શા માટે તમારી પીડીએફ/એ ફાઈલો અનુપાલન ઓડિટમાં નકારવામાં આવતી રહે છે

આ ચિત્ર. ફાઇનાન્સ ટીમ ક્લાયન્ટ સ્ટેટમેન્ટ અને ટ્રાન્ઝેક્શન રેકોર્ડને આર્કાઇવ કરી રહી છે PDF/A છેલ્લા છ વર્ષથી. દરેક ફાઇલ યોગ્ય મેટાડેટા ટેગ ધરાવે છે. દરેક કર્મચારી માને છે કે ફાઇલ સાચવવામાં આવે તે ક્ષણે કામ થઈ ગયું છે. પછી એક નિયમનકાર નિયમિત સમીક્ષા માટે દેખાય છે, તેમાંથી કેટલીક ફાઇલોને વેલિડેટર દ્વારા ચલાવે છે, અને તેમાંથી અડધી નિષ્ફળ જાય છે.

કોઈપણ દસ્તાવેજોને ક્યારેય સ્પર્શ કરવામાં આવ્યો ન હતો, કંઈ અલગ રીતે કરવામાં આવ્યું ન હતું. આ દસ્તાવેજો શરૂ કરવા માટે ક્યારેય સુસંગત ન હતા, તેઓએ માત્ર પાલનનો દાવો કર્યો હતો. અને "PDF/A હોવાનો દાવો કરવો" અને "PDF/A હોવા" વચ્ચેનો તે ખૂબ જ તફાવત એ આજે ​​દસ્તાવેજ આર્કાઇવિંગના સૌથી વારંવાર અને ખર્ચાળ અંધ સ્થળો પૈકી એક છે.

તેથી જો તમારા આર્કાઇવિંગ પ્રયાસો નિષ્ફળ જાય અને/અથવા જો તમે પ્રક્રિયાની જમણી બાજુએ રહેવા માંગતા હો, તો અહીં ખરેખર શું ખોટું થઈ રહ્યું છે અને તેના માટે મજબૂત વર્કફ્લો કેવી રીતે સ્થાપિત કરવો તે અહીં છે પીડીએફ/એ અનુપાલન.

શા માટે PDF/A અનુપાલન મોટાભાગની ટીમો સમજે છે તેના કરતાં વધુ મહત્વનું છે

PDF/A એ માત્ર "આર્કાઇવલ સાથે પીડીએફ" નથી. તે ISO ધોરણો દ્વારા વ્યાખ્યાયિત થયેલ ફોર્મેટ છે તેની ખાતરી કરવા માટે કે કોઈ દસ્તાવેજ હમણાં, દસ વર્ષમાં અને પચાસ વર્ષમાં બરાબર એ જ રીતે ખુલશે અને દેખાશે, પછી ભલે તે સમયે તેને વાંચવા માટે ગમે તે સોફ્ટવેર અથવા ફોન્ટ્સ ઇન્સ્ટોલ કરવામાં આવ્યા હોય.

જ્યાં નિયમન સંબંધિત છે ત્યાં તે ઘણું મહત્વ ધરાવે છે. GDPR જેવા નિયમનો આદેશ આપે છે કે કંપનીએ તેના અંગત ડેટાની અખંડિતતા, ગુપ્તતા અને ઉપલબ્ધતા જાળવવી જોઈએ. MiFID II જેવા વિનિયમો આદેશ આપે છે કે પેઢી વર્ષો સુધી ક્લાયન્ટના સંદેશાવ્યવહાર અને ટ્રાન્ઝેક્શન ડેટાને એવા ફોર્મેટમાં સંગ્રહિત કરે છે કે જેને ગુપ્ત રીતે બદલી શકાય નહીં. અહીં કંઈક ખોટું કરો અને તમને તમારી વાર્ષિક આવકના સિંગલ-ડિજિટ ટકાવારીમાં માપવામાં આવતા દંડનો સામનો કરવો પડી શકે છે, જે મોટી કંપની માટે નોંધપાત્ર રકમ છે.

જેના કારણે જ્યારે પીડીએફ/એ અનુપાલન આર્કાઇવનો અભાવ છે, તેને ટેક્નોલોજી સાથે સમસ્યા ગણવામાં આવતી નથી. તેને નિયમનકારી અનુપાલનનો મુદ્દો ગણવામાં આવે છે અને તેની જવાબદારી પ્રશ્નમાં રહેલી પેઢીની છે.

સૌથી સામાન્ય કારણો PDF/A ફાઇલો માન્યતા નિષ્ફળ જાય છે

મોટાભાગની પીડીએફ/એ નિષ્ફળતાઓ પુનરાવર્તિત સમસ્યાઓની ટૂંકી સૂચિ પર પાછા ફરે છે. અહીં વસ્તુઓ સામાન્ય રીતે ખોટી થાય છે.

ફોન્ટ કે જે સંપૂર્ણપણે એમ્બેડેડ નથી

નિઃશંકપણે, તે સમસ્યાનું સૌથી સામાન્ય કારણ છે. પીડીએફ/એ ફાઇલ માટે, દસ્તાવેજમાં ઉપયોગમાં લેવાતા તમામ ફોન્ટ્સ ફાઇલમાં એમ્બેડ કરેલા હોવા જોઈએ જેથી દર્શકે તેના મશીન પર ફોન્ટ્સ ઇન્સ્ટોલ કરવા ન પડે. ઘણા કિસ્સાઓમાં, પીડીએફ ફાઇલમાં ફૉન્ટનો માત્ર સબસેટ એમ્બેડ કરવામાં આવે છે, જે સામાન્ય રીતે માન્યતા પ્રક્રિયાને નિષ્ફળ કરે છે. વાસ્તવિક જીવનમાં પીડીએફ/એ ફાઇલો પર કરવામાં આવેલા ભૂતકાળના અભ્યાસોમાંથી, એવું જોવામાં આવ્યું છે કે અડધાથી વધુ બિન-અનુરૂપ ઉદાહરણો ફોન્ટ્સમાંથી ઉદ્ભવે છે.

બિન-ઉપકરણ સ્વતંત્ર રંગ જગ્યાઓ

પીડીએફ/એની આવશ્યકતાઓ મુજબ, તમે દસ્તાવેજ જોવા માટે કયા ડિસ્પ્લે મોનિટર, પ્રિન્ટર અથવા એપ્લિકેશન સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરો છો તેના પર ધ્યાન આપ્યા વિના સુસંગત રેન્ડરિંગની ખાતરી કરવા માટે, રંગનું વર્ણન ઉપકરણ સ્વતંત્ર ICC પ્રોફાઇલ્સ દ્વારા કરવું આવશ્યક છે. રસપ્રદ વાત એ છે કે, PDF/A બનાવટમાં સૌથી સામાન્ય રીતે પ્રતિબદ્ધ ભૂલોમાંની એકમાં અમુક રંગ જગ્યા (જેમ કે સાદા sRGB) પર આધારિત દસ્તાવેજનો સમાવેશ થાય છે જેમાં જરૂરી ICC પ્રોફાઇલનો અભાવ હોય છે.

મેટાડેટા જે વાસ્તવિકતા સાથે મેળ ખાતો નથી

દરેક PDF/A દસ્તાવેજમાં XMP મેટાડેટા હોવો જોઈએ જે જણાવે છે કે તે PDF/A ના કયા સંસ્કરણનું પાલન કરે છે (PDF/A-1, -2 અથવા -3) અને કયા અનુપાલન સ્તરે (A, B અથવા U). આવા મેટાડેટા પ્રદાન કરવામાં નિષ્ફળતા અથવા તેને ખામીયુક્ત અથવા ગેરમાર્ગે દોરતી રીતે પ્રદાન કરવામાં નિષ્ફળતાનો અર્થ છે ઓડિટીંગ શરૂ થાય તે પહેલાં ત્વરિત નિષ્ફળતા.

અવ્યવસ્થિત વધારાનો અપડેટ ઇતિહાસ

ઇન્ક્રીમેન્ટલ અપડેટ સમગ્ર દસ્તાવેજને શરૂઆતથી ફરીથી લખ્યા વિના હાલના પીડીએફ દસ્તાવેજમાં વધારાના ડેટાને જોડે છે. તે પ્રમાણભૂત પીડીએફ ફાઇલોમાં એક અનુકૂળ વિકલ્પ છે, પરંતુ માટે PDF/A ફાઇલો, તે સાવધાનીપૂર્વક કરવામાં આવે છે:

• •પીડીએફ/એ-1 વધારાના અપડેટ્સને બિલકુલ મંજૂરી આપતું નથી. કોઈપણ સંપાદન માટે ફાઇલનું સંપૂર્ણ પુનઃલેખન બનાવવું પડશે.
• •PDF/A-2 અને PDF/A-3 માં, વધારાના અપડેટ્સને મંજૂરી છે; જો કે, જોડાયેલ ડેટા બાકીના દસ્તાવેજ સાથે સુસંગત હોવો જોઈએ. દાખલા તરીકે, નોન-એમ્બેડેડ ફોન્ટ્સનો ઉપયોગ કરીને પુનરાવર્તનને જોડવાથી, સમગ્ર ફાઇલને અમાન્ય બનાવે છે.
• •ફાઇલના હેડરમાંનો સંસ્કરણ નંબર દસ્તાવેજના આંતરિક સૂચિમાં જાહેર કરાયેલ સંસ્કરણ સાથે મેળ ખાતો હોવો જરૂરી છે. મિસમેચ અહીં ચૂકી જવાની સરળ વસ્તુ છે અને માન્યતાને નિષ્ફળ કરવાની એક સરળ રીત છે.

દસ્તાવેજનું PDF/A માં રૂપાંતર PDF/A ની માન્યતાની સમકક્ષ નથી

તે તે વિસ્તાર છે જ્યાં ઘણી કંપનીઓ ઠોકર ખાય છે; અને તે સ્પષ્ટપણે જણાવવું જોઈએ.

રૂપાંતરણ દસ્તાવેજ લે છે, તેના મૂળ ફોર્મેટને ધ્યાનમાં લીધા વિના (તે વર્ડ ડોક, HTML પૃષ્ઠ અથવા પીડીએફ હોય), અને તેને PDF/A ફાઇલ. આમ કરવાથી, સોફ્ટવેર મેટાડેટા ઉમેરે છે જે નવી બનાવેલી ફાઇલને PDF/A- સુસંગત ફાઇલ તરીકે પ્રમાણિત કરે છે.

માન્યતા એ સંપૂર્ણપણે અલગ પ્રક્રિયા છે જ્યાં વિશિષ્ટ પ્રોગ્રામ ચકાસે છે કે ફાઇલ ખરેખર પ્રમાણિત બનવા માટેની બધી આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરે છે.

પરંતુ અહીં ટ્વિસ્ટ છે: રૂપાંતરણ તબક્કે દાખલ કરવામાં આવેલ મેટાડેટા એ દાવો છે, સાબિતી નથી. ફાઇલમાં તેના મેટાડેટામાં માહિતી હોઈ શકે છે કે તે PDF/A-2b સુસંગત છે, છતાં PDF/A-2b ચકાસણી પાસ કરવામાં નિષ્ફળ રહી છે.

આને વધુ ખરાબ બનાવે છે, ઘણા મફત અને ઓપન સોર્સ PDF/A માન્યકર્તાઓ હ્યુરિસ્ટિક્સનો ઉપયોગ કરો અને સમગ્ર સ્પષ્ટીકરણ સામે લાઇન-બાય-લાઇન સરખામણીઓ નહીં. આનો અર્થ એ છે કે તેઓ વારંવાર દાવો કરશે કે દસ્તાવેજ "કદાચ" માન્ય છે, જે શરૂઆતમાં સારા સમાચાર જેવું લાગે છે, પરંતુ તે ચોક્કસપણે નથી. અનુપાલન ચકાસવાની બીજી રીત દૃષ્ટિની છે, જ્યાં કોઈ વ્યક્તિ ફક્ત દસ્તાવેજ ખોલે છે અને જુએ છે કે તે યોગ્ય છે કે નહીં.

ઓછામાં ઓછા, દરેક PDF/A ફાઇલને આની જરૂર છે:

• •બધા ફોન્ટ્સ, છબીઓ અને સામગ્રીને સીધા જ એમ્બેડ કરો, જેમાં બાહ્ય રીતે કોઈ પણ સંદર્ભ નથી
• •ઑડિઓ, વિડિયો, JavaScript અને XFA ફોર્મ્સને સંપૂર્ણપણે ટાળો
• •LZW કમ્પ્રેશન, એન્ક્રિપ્શન અને પાસવર્ડ સુરક્ષા છોડો
• •દરેક ઇન્ટરેક્ટિવ ફોર્મ ફીલ્ડને યોગ્ય દેખાવ શબ્દકોશ આપો
• •XMP સ્ટાન્ડર્ડનો ઉપયોગ કરીને મેટાડેટા સ્ટોર કરો

માન્યતા અવગણો, અને તમે વિશ્વાસ કરી રહ્યાં છો કે આ દરેક બૉક્સ યોગ્ય રીતે ચેક કરવામાં આવ્યાં છે, તેની ખાતરી કર્યા વિના.

સુસંગતતા સ્તરો વિનિમયક્ષમ નથી

નિષ્ફળ ઓડિટનો બીજો શાંત સ્ત્રોત અનુરૂપતા-સ્તરનો મેળ ખાતો નથી, જ્યાં ફાઇલ અનુપાલનના સ્તરનો દાવો કરે છે જે તે વાસ્તવમાં પૂરી થતી નથી.

અહીં બે બાબતો સમજવા જેવી છે:

ધોરણો પોતે એકબીજાથી અલગ છે. PDF/A-1, PDF/A-2, અને PDF/A-3 વર્ષોના અંતરે પ્રકાશિત થયા હતા અને તેના સમાન નિયમો નથી. PDF/A-1, દાખલા તરીકે, પારદર્શિતા અથવા સ્તરોને સમર્થન આપતું નથી અને માત્ર A અને B અનુરૂપતા સ્તરો પ્રદાન કરે છે. PDF/A-2 પારદર્શિતા, સ્તરો અને અન્ય PDF/A ફાઇલોને એમ્બેડ કરવા માટે સપોર્ટ ઉમેરે છે, નવા સ્તર સાથે, U.

સુસંગતતા સ્તરો એકબીજા પર બિલ્ડ કરે છે. લેવલ Uમાં લેવલ B માટે જરૂરી દરેક વસ્તુનો સમાવેશ થાય છે, અને લેવલ Aમાં લેવલ U, વત્તા વધુ માટે જરૂરી દરેક વસ્તુનો સમાવેશ થાય છે. યોગ્ય સ્તર પસંદ કરવું એ માત્ર તકનીકી વિગત નથી, તે વાસ્તવિક પરિણામો સાથેનો નિર્ણય છે કે તમારું આર્કાઇવ કેટલા વર્ષો સુધી ઉપયોગી થશે. દાવાઓનું આર્કાઇવ જ્યાં દસ્તાવેજો શોધવા યોગ્ય અને ટેક્સ્ટ-એક્સટ્રેક્ટેબલ રહેવાની જરૂર છે, ઉદાહરણ તરીકે, ઓછામાં ઓછા U સ્તરની જરૂર છે. એકલા B લેવલ તેની બાંહેધરી આપશે નહીં.

લેવલ U ખાસ કરીને ટેક્સ્ટ અખંડિતતા વિશે છે. તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે દસ્તાવેજમાં અંતર્ગત યુનિકોડ ટેક્સ્ટ વિશ્વસનીય રીતે બહાર કાઢી શકાય છે અથવા પછીથી શોધી શકાય છે, જે કોઈપણ આર્કાઇવ માટે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે જેને ફાઇલ કર્યાના વર્ષો પછી સમીક્ષા અથવા શોધવાની જરૂર પડી શકે છે.

ઓડિટ-પ્રૂફ PDF/A પાઇપલાઇન ખરેખર કેવી દેખાય છે

રક્ષણાત્મક આર્કાઇવિંગ પ્રક્રિયા સામાન્ય રીતે આ આકારને અનુસરે છે:

સ્રોત દસ્તાવેજને સામાન્ય બનાવો → PDF/A માં કન્વર્ટ કરો → સ્વતંત્ર રીતે માન્ય કરો → ફાઇલને આર્કાઇવ કરો

આ તે પગલું છે જે મોટાભાગની સંસ્થાઓ સામાન્ય રીતે છોડી દે છે, પરંતુ તે સૌથી નિર્ણાયક પગલું છે. જો સૉફ્ટવેર જે ફાઇલને બીજા સ્વરૂપમાં રૂપાંતરિત કરે છે તે રૂપાંતરણ પ્રક્રિયાને માન્ય કરતું સૉફ્ટવેર છે, તો તમે જે કરો છો તે સૉફ્ટવેર દ્વારા જનરેટ થયેલ આઉટપુટને સૉફ્ટવેર સમજે છે તે સ્પષ્ટીકરણ પર આધારિત છે. સૉફ્ટવેર દ્વારા કરવામાં આવેલ સ્પષ્ટીકરણના ખોટા અર્થઘટનને ત્યાં સુધી શોધી શકાશે નહીં જ્યાં સુધી ફાઇલને સ્વતંત્ર માન્યકર્તા દ્વારા માન્ય કરવામાં ન આવે.

નક્કર ઑડિટ ટ્રેલમાં શામેલ હોવું જોઈએ:

• •દરેક ફાઇલ કોણે અને ક્યારે કન્વર્ટ કરી તેનો રેકોર્ડ
• •વપરાયેલ સાધનનું નામ અને સંસ્કરણ
• •દાવો કરેલ સુસંગતતા સ્તરની પુષ્ટિ કરતો સ્વતંત્ર માન્યતા અહેવાલ, આદર્શ રીતે ટાઇમસ્ટેમ્પ્ડ અને દસ્તાવેજની સાથે જ સંગ્રહિત

જનરેશન અને માન્યતા વિવિધ સિસ્ટમો દ્વારા કરવામાં આવે તેવી અપેક્ષા છે; માન્યતા અહેવાલો મશીન દ્વારા વાંચી શકાય તેવા હોવા જોઈએ અને ઓડિટ પુરાવા તરીકે સાચવેલ હોવા જોઈએ; અને દાવો કરેલ અને વાસ્તવિક સામગ્રી વચ્ચે સુસંગતતા વાસ્તવિક હોવી જરૂરી છે. GDPR અને MiFID II અનુસાર, અખંડિતતાના પુરાવાને સુનિશ્ચિત કરવાની જવાબદારી સંપૂર્ણપણે આર્કાઇવ ધારકની છે, સોફ્ટવેર પ્રદાતાની નહીં.

નિષ્કર્ષ

પીડીએફ/એ ફાઇલ કે જે સ્વતંત્ર રીતે માન્ય કરવામાં આવી નથી તે ખરેખર માત્ર એક ફાઇલ છે જે આશા રાખે છે કે તે સુસંગત છે. જ્યાં સુધી કોઈ નિયમનકાર આર્કાઇવ જોવાનું કહે નહીં ત્યાં સુધી તે વર્ષો સુધી સારું રહેશે. બિલ્ડીંગ PDF/A માન્યતા પાઈપલાઈનમાં એક અલગ, સ્વતંત્ર પગલું એ આશાસ્પદ આર્કાઈવને બચાવમાં ફેરવે છે, અને પછીથી ચૂકવવાના દંડ કરતાં અત્યારે બાંધવાની આદત ઘણી સસ્તી છે.

---