अनुपालन ऑडिट में आपकी पीडीएफ/ए फ़ाइलें क्यों अस्वीकृत होती रहती हैं?

यह सोचो। एक वित्त टीम ग्राहक के बयानों और लेनदेन रिकॉर्ड को संग्रहित कर रही है पीडीएफ/ए पिछले छह वर्षों से. प्रत्येक फ़ाइल में सही मेटाडेटा टैग होता है। प्रत्येक कर्मचारी का मानना ​​है कि फ़ाइल सहेजते ही काम पूरा हो गया है। फिर एक नियामक नियमित समीक्षा के लिए आता है, उन मुट्ठी भर फ़ाइलों को एक सत्यापनकर्ता के माध्यम से चलाता है, और उनमें से आधे विफल हो जाते हैं।

किसी भी दस्तावेज़ को कभी नहीं छुआ गया, कुछ भी अलग नहीं किया गया। ये दस्तावेज़ शुरू में कभी भी अनुपालन के अनुरूप नहीं थे, उन्होंने केवल अनुपालन का दावा किया था। और "पीडीएफ/ए होने का दावा करना" और "पीडीएफ/ए होना" के बीच का अंतर आज दस्तावेज़ संग्रह के सबसे लगातार और महंगे ब्लाइंड स्पॉट में से एक है।

इसलिए यदि आपके संग्रहण प्रयास विफल हो रहे हैं और/या यदि आप प्रक्रिया के दाईं ओर बने रहना चाहते हैं, तो यहां बताया गया है कि वास्तव में क्या गलत हो रहा है और इसके लिए एक मजबूत वर्कफ़्लो कैसे स्थापित किया जाए पीडीएफ/ए अनुपालन.

पीडीएफ/ए अनुपालन अधिकांश टीमों की समझ से कहीं अधिक महत्वपूर्ण क्यों है

पीडीएफ/ए सिर्फ "संग्रह के साथ पीडीएफ" नहीं है। यह आईएसओ मानकों द्वारा परिभाषित एक प्रारूप है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि एक दस्तावेज़ खुलेगा और बिल्कुल उसी तरह दिखेगा, दस साल में, और पचास साल में, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि उस समय इसे पढ़ने के लिए कौन सा सॉफ़्टवेयर या फ़ॉन्ट स्थापित किया गया है।

जहां तक ​​विनियमन का संबंध है, इसका बहुत महत्व है। जीडीपीआर जैसे नियम यह अनिवार्य करते हैं कि किसी कंपनी को अपने व्यक्तिगत डेटा की अखंडता, गोपनीयता और उपलब्धता बनाए रखनी चाहिए। MiFID II जैसे विनियम यह अनिवार्य करते हैं कि एक फर्म ग्राहकों से संचार और लेनदेन डेटा को वर्षों तक ऐसे प्रारूप में संग्रहीत करती है जिसे गुप्त रूप से नहीं बदला जा सकता है। यहां कुछ गलत करें, और आपको अपने वार्षिक राजस्व के एकल-अंकीय प्रतिशत में मापा गया जुर्माना भुगतना पड़ सकता है, जो एक प्रमुख कंपनी के लिए एक महत्वपूर्ण राशि है।

इसीलिए जब पीडीएफ/ए अनुपालन एक संग्रह में कमी है, इसे प्रौद्योगिकी के साथ कोई समस्या नहीं माना जाता है। इसे एक नियामक अनुपालन मुद्दा माना जाता है, और जिम्मेदारी संबंधित फर्म की है।

पीडीएफ/ए फाइलों के सत्यापन में असफल होने का सबसे सामान्य कारण

अधिकांश पीडीएफ/ए विफलताएं आवर्ती मुद्दों की एक छोटी सूची पर आधारित होती हैं। यहीं पर चीजें आमतौर पर गलत हो जाती हैं।

फ़ॉन्ट जो पूरी तरह से एम्बेडेड नहीं हैं

निस्संदेह, यह समस्या का सबसे आम कारण है। पीडीएफ/ए फ़ाइल के लिए, दस्तावेज़ में उपयोग किए गए सभी फ़ॉन्ट फ़ाइल में एम्बेड किए जाने चाहिए ताकि दर्शक को अपनी मशीन पर फ़ॉन्ट इंस्टॉल न करना पड़े। कई उदाहरणों में, केवल फ़ॉन्ट का सबसेट पीडीएफ फ़ाइल में एम्बेडेड होता है, जो आमतौर पर सत्यापन प्रक्रिया में विफल रहता है। वास्तविक जीवन की पीडीएफ/ए फाइलों पर किए गए पिछले अध्ययनों से यह देखा गया है कि आधे से अधिक गैर-अनुरूपण उदाहरण फ़ॉन्ट से उत्पन्न होते हैं।

गैर-डिवाइस स्वतंत्र रंग स्थान

पीडीएफ/ए आवश्यकताओं के अनुसार, दस्तावेज़ को देखने के लिए आप जो भी डिस्प्ले मॉनिटर, प्रिंटर या एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, उसके अनुरूप रेंडरिंग सुनिश्चित करने के लिए रंग को डिवाइस स्वतंत्र आईसीसी प्रोफाइल के माध्यम से वर्णित किया जाना चाहिए। दिलचस्प बात यह है कि पीडीएफ/ए निर्माण में सबसे आम तौर पर की जाने वाली त्रुटियों में से एक में कुछ रंग स्थान (जैसे सादा एसआरजीबी) पर आधारित एक दस्तावेज़ शामिल होता है जिसमें आवश्यक आईसीसी प्रोफ़ाइल का अभाव होता है।

मेटाडेटा जो वास्तविकता से मेल नहीं खाता

प्रत्येक पीडीएफ/ए दस्तावेज़ में एक्सएमपी मेटाडेटा होना चाहिए जिसमें यह बताया गया हो कि पीडीएफ/ए का कौन सा संस्करण इसका अनुपालन करता है (पीडीएफ/ए-1, -2 या -3) और किस अनुपालन स्तर (ए, बी या यू) पर। ऐसे मेटाडेटा प्रदान करने में विफलता या इसे दोषपूर्ण या भ्रामक तरीके से प्रदान करने का अर्थ है ऑडिटिंग शुरू होने से पहले ही तुरंत विफलता।

एक अस्त-व्यस्त वृद्धिशील अद्यतन इतिहास

वृद्धिशील अद्यतन पूरे दस्तावेज़ को दोबारा लिखे बिना मौजूदा पीडीएफ दस्तावेज़ में अतिरिक्त डेटा जोड़ता है। यह मानक पीडीएफ फाइलों में एक सुविधाजनक विकल्प है, लेकिन इसके लिए पीडीएफ/ए फ़ाइलें, यह सावधानी से किया जाता है:

• •पीडीएफ/ए-1 बिल्कुल भी वृद्धिशील अपडेट की अनुमति नहीं देता है। किसी भी संपादन के लिए फ़ाइल का पूर्ण पुनर्लेखन तैयार करना होगा।
• •पीडीएफ/ए-2 और पीडीएफ/ए-3 में, वृद्धिशील अद्यतन की अनुमति है; हालाँकि, संलग्न डेटा शेष दस्तावेज़ के अनुरूप होना चाहिए। उदाहरण के लिए, गैर-एम्बेडेड फ़ॉन्ट का उपयोग करके किसी संशोधन को जोड़ने से पूरी फ़ाइल अमान्य हो जाती है।
• •फ़ाइल के हेडर में संस्करण संख्या को दस्तावेज़ के आंतरिक कैटलॉग के अंदर घोषित संस्करण से मेल खाना भी आवश्यक है। यहां बेमेल होना एक आसान बात है और सत्यापन विफल होने का एक आसान तरीका है।

किसी दस्तावेज़ का पीडीएफ/ए में रूपांतरण पीडीएफ/ए के सत्यापन के बराबर नहीं है

यह वह क्षेत्र है जहां कई कंपनियां लड़खड़ाती हैं; और इसे स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए।

रूपांतरण एक दस्तावेज़ लेता है, चाहे उसका मूल प्रारूप कुछ भी हो (चाहे वह वर्ड डॉक, एचटीएमएल पेज या पीडीएफ हो), और इसे एक में परिवर्तित करता है पीडीएफ/ए फ़ाइल. ऐसा करने पर, सॉफ़्टवेयर मेटाडेटा जोड़ता है जो नई बनाई गई फ़ाइल को पीडीएफ/ए-अनुरूप फ़ाइल के रूप में प्रमाणित करता है।

सत्यापन पूरी तरह से अलग प्रक्रिया है जहां विशेष कार्यक्रम यह सत्यापित करता है कि फ़ाइल वास्तव में प्रमाणित होने के लिए सभी आवश्यकताओं को पूरा करती है।

लेकिन यहाँ पेच है: रूपांतरण चरण में डाला गया मेटाडेटा एक दावा है, प्रमाण नहीं। फ़ाइल के मेटाडेटा में यह जानकारी हो सकती है कि यह पीडीएफ/ए-2बी के अनुरूप है, फिर भी पीडीएफ/ए-2बी सत्यापन पास करने में विफल हो सकती है।

इसे और भी बदतर बनाते हुए, कई मुक्त और खुले स्रोत पीडीएफ/ए सत्यापनकर्ता संपूर्ण विनिर्देश के विरुद्ध पंक्ति-दर-पंक्ति तुलनाओं के बजाय अनुमानों का उपयोग करें। इसका मतलब यह है कि वे अक्सर दावा करेंगे कि कोई दस्तावेज़ "संभवतः" वैध है, जो पहली बार में अच्छी खबर लग सकती है, लेकिन यह निश्चित रूप से नहीं है। अनुपालन को सत्यापित करने का दूसरा तरीका दृश्यात्मक है, जहां कोई व्यक्ति दस्तावेज़ को खोलता है और देखता है कि यह सही लग रहा है या नहीं।

कम से कम, प्रत्येक पीडीएफ/ए फ़ाइल को यह करना होगा:

• •सभी फ़ॉन्ट, चित्र और सामग्री को सीधे एम्बेड करें, बिना किसी बाहरी संदर्भ के
• •ऑडियो, वीडियो, जावास्क्रिप्ट और एक्सएफए फॉर्म से पूरी तरह बचें
• •LZW संपीड़न, एन्क्रिप्शन और पासवर्ड सुरक्षा छोड़ें
• •प्रत्येक इंटरैक्टिव फॉर्म फ़ील्ड को एक उचित उपस्थिति शब्दकोश दें
• •XMP मानक का उपयोग करके मेटाडेटा संग्रहीत करें

सत्यापन छोड़ें, और आप भरोसा कर रहे हैं कि इनमें से हर एक बॉक्स सही ढंग से जांचा गया है, वास्तव में इसकी पुष्टि किए बिना।

अनुरूपता स्तर विनिमेय नहीं हैं

विफल ऑडिट का एक और शांत स्रोत अनुरूपता-स्तर बेमेल है, जहां एक फ़ाइल अनुपालन के स्तर का दावा करती है जो वास्तव में उसे पूरा नहीं करती है।

यहां दो बातें समझने लायक हैं:

मानक स्वयं एक दूसरे से भिन्न हैं। पीडीएफ/ए-1, पीडीएफ/ए-2, और पीडीएफ/ए-3 वर्षों के अंतराल पर प्रकाशित हुए थे और इनके समान नियम नहीं हैं। उदाहरण के लिए, पीडीएफ/ए-1, पारदर्शिता या परतों का समर्थन नहीं करता है और केवल अनुरूपता स्तर ए और बी प्रदान करता है। पीडीएफ/ए-2 ने पारदर्शिता, परतों और यहां तक ​​कि अन्य पीडीएफ/ए फाइलों को एम्बेड करने के लिए एक नए स्तर, यू के साथ समर्थन जोड़ा है।

अनुरूपता स्तर एक दूसरे पर निर्मित होते हैं। स्तर यू में स्तर बी के लिए आवश्यक सभी चीजें शामिल हैं, और स्तर ए में स्तर यू के लिए आवश्यक सभी चीजें शामिल हैं, साथ ही और भी बहुत कुछ। सही स्तर चुनना केवल एक तकनीकी विवरण नहीं है, यह वास्तविक परिणामों वाला एक निर्णय है कि आने वाले वर्षों में आपका संग्रह कितना उपयोगी होगा। एक दावा संग्रह जहां दस्तावेज़ों को खोजने योग्य और पाठ-निकालने योग्य रहने की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, कम से कम स्तर यू की आवश्यकता होती है। अकेले स्तर बी इसकी गारंटी नहीं देगा।

स्तर यू विशेष रूप से पाठ अखंडता के बारे में है। यह सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ में अंतर्निहित यूनिकोड पाठ को विश्वसनीय रूप से निकाला जा सकता है या बाद में खोजा जा सकता है, जो किसी भी संग्रह के लिए बहुत मायने रखता है जिसे दाखिल करने के वर्षों बाद समीक्षा या खोज की आवश्यकता हो सकती है।

ऑडिट-प्रूफ पीडीएफ/ए पाइपलाइन वास्तव में कैसी दिखती है

एक रक्षात्मक संग्रह प्रक्रिया आम तौर पर इस आकार का अनुसरण करती है:

स्रोत दस्तावेज़ को सामान्यीकृत करें → पीडीएफ/ए में कनवर्ट करें → स्वतंत्र रूप से मान्य करें → फ़ाइल को संग्रहीत करें

यह वह कदम है जिसे अधिकांश संगठन आमतौर पर छोड़ देते हैं, लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण कदम है। यदि सॉफ़्टवेयर जो फ़ाइल को किसी अन्य रूप में परिवर्तित करता है, वह रूपांतरण प्रक्रिया को मान्य करने वाला सॉफ़्टवेयर है, तो आप जो कर रहे हैं वह सॉफ़्टवेयर द्वारा समझे गए विनिर्देश के आधार पर सॉफ़्टवेयर द्वारा उत्पन्न आउटपुट को मान्य कर रहा है। सॉफ़्टवेयर द्वारा की गई विनिर्देश की गलत व्याख्याओं का तब तक पता नहीं लगाया जाएगा जब तक कि फ़ाइल को एक स्वतंत्र सत्यापनकर्ता द्वारा मान्य नहीं किया जाता है।

एक ठोस ऑडिट ट्रेल में शामिल होना चाहिए:

• •प्रत्येक फ़ाइल को किसने और कब परिवर्तित किया इसका रिकॉर्ड
• •प्रयुक्त उपकरण का नाम और संस्करण
• •दावा किए गए अनुरूपता स्तर की पुष्टि करने वाली एक स्वतंत्र सत्यापन रिपोर्ट, आदर्श रूप से दस्तावेज़ के साथ ही टाइमस्टैम्प और संग्रहीत की जाती है

सृजन और सत्यापन विभिन्न प्रणालियों द्वारा किए जाने की उम्मीद है; सत्यापन रिपोर्ट को मशीन से पढ़ने योग्य और ऑडिट साक्ष्य के रूप में संरक्षित किया जाना चाहिए; और दावा की गई और वास्तविक सामग्री के बीच एकरूपता वास्तविक होनी चाहिए। जीडीपीआर और एमआईएफआईडी II के अनुसार, अखंडता का प्रमाण सुनिश्चित करने की जवाबदेही पूरी तरह से संग्रह धारक की है, सॉफ्टवेयर प्रदाता की नहीं।

निष्कर्ष

एक पीडीएफ/ए फ़ाइल जिसे स्वतंत्र रूप से सत्यापित नहीं किया गया है वह वास्तव में केवल एक फ़ाइल है जो उम्मीद करती है कि यह अनुपालन योग्य है। यह वर्षों तक ठीक रह सकता है, तब तक जब तक कोई नियामक पुरालेख देखने के लिए न कहे। इमारत पीडीएफ/ए सत्यापन एक अलग, स्वतंत्र कदम के रूप में पाइपलाइन में आना एक आशावादी संग्रह को एक रक्षात्मक संग्रह में बदल देता है, और बाद में भुगतान करने के लिए जुर्माना लगाने की तुलना में इसे अभी बनाना कहीं अधिक सस्ती आदत है।

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