Signaturer kräver inte längre att du skriver ut en PDF-fil, får din handskrivna signatur på papper, skannar dokumentet igen och sedan skickar det. Tack vare digitala och elektroniska signaturer kan du signera vilket dokument som helst med din dator eller telefon på ett helt digitalt sätt.
När det gäller att underteckna avtal, ansökningar, offerter, fullmaktsbrev och alla andra typer av dokument är digital signering av en PDF ett utmärkt sätt att spara tid och förbättra dokumentcirkulationen.
I den här artikeln får du reda på hur du signerar en PDF digitalt, vad skillnaderna är mellan elektronisk signatur och digital signatur och vad du bör kontrollera innan du skickar ett signerat dokument.
Vad är en digital signatur?
En digital signatur är ett certifikatbaserat sätt att signera ett dokument som kan bevisa undertecknarens identitet och bidra till att upprätthålla dokumentets integritet.
I motsats till att sätta en bild av en handskriven signatur på en PDF fil, använder en certifikatbaserad digital signatur ett digitalt ID och kryptografi för att bevisa att dokumentet inte ändrades efter att signeringsprocessen ägde rum.
Digitala signaturer har visat sig vara användbara i dokument som kräver äkthet och integritet.
Vad är en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur är ett vidare begrepp för att underteckna ett dokument elektroniskt.
En elektronisk signatur kan till exempel innebära:
- •Skriver ditt namn
- •Ritar din signatur
- •Lägga till en bild av din handskrivna signatur
- •Signera med mus, finger eller penna
De exakta kraven för en elektronisk signatur kan variera beroende på dokument, organisation, bransch och tillämpliga lagar.
Elektronisk signatur vs. digital signatur
Även om termerna ofta används omväxlande, är de inte exakt samma.
Elektronisk signatur:
En allmän metod för att visa avtal eller godkännande elektroniskt.
Digital signatur:
En specifik typ av elektronisk signatur som använder certifikatbaserad teknik för att hjälpa till att autentisera undertecknaren och skydda dokumentintegriteten.
Rätt alternativ beror på vad dokumentet kräver och de signeringsstandarder som gäller för din situation.
Hur man signerar en PDF digitalt
Om du har en PDF som behöver din signatur kan du använda ett PDF-signeringsverktyg för att lägga till din signatur utan att skriva ut dokumentet.
Steg 1: Öppna Sign PDF-verktyget
Öppna AziPDF Signera PDF verktyg och förbered dokumentet du vill underteckna.
Steg 2: Ladda upp din PDF
Välj PDF-filen från din enhet och ladda upp den till signeringsverktyget.
Innan du signerar, se till att du har rätt version av dokumentet.
Steg 3: Lägg till din signatur
Beroende på vilka signeringsalternativ som finns kan du skapa din signatur genom att skriva den, rita den eller använda en bild av din handskrivna signatur.
Välj det alternativ som bäst passar ditt dokument.
Steg 4: Placera signaturen
Placera din signatur på lämplig plats i PDF-filen.
Se till att den inte täcker viktig text, datum, formulärfält eller annan information.
Steg 5: Granska dokumentet
Innan du slutför signaturen, kontrollera hela dokumentet.
Var särskilt uppmärksam på:
- •Ditt namn
- •Signatur position
- •Datum
- •Obligatoriska fält
- •Dokumentsidor
- •Eventuell ytterligare information som behöver fyllas i
Steg 6: Använd signaturen
När allt ser korrekt ut, applicera din signatur på PDF:en.
Om dokumentet kräver en certifikatbaserad digital signatur, behöver du ett lämpligt digitalt ID eller certifikat och en signeringsmetod som stöder det.
Steg 7: Spara din signerade PDF
Spara den färdiga PDF-filen på din enhet och behåll den signerade versionen för dina register.
Om du skickar dokumentet till en annan person eller organisation, se till att du skickar den slutgiltiga signerade versionen.
Varför signera en PDF digitalt?
Digitala signaturer kan göra det dagliga arbetet med dokument mer bekvämt.
Spara tid
Du behöver inte skriva ut ett dokument för att underteckna det. Du kan göra de flesta signeringsprocedurerna med själva det elektroniska dokumentet.
Minska pappersarbetet
Dokumenten kan signeras och överföras elektroniskt utan att behöva skrivas ut eller skannas.
Få åtkomst till dina dokument från vilken enhet som helst
Beroende på vilken programvara du använder kan du arbeta med dina dokument från vilken dator, surfplatta eller till och med mobiltelefon som helst.
Organisera dina dokument på rätt sätt
Digital lagring av signerade dokument kan vara lättare att hantera och distribuera vidare.
Skydda dokumentintegriteten
När det gäller certifikatbaserade digitala signaturer, viss information om signerad PDF kan bidra till att säkerställa dokumentets integritet.
Hur man lägger till en handskriven signatur till en PDF
Om du bara behöver placera din handskrivna signatur på en PDF kan du använda en elektronisk signaturmetod.
Ett typiskt arbetsflöde är:
- Öppna din PDF.
- Välj signaturalternativet.
- Rita din signatur eller ladda upp en signaturbild.
- Placera den i önskat område.
- Granska dokumentet.
- Spara signerad PDF.
Detta kan vara användbart för ansökningar, formulär, interna dokument, godkännanden och annat vardagligt pappersarbete.
Hur man signerar en PDF utan att skriva ut den
Du behöver inte alltid skriva ut en PDF för att signera den.
Med en PDF-signeringsverktyg online, du kan:
- Ladda upp PDF:en.
- Lägg till din elektroniska signatur.
- Placera signaturen.
- Granska dokumentet.
- Spara den signerade PDF-filen.
Detta eliminerar utskrift → signera → skanningsprocessen för dokument som bara kräver en elektronisk signatur.
Kan jag signera en PDF på min telefon?
Ja. Många arbetsflöden för PDF-signering kan slutföras från en mobil enhet.
Om din signeringsverktyg stöder mobilanvändning kan du öppna PDF-filen, lägga till din signatur med din pekskärm, placera den på rätt plats och spara det färdiga dokumentet.
För viktiga dokument, granska alltid den slutliga PDF-filen innan du skickar den.
Är en bild av en signatur detsamma som en digital signatur?
Inga.
En bild av din handskrivna signatur är helt enkelt en bild placerad i en PDF. En certifikatbaserad digital signatur använder digitala referenser och kryptografiska mekanismer för att tillhandahålla ytterligare verifierings- och integritetsinformation.
Så om en mottagare specifikt ber om en digital signatur, kontrollera vilken typ av signatur eller certifikat de kräver innan du signerar.
Vad bör du kontrollera innan du signerar en PDF?
Innan du använder din signatur, ägna en stund åt att granska dokumentet.
Kontrollera:
- •Dokumentet är korrekt version
- •All nödvändig information är ifylld
- •Din signatur är på rätt plats
- •Datumet är korrekt
- •Inget viktigt innehåll täcks av signaturen
- •Du förstår vad du skriver under
- •Mottagarens signeringskrav har följts
För dokument som kräver en certifikatbaserad digital signatur, se till att det digitala ID eller certifikat som krävs är tillgängligt.
Signera din PDF online med AziPDF
Signera en PDF behöver inte involvera utskrift, scanning och skicka dokument fram och tillbaka.
Med AziPDF, kan du arbeta med din PDF och lägga till en signatur digitalt, vilket gör vardagliga dokumentarbetsflöden enklare och bekvämare.
Oavsett om du undertecknar ett formulär, affärsdokument, ansökan, avtal eller annan PDF, granska den ifyllda filen noggrant innan du delar den.
Skriver du fortfarande ut PDF-filer bara för att signera dem?
Signera PDF onlineTryggt i våra händer
AziPDF tar din integritet på allvar. Kom ihåg att...