Per firmare non è più necessario stampare un PDF, apporre la firma manoscritta su carta, scansionare nuovamente il documento e quindi spedirlo per posta. Grazie alla firma digitale ed elettronica potrai firmare qualsiasi documento utilizzando il tuo computer o telefono in modo completamente digitale.
Quando si tratta di firmare contratti, richieste, preventivi, lettere di autorizzazione e tutti gli altri tipi di documenti, firmare digitalmente un PDF è un ottimo modo per risparmiare tempo e migliorare la circolazione dei documenti.
In questo articolo scoprirai come firmare digitalmente un PDF, quali sono le differenze tra firma elettronica e firma digitale e cosa dovresti controllare prima di inviare un documento firmato.
Cos'è una firma digitale?
Una firma digitale è un mezzo basato su certificato per firmare un documento che può dimostrare l'identità del firmatario e aiutare a mantenere l'integrità del documento.
Invece di mettere l'immagine di una scritta a mano firma su un PDF file, una firma digitale basata su certificato utilizza un ID digitale e la crittografia per dimostrare che il documento non è stato modificato dopo il processo di firma.
Firme digitali si sono rivelati utili nei documenti che richiedono autenticità e integrità.
Cos'è una firma elettronica?
Una firma elettronica è un termine più ampio per firmare un documento elettronicamente.
Ad esempio, una firma elettronica può comportare:
- •Digitando il tuo nome
- •Disegnare la tua firma
- •Aggiunta di un'immagine della tua firma scritta a mano
- •Firmare con il mouse, il dito o lo stilo
I requisiti esatti per una firma elettronica possono variare a seconda del documento, dell'organizzazione, del settore e delle leggi applicabili.
Firma elettronica e firma digitale
Sebbene i termini siano spesso usati in modo intercambiabile, non sono esattamente gli stessi.
Firma elettronica:
Un metodo generale per mostrare elettronicamente un accordo o un'approvazione.
Firma digitale:
Un tipo specifico di firma elettronica che utilizza la tecnologia basata su certificati per aiutare ad autenticare il firmatario e proteggere l'integrità del documento.
L'opzione giusta dipende da ciò che richiede il documento e dagli standard di firma applicabili alla tua situazione.
Come firmare digitalmente un PDF
Se hai un PDF che necessita della tua firma, puoi utilizzare uno strumento di firma PDF per aggiungere la tua firma senza stampare il documento.
Passaggio 1: apri lo strumento Firma PDF
Apri il AziPDF Firma PDF attrezzo e prepara il documento che vuoi firmare.
Passaggio 2: carica il tuo PDF
Scegli il PDF dal tuo dispositivo e caricalo nello strumento di firma.
Prima di firmare, assicurati di avere la versione corretta del documento.
Passaggio 3: aggiungi la tua firma
A seconda delle opzioni di firma disponibili, puoi creare la tua firma digitandola, disegnandola o utilizzando un'immagine della tua firma scritta a mano.
Scegli l'opzione che meglio si adatta al tuo documento.
Passaggio 4: posizionare la firma
Posiziona la tua firma nella posizione appropriata sul PDF.
Assicurati che non copra testo importante, date, campi modulo o altre informazioni.
Passaggio 5: rivedere il documento
Prima di finalizzare la firma, controlla l'intero documento.
Prestare particolare attenzione a:
- •Il tuo nome
- •Posizione della firma
- •Date
- •Campi obbligatori
- •Pagine del documento
- •Eventuali informazioni aggiuntive che devono essere completate
Passaggio 6: applicare la firma
Una volta che tutto sembra corretto, applica la tua firma al PDF.
Se il documento richiede a firma digitale basata su certificato, avrai bisogno di un ID digitale o di un certificato appropriato e di un metodo di firma che lo supporti.
Passaggio 7: salva il PDF firmato
Salva il PDF completato sul tuo dispositivo e conserva la versione firmata per i tuoi archivi.
Se stai inviando il documento a un'altra persona o organizzazione, assicurati di inviare la versione finale firmata.
Perché firmare digitalmente un PDF?
Le firme digitali possono rendere più comodo il lavoro quotidiano con i documenti.
Risparmia tempo
Non è necessario stampare un documento per firmarlo. Puoi eseguire la maggior parte delle procedure di firma utilizzando il documento elettronico stesso.
Ridurre la documentazione
I documenti possono essere firmati e trasmessi elettronicamente senza necessità di stampa o scansione.
Accedi ai tuoi documenti da qualsiasi dispositivo
A seconda del software che utilizzi, puoi lavorare con i tuoi documenti da qualsiasi computer, tablet o persino telefono cellulare.
Organizza correttamente i tuoi documenti
L'archiviazione digitale dei documenti firmati può essere più semplice da gestire e distribuire ulteriormente.
Proteggi l'integrità dei documenti
Nel caso delle firme digitali basate su certificati, alcune informazioni sul file PDF firmato può contribuire a garantire l'integrità del documento.
Come aggiungere una firma scritta a mano a un PDF
Se hai semplicemente bisogno di apporre la tua firma scritta a mano su un PDF, puoi utilizzare un metodo di firma elettronica.
Un flusso di lavoro tipico è:
- Apri il tuo PDF.
- Scegli l'opzione firma.
- Disegna la tua firma o carica un'immagine della firma.
- Posizionalo nell'area richiesta.
- Esaminare il documento.
- Salva il PDF firmato.
Ciò può essere utile per domande, moduli, documenti interni, approvazioni e altri documenti cartacei di tutti i giorni.
Come firmare un PDF senza stamparlo
Non è sempre necessario stampare un PDF per firmarlo.
Con un strumento di firma PDF online, puoi:
- Carica il PDF.
- Aggiungi la tua firma elettronica.
- Posiziona la firma.
- Esaminare il documento.
- Salva il PDF firmato.
Ciò elimina il processo di stampa → firma → scansione per i documenti che richiedono solo una firma elettronica.
Posso firmare un PDF sul mio telefono?
SÌ. Molti flussi di lavoro di firma PDF possono essere completati da un dispositivo mobile.
Se il tuo strumento di firma supporta l'uso mobile, puoi aprire il PDF, aggiungere la tua firma utilizzando il touchscreen, posizionarlo nella posizione corretta e salvare il documento completato.
Per i documenti importanti, rivedi sempre il PDF finale prima di inviarlo.
L'immagine di una firma è uguale a una firma digitale?
NO.
Un'immagine della tua firma scritta a mano è semplicemente un'immagine inserita all'interno di un PDF. Una firma digitale basata su certificato utilizza credenziali digitali e meccanismi crittografici per fornire ulteriori informazioni di verifica e integrità.
Pertanto, se un destinatario richiede specificamente un file firma digitale, controlla il tipo di firma o certificato richiesto prima di firmare.
Cosa dovresti controllare prima di firmare un PDF?
Prima di apporre la firma, prenditi un momento per rivedere il documento.
Controllo:
- •Il documento è la versione corretta
- •Tutte le informazioni richieste sono state completate
- •La tua firma è nella posizione corretta
- •La data è corretta
- •Nessun contenuto importante è coperto dalla firma
- •Capisci cosa stai firmando
- •I requisiti di firma del destinatario sono stati rispettati
Per i documenti che richiedono una firma digitale basata su certificato, assicurarsi che sia disponibile l'ID digitale o il certificato richiesto.
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Firma di un PDF non deve comportare la stampa, la scansione e l'invio di documenti avanti e indietro.
Con AziPDF, puoi lavorare con il tuo PDF e aggiungere una firma digitale, rendendo i flussi di lavoro quotidiani dei documenti più semplici e convenienti.
Che tu stia firmando un modulo, un documento aziendale, una domanda, un accordo o un altro PDF, esamina attentamente il file completato prima di condividerlo.
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