το PDF σας.
- Επιλέξτε την επιλογή υπογραφής.
- Σχεδιάστε την υπογραφή σας ή ανεβάστε μια εικόνα υπογραφής.
- Τοποθετήστε το στην απαιτούμενη περιοχή.
- Ελέγξτε το έγγραφο.
- Αποθηκεύστε το υπογεγραμμένο PDF.
Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για αιτήσεις, έντυπα, εσωτερικά έγγραφα, εγκρίσεις και άλλα καθημερινά έγγραφα.
Πώς να υπογράψετε ένα PDF χωρίς να το εκτυπώσετε
Δεν χρειάζεται πάντα να εκτυπώνετε ένα PDF για να το υπογράψετε.
Με ένα ηλεκτρονικό εργαλείο υπογραφής PDF, μπορείτε:
- Ανεβάστε το PDF.
- Προσθέστε την ηλεκτρονική σας υπογραφή.
- Τοποθετήστε την υπογραφή.
- Ελέγξτε το έγγραφο.
- Αποθηκεύστε το υπογεγραμμένο PDF.
Αυτό εξαλείφει τη διαδικασία εκτύπωσης → υπογραφής → σάρωσης για έγγραφα που απαιτούν μόνο ηλεκτρονική υπογραφή.
Μπορώ να υπογράψω ένα PDF στο τηλέφωνό μου;
Ναί. Πολλές ροές εργασίας υπογραφής PDF μπορούν να ολοκληρωθούν από μια φορητή συσκευή.
Αν σας εργαλείο υπογραφής υποστηρίζει τη χρήση κινητού, μπορείτε να ανοίξετε το PDF, να προσθέσετε την υπογραφή σας χρησιμοποιώντας την οθόνη αφής σας, να το τοποθετήσετε στη σωστή θέση και να αποθηκεύσετε το ολοκληρωμένο έγγραφο.
Για σημαντικά έγγραφα, ελέγχετε πάντα το τελικό PDF πριν το στείλετε.
Είναι η εικόνα μιας υπογραφής το ίδιο με μια ψηφιακή υπογραφή;
Οχι.
Μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας είναι απλώς μια εικόνα που τοποθετείται μέσα σε ένα PDF. Μια ψηφιακή υπογραφή που βασίζεται σε πιστοποιητικό χρησιμοποιεί ψηφιακά διαπιστευτήρια και κρυπτογραφικούς μηχανισμούς για την παροχή πρόσθετων πληροφοριών επαλήθευσης και ακεραιότητας.
Έτσι, εάν ένας παραλήπτης ζητήσει συγκεκριμένα α ψηφιακή υπογραφή, ελέγξτε τι είδους υπογραφή ή πιστοποιητικό χρειάζονται πριν υπογράψουν.
Τι πρέπει να ελέγξετε πριν υπογράψετε ένα PDF;
Πριν εφαρμόσετε την υπογραφή σας, αφιερώστε λίγο χρόνο για να ελέγξετε το έγγραφο.
Ελεγχος:
- •Το έγγραφο είναι η σωστή έκδοση
- •Συμπληρώνονται όλες οι απαιτούμενες πληροφορίες
- •Η υπογραφή σας βρίσκεται στη σωστή θέση
- •Η ημερομηνία είναι σωστή
- •Κανένα σημαντικό περιεχόμενο δεν καλύπτεται από την υπογραφή
- •Καταλαβαίνεις τι υπογράφεις
- •Οι απαιτήσεις υπογραφής του παραλήπτη έχουν τηρηθεί
Για έγγραφα που απαιτούν ψηφιακή υπογραφή που βασίζεται σε πιστοποιητικό, βεβαιωθείτε ότι είναι διαθέσιμο το απαιτούμενο ψηφιακό αναγνωριστικό ή πιστοποιητικό.
Υπογράψτε το PDF σας στο Διαδίκτυο με το AziPDF
Υπογραφή PDF δεν χρειάζεται να περιλαμβάνει εκτύπωση, σάρωση και αποστολή εγγράφων εμπρός και πίσω.
Με AziPDF, μπορείτε να εργαστείτε με το PDF σας και να προσθέσετε μια υπογραφή ψηφιακά, κάνοντας τις καθημερινές ροές εργασίας εγγράφων απλούστερες και πιο βολικές.
Είτε υπογράφετε μια φόρμα, ένα επιχειρηματικό έγγραφο, μια αίτηση, μια συμφωνία ή άλλο PDF, ελέγξτε προσεκτικά το ολοκληρωμένο αρχείο πριν το μοιραστείτε.
Εξακολουθείτε να εκτυπώνετε αρχεία PDF για να τα υπογράψετε;
Υπογραφή PDF σε απευθείας σύνδεσηΑσφαλές στα χέρια μας
Το AziPDF λαμβάνει σοβαρά υπόψη το απόρρητό σας. Να θυμάστε ότι...