PDF-tiedoston digitaalinen allekirjoittaminen: Yksinkertainen opas

Allekirjoitukset eivät enää vaadi PDF-tiedoston tulostamista, käsinkirjoitetun allekirjoituksen hankkimista paperille, asiakirjan skannausta uudelleen ja sen lähettämistä. Digitaalisten ja sähköisten allekirjoitusten ansiosta voit allekirjoittaa minkä tahansa asiakirjan tietokoneellasi tai puhelimellasi täysin digitaalisesti.

Kun on kyse sopimusten, hakemusten, tarjousten, valtuutuskirjeiden ja kaikkien muiden asiakirjojen allekirjoittamisesta, PDF-tiedoston digitaalinen allekirjoittaminen on loistava tapa säästää aikaa ja parantaa dokumenttien kiertoa.

Tästä artikkelista saat selville, miten PDF allekirjoitetaan digitaalisesti, mitä eroja on sähköisellä ja digitaalisella allekirjoituksella ja mitä kannattaa tarkistaa ennen allekirjoitetun asiakirjan lähettämistä.

Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

Digitaalinen allekirjoitus on varmenteeseen perustuva keino allekirjoittaa asiakirja, joka voi todistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja auttaa säilyttämään asiakirjan eheyden.

Toisin kuin käsin kirjoitetun kuvan laittaminen allekirjoitus PDF-tiedostoon tiedostoa, varmennepohjainen digitaalinen allekirjoitus käyttää digitaalista tunnusta ja salausta sen todistamiseen, että asiakirjaa ei ole muokattu allekirjoitusprosessin jälkeen.

Digitaaliset allekirjoitukset ovat osoittautuneet hyödyllisiksi asiakirjoissa, jotka edellyttävät aitoutta ja eheyttä.

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus on laajempi termi asiakirjan allekirjoittamisesta sähköisesti.

Sähköinen allekirjoitus voi sisältää esimerkiksi:

• •Kirjoita nimesi
• •Allekirjoituksen piirtäminen
• •Kuvan lisääminen käsinkirjoitetusta allekirjoituksestasi
• •Allekirjoitus hiirellä, sormella tai kynällä

Sähköisen allekirjoituksen tarkat vaatimukset voivat vaihdella asiakirjan, organisaation, toimialan ja sovellettavien lakien mukaan.

Sähköinen allekirjoitus vs. digitaalinen allekirjoitus

Vaikka termejä käytetään usein vaihtokelpoisina, ne eivät ole täysin samoja.

Sähköinen allekirjoitus:
Yleinen tapa näyttää suostumus tai hyväksyntä sähköisesti.

Digitaalinen allekirjoitus:
Tietyntyyppinen sähköinen allekirjoitus, joka käyttää sertifikaattipohjaista tekniikkaa allekirjoittajan todentamiseen ja asiakirjan eheyden suojaamiseen.

Oikea vaihtoehto riippuu siitä, mitä asiakirja vaatii, ja tilanteeseesi sovellettavista allekirjoitusstandardeista.

Kuinka allekirjoittaa PDF digitaalisesti

Jos sinulla on PDF-tiedosto, joka tarvitsee allekirjoituksesi, voit käyttää PDF-allekirjoitustyökalua allekirjoituksen lisäämiseen tulostamatta asiakirjaa.

Vaihe 1: Avaa Sign PDF -työkalu

Avaa AziPDF Allekirjoita PDF työkalu ja valmistele asiakirja, jonka haluat allekirjoittaa.

Vaihe 2: Lataa PDF

Valitse PDF laitteestasi ja lataa se allekirjoitustyökaluun.

Varmista ennen allekirjoittamista, että sinulla on asiakirjan oikea versio.

Vaihe 3: Lisää allekirjoituksesi

Saatavilla olevista allekirjoitusvaihtoehdoista riippuen voit luoda allekirjoituksen kirjoittamalla sen, piirtämällä sen tai käyttämällä käsinkirjoitetun allekirjoituksen kuvaa.

Valitse asiakirjaasi parhaiten sopiva vaihtoehto.

Vaihe 4: Aseta allekirjoitus

Sijoita allekirjoituksesi oikeaan kohtaan PDF-tiedostossa.

Varmista, että se ei kata tärkeää tekstiä, päivämääriä, lomakekenttiä tai muita tietoja.

Vaihe 5: Tarkista asiakirja

Tarkista koko asiakirja ennen allekirjoituksen viimeistelyä.

Kiinnitä erityistä huomiota:

• •Sinun nimesi
• •Allekirjoituksen asema
• •Päivämäärät
• •Pakolliset kentät
• •Asiakirjan sivut
• •Kaikki lisätiedot, jotka on täytettävä

Vaihe 6: Käytä allekirjoitusta

Kun kaikki näyttää oikealta, lisää allekirjoituksesi PDF-tiedostoon.

Jos asiakirja vaatii a varmenteeseen perustuva digitaalinen allekirjoitus, tarvitset asianmukaisen digitaalisen tunnuksen tai varmenteen ja sitä tukevan allekirjoitustavan. 

Vaihe 7: Tallenna allekirjoitettu PDF

Tallenna valmis PDF laitteellesi ja säilytä allekirjoitettu versio arkistoosi.

Jos lähetät asiakirjan toiselle henkilölle tai organisaatiolle, varmista, että lähetät lopullisen allekirjoitetun version.

Miksi allekirjoittaa PDF digitaalisesti?

Digitaaliset allekirjoitukset voivat helpottaa jokapäiväistä työskentelyä asiakirjojen kanssa.

Säästä aikaa

Asiakirjaa ei tarvitse tulostaa allekirjoittaakseen sen. Voit tehdä suurimman osan allekirjoitustoimenpiteistä käyttämällä itse sähköistä asiakirjaa.

Vähennä paperityötä

Asiakirjat voidaan allekirjoittaa ja lähettää sähköisesti ilman tulostusta tai skannausta.

Käytä asiakirjojasi millä tahansa laitteella

Riippuen käyttämästäsi ohjelmistosta, voit käsitellä asiakirjojasi millä tahansa tietokoneella, tabletilla tai jopa matkapuhelimella.

Järjestä asiakirjasi oikein

Allekirjoitettujen asiakirjojen digitaalista tallennusta voi olla helpompi hallita ja jakaa edelleen.

Suojaa asiakirjan eheys

Varmenteisiin perustuvien digitaalisten allekirjoitusten tapauksessa joitakin tietoja allekirjoitettu PDF voi auttaa varmistamaan asiakirjan eheyden.

Käsinkirjoitetun allekirjoituksen lisääminen PDF-tiedostoon

Jos sinun on vain asetettava käsinkirjoitettu allekirjoitus PDF-tiedostoon, voit käyttää sähköistä allekirjoitusmenetelmää.

Tyypillinen työnkulku on:

1. Avaa PDF.
2. Valitse allekirjoitusvaihtoehto.
3. Piirrä allekirjoituksesi tai lataa allekirjoituskuva.
4. Aseta se vaaditulle alueelle.
5. Tarkista asiakirja.
6. Tallenna allekirjoitettu PDF.

Tästä voi olla hyötyä hakemuksissa, lomakkeissa, sisäisissä asiakirjoissa, hyväksynnöissä ja muissa jokapäiväisessä paperityössä.

Kuinka allekirjoittaa PDF tulostamatta sitä

Sinun ei aina tarvitse tulostaa PDF-tiedostoa allekirjoittaaksesi sen.

kanssa PDF-allekirjoitustyökalu verkossa, voit:

1. Lataa PDF.
2. Lisää sähköinen allekirjoituksesi.
3. Aseta allekirjoitus.
4. Tarkista asiakirja.
5. Tallenna allekirjoitettu PDF.

Tämä eliminoi tulostus → allekirjoita → skannausprosessin asiakirjoille, jotka vaativat vain sähköisen allekirjoituksen.

Voinko allekirjoittaa PDF-tiedoston puhelimellani?

Kyllä. Monet PDF-allekirjoitustyönkulut voidaan suorittaa mobiililaitteella.

Jos sinun allekirjoitustyökalu tukee mobiilikäyttöä, voit avata PDF-tiedoston, lisätä allekirjoituksesi kosketusnäytön avulla, sijoittaa sen oikeaan paikkaan ja tallentaa valmiin asiakirjan.

Tärkeitä asiakirjoja varten tarkista aina lopullinen PDF ennen sen lähettämistä.

Onko allekirjoituksen kuva sama kuin digitaalinen allekirjoitus?

Ei.

Kuva käsinkirjoitetusta allekirjoituksestasi on yksinkertaisesti PDF-tiedostoon sijoitettu kuva. Varmennepohjainen digitaalinen allekirjoitus käyttää digitaalisia valtuustietoja ja salausmekanismeja tarjotakseen lisävarmennus- ja eheystietoja.

Joten jos vastaanottaja pyytää erityisesti a digitaalinen allekirjoitus, tarkista ennen allekirjoittamista, minkä tyyppistä allekirjoitusta tai varmennetta he tarvitsevat.

Mitä sinun tulee tarkistaa ennen PDF-tiedoston allekirjoittamista?

Ennen kuin käytät allekirjoitustasi, käytä hetki asiakirjan tarkistamiseen.

Tarkista:

• •Asiakirja on oikea versio
• •Kaikki vaaditut tiedot on täytetty
• •Allekirjoituksesi on oikeassa paikassa
• •Päivämäärä on oikea
• •Allekirjoitus ei kata tärkeää sisältöä
• •Ymmärrät mitä allekirjoitat
• •Vastaanottajan allekirjoitusvaatimuksia on noudatettu

Varmista sertifikaattipohjaista digitaalista allekirjoitusta vaativien asiakirjojen osalta, että vaadittu digitaalinen tunnus tai varmenne on saatavilla.

Allekirjoita PDF verkossa AziPDF:llä

PDF-tiedoston allekirjoittaminen ei tarvitse tulostaa, skannata ja lähettää asiakirjoja edestakaisin.

Kanssa AziPDF, voit työskennellä PDF-tiedoston kanssa ja lisätä allekirjoituksen digitaalisesti, mikä tekee jokapäiväisistä asiakirjojen työnkuluista yksinkertaisempaa ja kätevämpää.

Allekirjoitatpa lomaketta, liikeasiakirjaa, hakemusta, sopimusta tai muuta PDF-tiedostoa, tarkista täytetty tiedosto huolellisesti ennen sen jakamista.

---