Пошаговое руководство по работе с деловыми PDF-файлами в любое время и в любом месте.
PDF-файлы играют важную роль в современном деловом мире.
Предприятия полагаются на документы PDF при выставлении счетов, заключении контрактов, составлении отчетов, представлении, подаче заявок, составлении предложений, сканировании и других деловых операциях. Поскольку предприятия становятся все более мобильными и децентрализованными, меняется и подход к работе с этими документами.
Вместо того чтобы полагаться исключительно на настольные приложения, компании начинают использовать онлайн-приложения PDF для управления документами.
Использование онлайн-процесс работы с PDF-файлами позволяет выполнять все действия с документами прямо из браузера. Вы можете объединять, разделять, сжимать, конвертировать, редактировать, подписывать PDF-документы и выполнять другие популярные операции без необходимости использования отдельного программного обеспечения для каждой операции.
В этой статье описывается, почему онлайн-рабочие процессы PDF полезны для бизнеса и как такие решения, как AziPDF, делают работу с PDF-файлами простой и доступной.
Ключевые выводы
- •Веб-программное обеспечение PDF позволяет компаниям управлять своими документами с помощью веб-браузера.
- •Пользователи могут работать со своими PDF-файлами с помощью компьютеров, ноутбуков, планшетов или смартфонов.
- •Многие действия с PDF можно выполнять с помощью только одного инструмента.
- •Веб-процессы могут помочь избежать установки нескольких настольных программ.
- •Веб-программное обеспечение PDF полезно для удаленных работников, студентов, небольших фирм, агентств и крупных компаний.
- •Такие инструменты, как АзиPDF может сделать повседневную обработку PDF быстрее и удобнее.
Что такое онлайн-процесс PDF?
Рабочий процесс PDF в Интернете относится к процедуре, при которой PDF-файлы управляются с помощью веб-служб, а не исключительно с помощью компьютерного программного обеспечения.
Например, вы получаете пять PDF-файлов от своего клиента.
Вам может понадобиться:
- Объедините документы в один файл.
- Удалите ненужные страницы.
- Сожмите окончательный PDF-файл.
- Добавьте текст или аннотации.
- Конвертируйте документ в другой формат.
- Подпишите окончательную версию.
- Поделитесь этим с клиентом.
Традиционно для каждой задачи может потребоваться различное программное обеспечение для настольных компьютеров.
Многие из этих процессов можно выполнить через веб-браузер с помощью процесса PDF, выполненного в Интернете.
Вы просто получаете доступ к необходимому приложению PDF, загружаете файл, выполняете работу и сохраняете результат.
Почему компании переходят на онлайн-инструменты PDF
Компании все чаще ищут простые, гибкие и доступные рабочие процессы.
Вот некоторые из основных причин онлайн-инструменты PDF может быть полезен.
1. Работайте практически где угодно
Современная работа больше не ограничивается офисным компьютером.
Человек может работать из дома, работать в командировках, посещать клиентов, посещать конференции или работать из разных мест.
Веб-приложение PDF позволяет иметь все типичные функции работы с документами в любое время, когда у него есть соответствующий гаджет и подключение к Интернету.
Например, продавец может получить PDF-документ в дороге. Вместо того, чтобы откладывать открытие и редактирование файла до возвращения в офис, он может просто открыть окно браузера и работать с ним.
2. Нет необходимости устанавливать несколько программ.
Работа с PDF может включать в себя множество различных операций.
Одно приложение может быть полезно для редактирования, другое для преобразования, третье для сжатия и третье для объединения файлов.
Установка и обслуживание нескольких программ может неоправданно усложнить управление документами.
Онлайн-платформа PDF объединяет множество инструментов.
С АзиPDFпользователи могут получить доступ к ряду утилит PDF с одного веб-сайта, включая инструменты для слияния, разделения, сжатия, преобразования, редактирования, подписания, организации и защиты PDF-документов.
Это может облегчить управление общим рабочим процессом.
3. Работа на разных устройствах
У компании могут быть компьютеры Windows, Mac, телефоны Android, iPhone, планшеты и другие устройства.
Основанный на браузере Рабочий процесс PDF может облегчить перемещение между этими устройствами.
Например, вы получаете файл на свой телефон, но затем переключаетесь на работу с ним на компьютере.
Ключевым моментом является то, что ваш процесс PDF не ограничивается какой-либо конкретной настольной программой.
Это особенно полезно для людей, которые часто переключаются между устройствами.
4. Сжимайте большие PDF-файлы перед отправкой
Когда возникает необходимость поделиться PDF-файлами по электронной почте, через загрузку или через любую службу обмена сообщениями, в определенные моменты это может стать затруднительным.
PDF-документы, которые отсканированы или содержат много изображений, например брошюры, презентации или даже бизнес-отчеты, могут оказаться очень тяжелыми и с ними будет сложно работать.
Вместо того, чтобы искать настольное программное обеспечение, сжимающее PDF-файлы, пользователь может просто использовать любое из доступных онлайн-сжатие PDF-файлов инструменты и сжать документ.
Если отсканированный бизнес-отчет слишком велик для отправки по электронной почте, PDF-файл можно сначала сжать, а затем прикрепить.
5. Объедините несколько документов в один PDF-файл
Предприятия часто получают документы в виде отдельных файлов.
Клиент может отправить:
- •Сопроводительное письмо
- •Счет-фактура
- •Подтверждающие документы
- •Цитата
- •Подписанная форма
Управлять всеми этими файлами по отдельности может быть неудобно.
Инструмент объединения PDF-файлов позволяет объединить несколько документов в один PDF-файл.
Это может быть полезно для:
- •Клиентская документация
- •Бизнес-отчеты
- •Файлы проекта
- •Приложения
- •Финансовые отчеты
- •Академические представления
- •Административное оформление документов
Вместо отправки нескольких вложений вы можете создать один организованный PDF-файл.
6. Извлекайте только те страницы, которые вам нужны
Не каждый документ требует совместного использования целиком.
Отчет на 100 страниц может содержать только пять страниц, относящихся к конкретному клиенту.
Договор может содержать несколько страниц, при этом вам необходимо отправить только определенный раздел.
Разделение PDF-файла позволяет вам извлечь страницы, которые вам действительно нужны.
Это может упростить совместное использование документов, а также уменьшить размер получаемого файла.
С онлайн Инструмент «Разделить PDF»пользователи могут отделять выбранные страницы от более крупного документа без необходимости установки дополнительного программного обеспечения PDF.
7. Конвертируйте PDF-файлы в разные форматы
Деловым документам часто приходится перемещаться между разными форматами файлов.
Например:
- •PDF в Word для редактирования
- •PDF в Excel для работы с данными
- •PDF в JPG для обмена изображениями
- •JPG в PDF для создания документов
Наличие нескольких инструментов преобразования, доступных на одной платформе, может упростить эти рабочие процессы.
Вместо поиска отдельного программного обеспечения для каждого формата пользователи могут получить доступ к соответствующему Инструмент преобразования PDF-файлов когда это необходимо.
8. Редактируйте PDF-файлы, не возвращаясь в офис
Редактирование PDF — еще одна задача, часто связанная с настольным программным обеспечением.
Но многие повседневные изменения относительно просты.
Вам может понадобиться:
- •Добавить текст
- •Добавить аннотации
- •Выделить информацию
- •Рисовать на документе
- •Добавить фигуры
- •Вносите быстрые исправления
- •Подготовьте документ перед отправкой
Основанный на браузере PDF-редактор может быть полезно, когда вам нужно быстро внести изменения, а обычное настольное приложение недоступно.
AziPDF предоставляет онлайн-версию Редактировать PDF рабочий процесс, доступ к которому можно получить через браузер.
9. Подписывать документы удобнее
Многие деловые документы требуют подписей.
Контракты, заявки, утверждения, соглашения и формы могут нуждаться в подписи перед продолжением.
Ожидание возвращения к настольному компьютеру может замедлить простые рабочие процессы.
Онлайн Инструменты для подписи PDF-файлов может упростить обработку этих документов с разных устройств.
Это может быть особенно полезно для:
- •Удаленные сотрудники
- •Фрилансеры
- •Консультанты
- •Команды продаж
- •Малый бизнес
- •Команды, работающие с клиентами
Документ можно подготовить, подписать и распространить, не усложняя процесс.
10. Полезно для удаленных и гибридных команд.
Удаленная работа изменила способы взаимодействия команд.
Сотрудники могут находиться в разных городах или даже разных странах.
Вместо того, чтобы зависеть от одного офисного компьютера, сотрудникам нужны инструменты, которые работают в разных местах и на разных устройствах.
Онлайн-инструменты PDF может естественным образом вписаться в эту среду.
Член команды может получить документ, обработать его и отправить готовую версию другому члену команды без необходимости доступа к тому же компьютеру.
Это делает обработку PDF более гибкой для распределенных групп.
Что бизнес может сделать с помощью онлайн-инструментария PDF?
Хороший онлайн-платформа PDF должен охватывать общие операции с документами, которые предприятия выполняют каждый день.
В зависимости от инструмента они могут включать в себя:
- •Объединить PDF-файлы
- •Разделить PDF-файлы
- •Сжатие PDF-файлов
- •Конвертируйте PDF-файлы
- •Редактировать PDF-файлы
- •Подписывать PDF-файлы
- •Организация страниц PDF
- •Поворот страниц PDF
- •Добавьте номера страниц
- •Добавить водяные знаки
- •Защитите PDF-файлы
- •Разблокировать PDF-файлы
- •PDF-файлы, отсканированные с помощью OCR
- •Конвертируйте изображения в PDF
- •Преобразование документов Office в PDF
Доступность этих возможностей на одной платформе может сократить количество отдельных инструментов, необходимых бизнесу.
Онлайн-рабочие процессы PDF для разных типов бизнеса
Онлайн-инструменты PDF не ограничиваются одной отраслью.
Малый бизнес
Малые предприятия обычно имеют дело со счетами, расценками, предложениями, формами и документами клиентов, не приобретая сложного программного обеспечения.
А инструментарий PDF на основе браузера может выполнять множество повседневных функций в одном месте.
Маркетинговые агентства
Маркетологи обычно регулярно имеют дело с брошюрами, презентациями, предложениями, отчетами и рекламными документами.
Возможно, им придется конвертировать, сжимать, объединять и распространять файлы PDF.
Бухгалтерский и финансовый отделы
Финансовые документы часто поступают в разных форматах.
Группе может потребоваться организация, преобразование, сжатие и распространение отчетов и подтверждающих документов.
Образовательные учреждения
Преподаватели и студенты имеют дело с заданиями, учебными материалами, приложениями, сертификатами и отсканированными документами.
PDF-инструменты может помочь быстро организовать и подготовить эти файлы.
Фрилансеры и консультанты
Фрилансер работает с клиентами, расположенными в разных местах.
Бывают случаи, когда им нужно отредактировать предложение, подписать контракт, сжать портфолио и объединить проектные документы без использования основного компьютера.
Онлайн-инструменты PDF против настольного программного обеспечения PDF
Онлайн и настольный компьютер PDF-инструменты у каждого есть свои преимущества.
Программное обеспечение для настольных компьютеров может быть полезно, когда вам нужны расширенные функции, регулярный автономный доступ или расширенная локальная обработка документов.
Онлайн-инструменты могут быть особенно полезны, если вы хотите:
- •Быстрый доступ
- •Никакой длительной установки
- •Совместимость между устройствами
- •Простые операции с PDF
- •Рабочие процессы на основе браузера
- •Удобный доступ во время путешествия
- •Коллекция инструментов в одном месте
Для многих пользователей лучшим подходом не обязательно является выбор одного варианта над другим.
Предприятия могут использовать настольные приложения для расширенных рабочих процессов при использовании онлайн-инструменты PDF для быстрых и удобных повседневных задач.
Как создать простой рабочий процесс PDF
Простой рабочий процесс с деловым PDF-файлом может выглядеть так:
Шаг 1: Получите документ
Получите PDF-файл от клиента, коллеги, заказчика или из другого источника.
Шаг 2. Организуйте документ
Объединяйте, разделяйте, вращайте или переупорядочивайте страницы по мере необходимости.
Шаг 3. Отредактируйте или конвертируйте
Внесите необходимые изменения или преобразуйте документ в нужный формат.
Шаг 4: Оптимизируйте
Сожмите PDF-файл, если файл слишком велик для удобного обмена.
Шаг 5. Подпишите или защитите
При необходимости добавьте подпись или примените соответствующую защиту PDF.
Шаг 6: Поделитесь
Загрузите и отправьте готовый документ по электронной почте, в облачное хранилище, на платформы обмена сообщениями или по другим бизнес-каналам.
Такой рабочий процесс упрощает процесс и сокращает ненужное переключение программного обеспечения.
Почему важны инструменты PDF, удобные для мобильных устройств
Инструмент PDF не должен ограничиваться экраном рабочего стола.
Сегодня люди часто получают и просматривают документы на смартфонах и планшетах.
Благодаря удобному для мобильных устройств PDF-файлу должно быть легко:
- •Загрузить документ
- •Выберите PDF-инструмент
- •Навигация по интерфейсу
- •Обработать документ
- •Скачать результат
- •Поделитесь готовым файлом
Это одна из причин, по которой PDF-платформы на основе браузера могут быть полезны для современных рабочих процессов с документами.
Вы можете узнать больше о работе с PDF-файлами на разных устройствах в нашем руководстве: Работайте с PDF-файлами где угодно: почему удобное для мобильных устройств веб-приложение PDF облегчает жизнь.
Упрощение работы с PDF
Цель инструмента PDF не в том, чтобы усложнять управление документами.
Следует удалить ненужные шаги.
Вместо того, чтобы спрашивать:
«Какое программное обеспечение мне нужно для этого PDF-файла?»
лучший рабочий процесс:
«Какую операцию PDF мне нужно выполнить?»
Например:
- •Нужно объединить файлы? пойти в Объединить PDF-файл
- •Нужны выбранные страницы? пойти в Разделить PDF
- •Нужен файл меньшего размера? пойти в Сжать PDF
- •Нужно изменить документ? пойти в Редактировать PDF
- •Нужна подпись? пойти в Подписать PDF
- •Нужен отсканированный текст с возможностью поиска? пойти в OCR PDF
- •Нужна лучшая организация документов? пойти в Организовать PDF
Доступность этих инструментов на одной платформе упрощает повседневную работу с документами.
Будущее бизнес-процессов PDF
PDF-файлы не исчезают из рабочих процессов бизнеса.
Во всяком случае, количество цифровых документов, с которыми работают предприятия, продолжает расти.
Самое большое изменение заключается в том, как люди работают с этими документами.
Сотрудники ожидают, что смогут работать из разных мест и устройств. Предприятиям нужны удобные, эффективные и простые в управлении рабочие процессы.
Онлайн-платформы PDF может сыграть важную роль в этой среде, сделав общие операции с документами легко доступными.
Цель проста: меньше времени на поиск программного обеспечения и больше времени на фактическую работу с документами.
Заключение
Компании регулярно сталкиваются с файлами PDF, но управление файлами PDF не должно быть трудным.
Облачное решение PDF упрощает весь процесс: от объединения нескольких файлов в один, извлечения страниц, сжатия огромного PDF-файла, преобразования документа, редактирования PDF-файла и подготовки файла к распространению.
Для людей, сотрудничающих в удаленных местах, использование веб-решений PDF предлагает гибкий вариант управления повседневными задачами по работе с документами.
Используя множество PDF-решений в одном месте, АзиPDF упрощает общие операции с PDF-файлами, где бы вы ни находились.
Начните работать с вашими PDF-файлами
Готовы упростить рабочий процесс PDF?
Исследовать АзиPDF и найдите инструмент PDF, который вам понадобится для следующей задачи с документами.
Начните работать с PDF-файлом для следующей задачи по работе с документом.
Подробнее об АзиPDFБезопасность в наших руках
AziPDF серьезно относится к вашей конфиденциальности. Помните это...