Signaturer krever ikke lenger å skrive ut en PDF, få den håndskrevne signaturen på papir, skanning av dokumentet på nytt og deretter sende det i posten. Takket være digitale og elektroniske signaturer kan du signere ethvert dokument ved hjelp av datamaskinen eller telefonen på en helt digital måte.
Når det gjelder signering av avtaler, søknader, tilbud, autorisasjonsbrev og alle andre typer dokumenter, er digital signering av en PDF en fin måte å spare tid og forbedre dokumentsirkulasjonen på.
I denne artikkelen vil du finne ut hvordan du signerer en PDF digitalt, hva forskjellene mellom elektronisk signatur og digital signatur er, og hva du bør sjekke før du sender et signert dokument.
Hva er en digital signatur?
En digital signatur er et sertifikatbasert middel for å signere et dokument som kan bevise underskriverens identitet og bidra til å opprettholde dokumentets integritet.
I motsetning til å sette et bilde av en håndskrevet signatur på en PDF fil, bruker en sertifikatbasert digital signatur en digital ID og kryptografi for å bevise at dokumentet ikke ble endret etter at signeringsprosessen fant sted.
Digitale signaturer har vist seg å være nyttige i dokumenter som krever autentisitet og integritet.
Hva er en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur er et bredere begrep for å signere et dokument elektronisk.
For eksempel kan en elektronisk signatur innebære:
- •Skriver navnet ditt
- •Tegner signaturen din
- •Legge til et bilde av din håndskrevne signatur
- •Signering med mus, finger eller pekepenn
De nøyaktige kravene til en elektronisk signatur kan variere avhengig av dokumentet, organisasjonen, bransjen og gjeldende lover.
Elektronisk signatur vs. digital signatur
Selv om begrepene ofte brukes om hverandre, er de ikke helt like.
Elektronisk signatur:
En generell metode for å vise avtale eller godkjenning elektronisk.
Digital signatur:
En spesifikk type elektronisk signatur som bruker sertifikatbasert teknologi for å hjelpe med å autentisere underskriveren og beskytte dokumentintegriteten.
Det riktige alternativet avhenger av hva dokumentet krever og signeringsstandardene som gjelder for din situasjon.
Hvordan signere en PDF digitalt
Hvis du har en PDF som trenger din signatur, kan du bruke et PDF-signeringsverktøy for å legge til signaturen din uten å skrive ut dokumentet.
Trinn 1: Åpne Sign PDF-verktøyet
Åpne AziPDF Signer PDF verktøy og klargjør dokumentet du vil signere.
Trinn 2: Last opp PDF-en din
Velg PDF-filen fra enheten din og last den opp til signeringsverktøyet.
Før du signerer, sørg for at du har riktig versjon av dokumentet.
Trinn 3: Legg til signaturen din
Avhengig av signeringsalternativene som er tilgjengelige, kan du opprette signaturen din ved å skrive den, tegne den eller bruke et bilde av din håndskrevne signatur.
Velg alternativet som passer best til dokumentet ditt.
Trinn 4: Plasser signaturen
Plasser signaturen din på riktig sted på PDF-en.
Sørg for at den ikke dekker viktig tekst, datoer, skjemafelt eller annen informasjon.
Trinn 5: Se gjennom dokumentet
Før du fullfører signaturen, kontroller hele dokumentet.
Vær spesielt oppmerksom på:
- •Navnet ditt
- •Signaturstilling
- •Datoer
- •Obligatoriske felter
- •Dokumentsider
- •Eventuell tilleggsinformasjon som må fylles ut
Trinn 6: Bruk signaturen
Når alt ser riktig ut, bruk signaturen din på PDF-en.
Hvis dokumentet krever en sertifikatbasert digital signatur, trenger du en passende digital ID eller sertifikat og en signeringsmetode som støtter det.
Trinn 7: Lagre den signerte PDF-filen din
Lagre den fullførte PDF-filen på enheten din og behold den signerte versjonen for arkivene dine.
Hvis du sender dokumentet til en annen person eller organisasjon, sørg for at du sender den endelige signerte versjonen.
Hvorfor signere en PDF digitalt?
Digitale signaturer kan gjøre hverdagsarbeid med dokumenter mer praktisk.
Spar tid
Det er ikke nødvendig å skrive ut et dokument for å signere det. Du kan gjøre de fleste signeringsprosedyrene ved å bruke selve det elektroniske dokumentet.
Reduser papirarbeid
Dokumentene kan signeres og overføres elektronisk uten behov for utskrift eller skanning.
Få tilgang til dokumentene dine fra en hvilken som helst enhet
Avhengig av programvaren du bruker, kan du jobbe med dokumentene dine fra hvilken som helst datamaskin, nettbrett eller til og med mobiltelefon.
Organiser dokumentene dine riktig
Digital lagring av signerte dokumenter kan være enklere å administrere og distribuere videre.
Beskytt dokumentintegriteten
Ved sertifikatbaserte digitale signaturer, noe informasjon om signert PDF kan bidra til å sikre integriteten til dokumentet.
Hvordan legge til en håndskrevet signatur til en PDF
Hvis du bare trenger å plassere din håndskrevne signatur på en PDF, kan du bruke en elektronisk signaturmetode.
En typisk arbeidsflyt er:
- Åpne PDF-en.
- Velg signaturalternativet.
- Tegn signaturen din eller last opp et signaturbilde.
- Plasser den i ønsket område.
- Se gjennom dokumentet.
- Lagre signert PDF.
Dette kan være nyttig for søknader, skjemaer, interne dokumenter, godkjenninger og annet daglig papirarbeid.
Hvordan signere en PDF uten å skrive den ut
Du trenger ikke alltid å skrive ut en PDF for å signere den.
Med en online PDF-signeringsverktøy, kan du:
- Last opp PDF-en.
- Legg til din elektroniske signatur.
- Plasser signaturen.
- Se gjennom dokumentet.
- Lagre den signerte PDF-filen.
Dette eliminerer utskrift → signer → skanneprosessen for dokumenter som bare krever en elektronisk signatur.
Kan jeg signere en PDF på telefonen min?
Ja. Mange arbeidsflyter for PDF-signering kan fullføres fra en mobilenhet.
Hvis din signeringsverktøy støtter mobilbruk, kan du åpne PDF-en, legge til signaturen din ved hjelp av berøringsskjermen, plassere den på riktig sted og lagre det ferdige dokumentet.
For viktige dokumenter, se alltid den endelige PDF-en før du sender den.
Er et bilde av en signatur det samme som en digital signatur?
Ingen.
Et bilde av din håndskrevne signatur er ganske enkelt et bilde plassert inne i en PDF. En sertifikatbasert digital signatur bruker digital legitimasjon og kryptografiske mekanismer for å gi ytterligere bekreftelses- og integritetsinformasjon.
Så hvis en mottaker spesifikt ber om en digital signatur, sjekk hvilken type signatur eller sertifikat de krever før signering.
Hva bør du sjekke før du signerer en PDF?
Før du bruker signaturen din, ta deg tid til å se gjennom dokumentet.
Sjekke:
- •Dokumentet er riktig versjon
- •All nødvendig informasjon er fullført
- •Signaturen din er på riktig sted
- •Datoen er riktig
- •Intet viktig innhold dekkes av signaturen
- •Du forstår hva du signerer
- •Mottakers signeringskrav er fulgt
For dokumenter som krever en sertifikatbasert digital signatur, sørg for at den nødvendige digitale IDen eller sertifikatet er tilgjengelig.
Signer PDF-en din online med AziPDF
Signering av en PDF trenger ikke å involvere utskrift, skanning og sending av dokumenter frem og tilbake.
Med AziPDF, kan du jobbe med PDF-en din og legge til en signatur digitalt, noe som gjør hverdagslige dokumentarbeidsflyter enklere og mer praktisk.
Enten du signerer et skjema, et forretningsdokument, en søknad, en avtale eller annen PDF, bør du se nøye gjennom den utfylte filen før du deler den.
Skriver du fortsatt ut PDF-er bare for å signere dem?
Signer PDF på nettTrygg i våre hender
AziPDF tar personvernet ditt på alvor. Husk at...