راهنمای گام به گام کار با PDF های تجاری در هر زمان و هر مکان.
فایل های پی دی اف نقش مهمی در دنیای تجارت امروز دارند.
مشاغل در صورتحساب، قرارداد، گزارش، ارائه، درخواست، پیشنهادات، اسکن و سایر فعالیت های تجاری به اسناد PDF متکی هستند. با متحرک شدن و غیرمتمرکز شدن مشاغل، رویکرد رسیدگی به این اسناد نیز در حال تغییر است.
به جای اتکای صرف به برنامه های دسکتاپ، شرکت ها شروع به استفاده از برنامه های PDF آنلاین برای مدیریت اسناد می کنند.
استفاده از یک گردش کار PDF آنلاین اجازه می دهد تا تمام فعالیت های سند را مستقیماً از مرورگر انجام دهید. می‌توانید اسناد PDF را ادغام، تقسیم، فشرده، تبدیل، ویرایش، امضا کنید و سایر عملیات‌های محبوب را بدون نیاز به نرم‌افزار جداگانه برای هر عملیات انجام دهید.
این مقاله توضیح می‌دهد که چرا گردش‌های کاری PDF آنلاین برای کسب‌وکارها مفید هستند و چگونه راه‌حل‌هایی مانند AziPDF کار با فایل‌های PDF را آسان و در دسترس می‌کنند.
خوراکی های کلیدی
- •نرم افزار PDF مبتنی بر وب شرکت ها را قادر می سازد اسناد خود را با استفاده از یک مرورگر وب کنترل کنند.
- •کاربران می‌توانند با استفاده از رایانه، لپ‌تاپ، تبلت یا گوشی‌های هوشمند با فایل‌های PDF خود کار کنند.
- •بسیاری از فعالیت های PDF را می توان تنها با استفاده از یک ابزار انجام داد.
- •فرآیندهای مبتنی بر وب ممکن است به جلوگیری از نصب چندین نرم افزار دسکتاپ کمک کنند.
- •نرم افزار PDF مبتنی بر وب برای کارگران از راه دور، دانش آموزان، شرکت های کوچک، آژانس ها و شرکت های بزرگ مفید است.
- •ابزارهایی مانند AziPDF می تواند پردازش روزمره PDF را سریعتر و راحت تر کند.
گردش کار PDF آنلاین چیست؟
گردش کار PDF در اینترنت به رویه‌ای اطلاق می‌شود که در آن فایل‌های PDF با استفاده از خدمات مبتنی بر وب و نه منحصراً با استفاده از نرم‌افزارهای مبتنی بر رایانه مدیریت می‌شوند.
به عنوان مثال، شما پنج فایل PDF از مشتری خود دریافت می کنید.
ممکن است لازم باشد:
- اسناد را در یک فایل ترکیب کنید.
- صفحات غیر ضروری را حذف کنید
- PDF نهایی را فشرده کنید.
- مقداری متن یا حاشیه نویسی اضافه کنید.
- سند را به فرمت دیگری تبدیل کنید.
- نسخه نهایی را امضا کنید.
- آن را با مشتری به اشتراک بگذارید.
به طور سنتی، هر کار ممکن است به نرم افزار دسکتاپ متفاوتی نیاز داشته باشد.
بسیاری از این فرآیندها را می توان از طریق مرورگر وب شما با فرآیند PDF انجام شده در وب انجام داد.
شما فقط به برنامه PDF مورد نیاز دسترسی پیدا می کنید، فایل خود را آپلود می کنید، کار را انجام می دهید و نتیجه را ذخیره می کنید.
چرا کسب و کارها به سمت ابزارهای PDF آنلاین حرکت می کنند؟
کسب و کارها به طور فزاینده ای به دنبال گردش های کاری ساده، انعطاف پذیر و در دسترس هستند.
در اینجا به برخی از دلایل اصلی اشاره می شود ابزارهای PDF آنلاین می تواند مفید باشد.
1. تقریباً از هر کجا کار کنید
کار مدرن دیگر محدود به رایانه اداری نیست.
یک فرد ممکن است از خانه کار کند، در سفرهای کاری کار کند، از مشتریان بازدید کند، در کنفرانس ها شرکت کند یا از مکان های مختلف کار کند.
یک برنامه پی دی اف مبتنی بر وب به شخص امکان می دهد هر زمان که ابزار مناسب و اتصال اینترنت دارد، تمام ویژگی های معمول کار با اسناد را داشته باشد.
به عنوان مثال، یک فروشنده می تواند یک سند PDF را در جاده دریافت کند. به جای به تعویق انداختن باز کردن و ویرایش فایل تا بازگشت به دفتر، فقط می تواند یک پنجره مرورگر را باز کند و با آن کار کند.
2. بدون نیاز به نصب برنامه های متعدد
کار PDF می تواند شامل عملیات های مختلفی باشد.
یک برنامه ممکن است برای ویرایش، دیگری برای تبدیل، دیگری برای فشرده سازی و دیگری برای ادغام فایل ها مفید باشد.
نصب و نگهداری چندین برنامه می تواند مدیریت اسناد را به طور غیر ضروری پیچیده کند.
یک پلت فرم آنلاین PDF چندین ابزار را با هم به ارمغان می آورد.
با AziPDF، کاربران می توانند از یک وب سایت به طیف وسیعی از ابزارهای PDF دسترسی داشته باشند، از جمله ابزارهایی برای ادغام، تقسیم، فشرده سازی، تبدیل، ویرایش، امضا، سازماندهی و محافظت از اسناد PDF.
این می تواند گردش کار کلی را برای مدیریت آسان تر کند.
3. کار بر روی دستگاه های مختلف
یک شرکت ممکن است رایانه های ویندوز، مک، تلفن های اندروید، آیفون، تبلت ها و دستگاه های دیگر داشته باشد.
مبتنی بر مرورگر گردش کار PDF می تواند حرکت بین این دستگاه ها را آسان تر کند.
به عنوان مثال، شما یک فایل را در تلفن خود دریافت می کنید، اما سپس به کار بر روی آن روی رایانه روی می آورید.
نکته کلیدی این است که فرآیند PDF شما به هیچ برنامه دسکتاپ خاصی محدود نمی شود.
به ویژه برای افرادی که اغلب بین دستگاه ها جابجا می شوند مفید است.
4. فشرده سازی PDF های بزرگ قبل از به اشتراک گذاری
هنگامی که نیاز به اشتراک گذاری فایل های PDF از طریق ایمیل، آپلود یا هر نوع سرویس پیام رسانی ایجاد می شود، ممکن است در برخی نقاط دشوار شود.
اسناد PDF که اسکن می‌شوند یا شامل تصاویر زیادی مانند بروشورها، ارائه‌ها یا حتی گزارش‌های تجاری می‌شوند، ممکن است در نهایت بسیار سنگین و کار با آنها سخت شوند.
به جای جستجوی نرم افزار دسکتاپ که فایل های PDF را فشرده می کند، کاربر ممکن است فقط از هر یک از نرم افزارهای موجود استفاده کند فشرده سازی PDF آنلاین ابزارها و فشرده سازی سند.
در صورتی که گزارش کسب و کار اسکن شده برای ارسال از طریق ایمیل خیلی بزرگ باشد، ممکن است PDF ابتدا قبل از پیوست فشرده شود.
5. چندین سند را در یک PDF ادغام کنید
کسب و کارها اغلب اسناد را به عنوان فایل های جداگانه دریافت می کنند.
یک مشتری ممکن است ارسال کند:
- •یک جلد نامه
- •یک فاکتور
- •اسناد پشتیبان
- •یک نقل قول
- •فرم امضا شده
مدیریت همه این فایل ها به صورت جداگانه ممکن است ناراحت کننده باشد.
ابزار ادغام PDF اجازه می دهد چندین سند را در یک PDF واحد ترکیب کنند.
این می تواند مفید باشد برای:
- •مستندات مشتری
- •گزارش های تجاری
- •فایل های پروژه
- •برنامه های کاربردی
- •سوابق مالی
- •مطالب ارسالی دانشگاهی
- •مدارک اداری
به جای ارسال چندین پیوست، می توانید یک PDF سازمان یافته ایجاد کنید.
6. فقط صفحاتی را که نیاز دارید استخراج کنید
لازم نیست هر سندی به طور کامل به اشتراک گذاشته شود.
یک گزارش 100 صفحه ای ممکن است فقط شامل پنج صفحه مربوط به یک مشتری خاص باشد.
یک قرارداد ممکن است شامل چندین صفحه باشد، در حالی که شما فقط باید یک بخش خاص را ارسال کنید.
تقسیم یک PDF به شما امکان می دهد صفحاتی را که واقعاً به آن نیاز دارید استخراج کنید.
این می‌تواند اشتراک‌گذاری سند را ساده‌تر کند و همچنین می‌تواند اندازه فایل حاصل را کاهش دهد.
با یک آنلاین ابزار تقسیم PDF، کاربران می توانند صفحات انتخاب شده را از یک سند بزرگتر بدون نیاز به نصب نرم افزار PDF اضافی جدا کنند.
7. PDF ها را به فرمت های مختلف تبدیل کنید
اسناد تجاری اغلب باید بین فرمت های مختلف فایل جابجا شوند.
به عنوان مثال:
- •PDF به Word برای ویرایش
- •PDF به Excel برای کار با داده ها
- •PDF به JPG برای اشتراک گذاری تصاویر
- •JPG به PDF برای ایجاد اسناد
داشتن چندین ابزار تبدیل در دسترس از یک پلتفرم می تواند این گردش کار را ساده کند.
به جای جستجوی نرم افزار جداگانه برای هر فرمت، کاربران می توانند به نرم افزار مناسب دسترسی داشته باشند ابزار تبدیل PDF در صورت نیاز
8. PDF ها را بدون بازگشت به آفیس ویرایش کنید
ویرایش PDF یکی دیگر از کارهایی است که اغلب با نرم افزار دسکتاپ همراه است.
اما بسیاری از ویرایش های روزمره نسبتا ساده هستند.
ممکن است لازم باشد:
- •متن اضافه کنید
- •حاشیه نویسی اضافه کنید
- •اطلاعات را برجسته کنید
- •روی یک سند بکشید
- •اشکال اضافه کنید
- •اصلاحات سریع انجام دهید
- •قبل از اشتراک گذاری یک سند آماده کنید
مبتنی بر مرورگر ویرایشگر PDF زمانی که نیاز به تغییر سریع دارید و برنامه معمول دسکتاپ خود را در دسترس ندارید می تواند مفید باشد.
AziPDF به صورت آنلاین ارائه می دهد PDF را ویرایش کنید گردش کار که از طریق مرورگر قابل دسترسی است.
9. اسناد را به راحتی امضا کنید
بسیاری از اسناد تجاری نیاز به امضا دارند.
قراردادها، درخواست‌ها، تأییدیه‌ها، موافقت‌نامه‌ها و فرم‌ها همگی می‌توانند قبل از ادامه به امضا نیاز داشته باشند.
انتظار برای بازگشت به رایانه رومیزی می تواند گردش کار ساده را کند کند.
آنلاین ابزارهای امضای PDF می تواند کار با این اسناد را از دستگاه های مختلف آسان تر کند.
این می تواند به ویژه برای موارد زیر مفید باشد:
- •کارکنان از راه دور
- •فریلنسرها
- •مشاوران
- •تیم های فروش
- •مشاغل کوچک
- •تیم های رو به مشتری
سند را می توان بدون ایجاد پیچیدگی غیرضروری تهیه، امضا و به اشتراک گذاشت.
10. مفید برای تیم های از راه دور و ترکیبی
کار از راه دور نحوه همکاری تیم ها را تغییر داده است.
کارمندان ممکن است در شهرهای مختلف یا حتی کشورهای مختلف مستقر باشند.
کارمندان به جای وابستگی به یک کامپیوتر اداری، به ابزارهایی نیاز دارند که در مکان ها و دستگاه ها کار کنند.
ابزارهای PDF آنلاین می تواند به طور طبیعی در این محیط قرار گیرد.
یک عضو تیم می‌تواند سندی را دریافت کند، آن را پردازش کند و نسخه نهایی را بدون نیاز به دسترسی به همان رایانه برای یکی دیگر از اعضای تیم ارسال کند.
این باعث می شود پردازش PDF برای تیم های توزیع شده انعطاف پذیرتر شود.
کسب و کارها با یک جعبه ابزار PDF آنلاین چه کاری می توانند انجام دهند؟
یک خوب پلت فرم PDF آنلاین باید عملیات اسناد مشترکی را که مشاغل هر روز انجام می دهند پوشش دهند.
بسته به ابزار، این موارد ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- •ادغام فایل های PDF
- •تقسیم فایل های PDF
- •فشرده سازی فایل های PDF
- •تبدیل فایل های PDF
- •PDF ها را ویرایش کنید
- •فایل های PDF را امضا کنید
- •سازماندهی صفحات PDF
- •چرخاندن صفحات PDF
- •اضافه کردن شماره صفحات
- •واترمارک اضافه کنید
- •محافظت از فایل های PDF
- •قفل فایل های PDF را باز کنید
- •PDF های اسکن شده OCR
- •تبدیل تصاویر به PDF
- •تبدیل اسناد آفیس به PDF
وجود این قابلیت ها از یک پلتفرم می تواند تعداد ابزارهای جداگانه مورد نیاز یک کسب و کار را کاهش دهد.
گردش کار آنلاین PDF برای انواع مختلف مشاغل
ابزارهای PDF آنلاین به یک صنعت محدود نمی شوند.
کسب و کارهای کوچک
برای کسب و کارهای کوچک معمول است که با فاکتورها، قیمت ها، پیشنهادات، فرم ها و اسناد مشتری بدون خرید نرم افزار پیچیده برخورد کنند.
الف جعبه ابزار PDF مبتنی بر مرورگر می تواند بسیاری از عملکردهای روزمره را در یک مکان ارائه دهد.
آژانس های بازاریابی
بازاریابان معمولاً به طور منظم با بروشورها، ارائه ها، پیشنهادات، گزارش ها و اسناد تبلیغاتی سر و کار دارند.
آنها ممکن است مجبور به تبدیل، فشرده سازی، ادغام و توزیع فایل های PDF شوند.
تیم های حسابداری و مالی
اسناد مالی اغلب در قالب های مختلف وارد می شوند.
تیم ممکن است به سازماندهی، تبدیل، فشرده سازی و توزیع گزارش ها و اسناد پشتیبانی نیاز داشته باشد.
مؤسسات آموزشی
معلمان و دانش آموزان با تکالیف، مطالب آموزشی، برنامه های کاربردی، گواهینامه ها و اسناد اسکن شده سروکار دارند.
ابزارهای PDF می تواند به سازماندهی و آماده سازی سریع این فایل ها کمک کند.
فریلنسرها و مشاوران
یک فریلنسر با مشتریان مستقر در مکان های مختلف کار می کند.
ممکن است مواردی وجود داشته باشد که آنها نیاز به ویرایش یک پیشنهاد، امضای قرارداد، فشرده سازی نمونه کارها و پیوستن به اسناد پروژه بدون استفاده از رایانه اصلی داشته باشند.
ابزار آنلاین PDF در مقابل نرم افزار PDF دسکتاپ
آنلاین و دسکتاپ ابزارهای PDF هر کدام مزایای خاص خود را دارند
نرم افزار دسکتاپ زمانی می تواند مفید باشد که به ویژگی های گسترده، دسترسی آفلاین منظم یا پردازش اسناد محلی پیشرفته نیاز دارید.
ابزارهای آنلاین می توانند به ویژه در موارد زیر مفید باشند:
- •دسترسی سریع
- •بدون نصب طولانی
- •سازگاری بین دستگاه ها
- •عملیات ساده PDF
- •گردش کار مبتنی بر مرورگر
- •دسترسی راحت در سفر
- •مجموعه ای از ابزارها در یک مکان
برای بسیاری از کاربران، بهترین رویکرد لزوماً انتخاب یکی بر دیگری نیست.
کسب و کارها می توانند در حین استفاده از برنامه های دسکتاپ برای گردش کار پیشرفته استفاده کنند ابزارهای PDF آنلاین برای کارهای روزمره سریع و راحت
چگونه یک گردش کار PDF ساده بسازیم
یک گردش کار PDF تجاری ساده می تواند به شکل زیر باشد:
مرحله 1: دریافت سند
PDF را از مشتری، همکار، مشتری یا منبع دیگری دریافت کنید.
مرحله 2: سند را سازماندهی کنید
صفحات را در صورت لزوم ادغام، تقسیم، چرخش یا تنظیم مجدد کنید.
مرحله 3: ویرایش یا تبدیل
تغییرات لازم را انجام دهید یا سند را به فرمت مورد نیاز تبدیل کنید.
مرحله 4: بهینه سازی
اگر فایل آنقدر بزرگ است که به راحتی به اشتراک بگذارید، PDF را فشرده کنید.
مرحله 5: امضا یا محافظت کنید
در صورت لزوم یک امضا اضافه کنید یا از حفاظت PDF مناسب استفاده کنید.
مرحله 6: اشتراک گذاری
سند تمام شده را از طریق ایمیل، فضای ذخیره سازی ابری، پلتفرم های پیام رسانی یا سایر کانال های تجاری دانلود و ارسال کنید.
این گردش کار فرآیند را ساده نگه می دارد و تعویض غیر ضروری نرم افزار را کاهش می دهد.
چرا ابزارهای PDF مناسب برای موبایل اهمیت دارند؟
ابزار PDF نباید به صفحه دسکتاپ محدود شود.
امروزه مردم به طور مکرر اسنادی را در گوشی های هوشمند و تبلت ها دریافت و بررسی می کنند.
یک تجربه PDF سازگار با موبایل باید این کار را آسان کند:
- •یک سند آپلود کنید
- •a را انتخاب کنید ابزار PDF
- •در رابط حرکت کنید
- •یک سند را پردازش کنید
- •نتیجه را دانلود کنید
- •فایل تمام شده را به اشتراک بگذارید
این یکی از دلایلی است که پلتفرم‌های PDF مبتنی بر مرورگر می‌توانند برای جریان‌های کاری اسناد مدرن مفید باشند.
در راهنمای ما می‌توانید درباره کار با فایل‌های PDF در همه دستگاه‌ها بیشتر بدانید: کار با فایل‌های PDF در هر کجا: چرا یک برنامه وب PDF سازگار با موبایل زندگی را آسان‌تر می‌کند.
ساده نگه داشتن کار PDF
هدف ابزار PDF افزودن پیچیدگی به مدیریت اسناد نیست.
باید مراحل غیر ضروری را حذف کند.
به جای پرسیدن:
"برای این PDF به چه نرم افزاری نیاز دارم؟"
گردش کار بهتر این است:
"کدام عملیات PDF را باید انجام دهم؟"
به عنوان مثال:
- •آیا نیاز به ترکیب فایل ها دارید؟ رفتن به PDF را ادغام کنید
- •به صفحات انتخابی نیاز دارید؟ رفتن به تقسیم PDF
- •به فایل کوچکتری نیاز دارید؟ رفتن به فشرده سازی PDF
- •آیا نیاز به تغییر سند دارید؟ رفتن به PDF را ویرایش کنید
- •به امضا نیاز دارید؟ رفتن به PDF را امضا کنید
- •آیا به متن اسکن شده قابل جستجو نیاز دارید؟ رفتن به OCR PDF
- •به سازماندهی اسناد بهتر نیاز دارید؟ رفتن به سازماندهی PDF
داشتن این ابزارها از یک پلتفرم در دسترس، کار روزانه اسناد را آسان‌تر می‌کند.
گردش کار PDF آینده کسب و کار
فایل‌های پی‌دی‌اف از جریان کار تجاری ناپدید نمی‌شوند.
در هر صورت، تعداد اسناد دیجیتالی که کسب‌وکارها به آن رسیدگی می‌کنند همچنان در حال رشد است.
تغییر بزرگتر نحوه کار افراد با آن اسناد است.
کارکنان انتظار دارند که بتوانند از مکان ها و دستگاه های مختلف کار کنند. کسب‌وکارها گردش‌کاری می‌خواهند که راحت، کارآمد و آسان برای مدیریت باشد.
پلتفرم های PDF آنلاین می تواند نقش مهمی در آن محیط با قرار دادن عملیات اسناد رایج در دسترس داشته باشد.
هدف ساده است: زمان کمتری برای جستجوی نرم افزار و زمان بیشتر برای انجام کارهای واقعی سند.
نتیجه گیری
شرکت ها به طور مرتب با فایل های PDF مواجه می شوند، اما مدیریت فایل های PDF نباید دشوار باشد.
از ادغام چندین فایل در یک، استخراج صفحات، فشرده سازی یک فایل PDF عظیم، تبدیل یک سند، ویرایش یک فایل PDF و آماده سازی یک فایل برای توزیع، یک راه حل PDF ابری کل فرآیند را آسان می کند.
برای افرادی که در مکان‌های راه دور با یکدیگر همکاری می‌کنند، استفاده از راه‌حل‌های PDF وب گزینه‌ای انعطاف‌پذیر برای مدیریت کارهای روزمره سند شما ارائه می‌دهد.
با استفاده از انواع راه حل های PDF در یک مکان، AziPDF بدون توجه به جایی که هستید، عملیات رایج PDF را آسان تر می کند.
شروع به کار با PDF های خود کنید
برای ساده کردن گردش کار PDF خود آماده اید؟
کاوش کنید AziPDF و ابزار PDF مورد نیاز خود را برای کار بعدی سند خود پیدا کنید.
کار با PDF خود را برای کار سند بعدی خود شروع کنید.
AziPDF را کاوش کنیدامن در دستان ما
AziPDF حریم خصوصی شما را جدی می گیرد. به یاد داشته باشید که ...