మీ PDF/A ఫైల్‌లు వర్తింపు ఆడిట్‌లలో ఎందుకు తిరస్కరించబడుతూనే ఉన్నాయి

దీన్ని చిత్రించండి. ఒక ఫైనాన్స్ బృందం క్లయింట్ స్టేట్‌మెంట్‌లు మరియు లావాదేవీల రికార్డులను ఆర్కైవ్ చేస్తోంది PDF/A గత ఆరు సంవత్సరాలుగా ప్రతి ఫైల్ సరైన మెటాడేటా ట్యాగ్‌ని కలిగి ఉంటుంది. ఫైల్ సేవ్ చేయబడిన క్షణంలో పని పూర్తయిందని ప్రతి ఉద్యోగి నమ్ముతారు. అప్పుడు ఒక రెగ్యులేటర్ సాధారణ సమీక్ష కోసం చూపబడుతుంది, వాలిడేటర్ ద్వారా ఆ ఫైల్‌లలో కొన్నింటిని అమలు చేస్తుంది మరియు వాటిలో సగం విఫలమవుతాయి.

పత్రాలు ఏవీ ఎప్పుడూ తాకలేదు, భిన్నంగా ఏమీ చేయలేదు. ఈ డాక్యుమెంట్‌లు ప్రారంభించడానికి ఎప్పుడూ కంప్లైంట్ చేయలేదు, అవి కేవలం సమ్మతిని క్లెయిమ్ చేశాయి. మరియు "PDF/A అని క్లెయిమ్ చేసుకోవడం" మరియు "PDF/Aగా ఉండటం" మధ్య ఉన్న వ్యత్యాసం ఈరోజు డాక్యుమెంట్ ఆర్కైవింగ్‌లో అత్యంత తరచుగా మరియు ఖరీదైన బ్లైండ్ స్పాట్‌లలో ఒకటి.

కాబట్టి మీ ఆర్కైవింగ్ ప్రయత్నాలు విఫలమైతే మరియు/లేదా మీరు ప్రక్రియ యొక్క కుడి వైపున ఉండాలనుకుంటే, ఇక్కడ నిజంగా ఏమి తప్పు జరుగుతోంది మరియు బలమైన వర్క్‌ఫ్లోను ఎలా ఏర్పాటు చేయాలి PDF/A వర్తింపు.

చాలా టీమ్‌లు గ్రహించిన దానికంటే PDF/A సమ్మతి ఎందుకు ముఖ్యం

PDF/A అనేది "ఆర్కైవల్‌తో కూడిన PDF" మాత్రమే కాదు. ఇది ISO ప్రమాణాల ద్వారా నిర్వచించబడిన ఫార్మాట్, ఒక పత్రం ప్రస్తుతం పదేళ్లలో మరియు యాభై సంవత్సరాలలో, ఆ సమయంలో దాన్ని చదవడానికి ఏ సాఫ్ట్‌వేర్ లేదా ఫాంట్‌లు ఇన్‌స్టాల్ చేయబడినా సరిగ్గా అదే విధంగా తెరవబడుతుందని నిర్ధారించడానికి.

నియంత్రణకు సంబంధించిన చోట అది చాలా ప్రాముఖ్యతను సంతరించుకుంటుంది. GDPR వంటి నిబంధనలు కంపెనీ తన వ్యక్తిగత డేటా యొక్క సమగ్రత, గోప్యత మరియు లభ్యతను తప్పనిసరిగా నిర్వహించాలని ఆదేశిస్తాయి. MiFID II వంటి నిబంధనలు క్లయింట్‌ల నుండి కమ్యూనికేషన్ మరియు లావాదేవీల డేటాను రహస్యంగా మార్చలేని ఫార్మాట్‌లో నిల్వ చేయాలని ఆదేశించింది. ఇక్కడ ఏదైనా తప్పు చేయండి మరియు మీరు మీ వార్షిక ఆదాయంలో సింగిల్-డిజిట్ శాతాలతో లెక్కించబడే జరిమానాలను ఎదుర్కోవచ్చు, ఇది ఒక ప్రధాన కంపెనీకి గణనీయమైన మొత్తం.

ఎందుకు అంటే PDF/A సమ్మతి ఆర్కైవ్‌లో లేదు, ఇది సాంకేతికతతో సమస్యగా పరిగణించబడదు. ఇది నియంత్రణ సమ్మతి సమస్యగా పరిగణించబడుతుంది మరియు బాధ్యత సందేహాస్పద సంస్థపై ఉంటుంది.

PDF/A ఫైల్‌లు ధ్రువీకరణ విఫలం కావడానికి అత్యంత సాధారణ కారణాలు

చాలా PDF/A వైఫల్యాలు పునరావృతమయ్యే సమస్యల యొక్క చిన్న జాబితాను గుర్తించాయి. ఇక్కడ విషయాలు సాధారణంగా తప్పుగా ఉంటాయి.

పూర్తిగా పొందుపరచబడని ఫాంట్‌లు

నిస్సందేహంగా, ఇది సమస్య యొక్క అత్యంత సాధారణ కారణం. PDF/A ఫైల్ కోసం, పత్రంలో ఉపయోగించిన అన్ని ఫాంట్‌లు తప్పనిసరిగా ఫైల్‌లో పొందుపరచబడాలి, తద్వారా వీక్షకుడు తన మెషీన్‌లో ఫాంట్‌లను ఇన్‌స్టాల్ చేయనవసరం లేదు. చాలా సందర్భాలలో, ఫాంట్ యొక్క ఉపసమితి మాత్రమే PDF ఫైల్‌లో పొందుపరచబడింది, ఇది సాధారణంగా ధ్రువీకరణ ప్రక్రియలో విఫలమవుతుంది. నిజ-జీవిత PDF/A ఫైల్‌లపై చేసిన గత అధ్యయనాల నుండి, ఫాంట్‌ల నుండి సగానికి పైగా నాన్-కన్ఫార్మెంట్ సందర్భాలు ఉత్పన్నమవుతాయని గమనించబడింది.

పరికరం కాని స్వతంత్ర రంగు ఖాళీలు

PDF/A అవసరాల ప్రకారం, మీరు డాక్యుమెంట్‌ని వీక్షించడానికి ఉపయోగించే డిస్‌ప్లే మానిటర్, ప్రింటర్ లేదా అప్లికేషన్ సాఫ్ట్‌వేర్‌తో సంబంధం లేకుండా స్థిరమైన రెండరింగ్‌ని నిర్ధారించడానికి పరికరం స్వతంత్ర ICC ప్రొఫైల్‌ల ద్వారా రంగును వివరించాలి. ఆసక్తికరంగా, PDF/A క్రియేషన్‌లో అత్యంత సాధారణంగా జరిగిన ఎర్రర్‌లలో ఒకటి అవసరమైన ICC ప్రొఫైల్ లేని కొంత కలర్ స్పేస్ (సాధారణ sRGB వంటివి) ఆధారంగా పత్రాన్ని కలిగి ఉంటుంది.

వాస్తవికతతో సరిపోలని మెటాడేటా

ప్రతి PDF/A పత్రం తప్పనిసరిగా PDF/A యొక్క ఏ వెర్షన్ (PDF/A-1, -2 లేదా -3)కి అనుగుణంగా ఉందో మరియు ఏ సమ్మతి స్థాయికి (A, B లేదా U) అనుగుణంగా ఉందో తెలిపే XMP మెటాడేటాను కలిగి ఉండాలి. అటువంటి మెటాడేటాను అందించడంలో వైఫల్యం లేదా తప్పుగా లేదా తప్పుదారి పట్టించే పద్ధతిలో అందించడం అంటే ఆడిటింగ్ ప్రారంభించేలోపు తక్షణ వైఫల్యం.

గజిబిజిగా పెరుగుతున్న నవీకరణ చరిత్ర

ఇంక్రిమెంటల్ అప్‌డేట్ మొత్తం డాక్యుమెంట్‌ను మొదటి నుండి తిరిగి వ్రాయకుండా ఇప్పటికే ఉన్న PDF పత్రానికి అదనపు డేటాను జోడిస్తుంది. ఇది ప్రామాణిక PDF ఫైల్‌లలో అనుకూలమైన ఎంపిక, కానీ PDF/A ఫైల్‌లు, ఇది జాగ్రత్తగా చేయబడుతుంది:

• •PDF/A-1 ఇంక్రిమెంటల్ అప్‌డేట్‌లను అస్సలు అనుమతించదు. ఏదైనా సవరణ ఫైల్ యొక్క పూర్తి రీరైట్‌ను ఉత్పత్తి చేయాలి.
• •PDF/A-2 మరియు PDF/A-3లో, పెరుగుతున్న నవీకరణలు అనుమతించబడతాయి; అయినప్పటికీ, జోడించిన డేటా తప్పనిసరిగా మిగిలిన పత్రానికి అనుగుణంగా ఉండాలి. ఎంబెడెడ్ కాని ఫాంట్‌లను ఉపయోగించి పునర్విమర్శను జోడించడం, ఉదాహరణకు, మొత్తం ఫైల్ చెల్లదు.
• •ఫైల్ హెడర్‌లోని వెర్షన్ నంబర్ కూడా డాక్యుమెంట్ అంతర్గత కేటలాగ్‌లో డిక్లేర్ చేయబడిన సంస్కరణతో సరిపోలాలి. ఇక్కడ అసమతుల్యత అనేది తప్పిపోవడానికి సులభమైన విషయం మరియు ధ్రువీకరణను విఫలం చేయడానికి సులభమైన మార్గం.

పత్రాన్ని PDF/Aకి మార్చడం PDF/A యొక్క ధృవీకరణకు సమానం కాదు

ఇది అనేక కంపెనీలు పొరపాట్లు చేసే ప్రాంతం; మరియు అది స్పష్టంగా పేర్కొనబడాలి.

మార్పిడి పత్రాన్ని దాని అసలు ఆకృతితో సంబంధం లేకుండా తీసుకుంటుంది (అది వర్డ్ డాక్, HTML పేజీ లేదా PDF) మరియు దానిని ఒక రూపానికి మారుస్తుంది PDF/A ఫైల్. అలా చేయడం ద్వారా, సాఫ్ట్‌వేర్ కొత్తగా సృష్టించిన ఫైల్‌ను PDF/A-కంప్లైంట్ ఫైల్‌గా ధృవీకరించే మెటాడేటాను జోడిస్తుంది.

ధృవీకరణ అనేది పూర్తిగా భిన్నమైన ప్రక్రియ, ఇక్కడ ఫైల్ నిజంగా ధృవీకరించబడటానికి అన్ని అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉందని ప్రత్యేక ప్రోగ్రామ్ ధృవీకరిస్తుంది.

అయితే ఇక్కడ ట్విస్ట్ ఉంది: మార్పిడి దశలో చొప్పించిన మెటాడేటా ఒక దావా, రుజువు కాదు. ఫైల్ దాని మెటాడేటాలో PDF/A-2b కంప్లైంట్ అని సమాచారాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు, అయినప్పటికీ PDF/A-2b ధృవీకరణను పాస్ చేయడంలో విఫలమైంది.

దీన్ని మరింత దిగజార్చడం, అనేక ఉచిత మరియు ఓపెన్ సోర్స్ PDF/A వాలిడేటర్లు హ్యూరిస్టిక్స్‌ని ఉపయోగించుకోండి మరియు మొత్తం స్పెసిఫికేషన్‌కు వ్యతిరేకంగా లైన్-బై-లైన్ పోలికలను కాదు. దీనర్థం, పత్రం "బహుశా" చెల్లుబాటు అయ్యేదని వారు తరచుగా క్లెయిమ్ చేస్తారు, ఇది మొదట శుభవార్తలా అనిపించవచ్చు, కానీ అది ఖచ్చితంగా కాదు. సమ్మతిని ధృవీకరించడానికి మరొక మార్గం దృశ్యమానంగా ఉంది, ఇక్కడ ఎవరైనా పత్రాన్ని తెరిచి అది సరిగ్గా ఉందో లేదో చూస్తారు.

కనీసం, ప్రతి PDF/A ఫైల్‌కు ఇవి అవసరం:

• •అన్ని ఫాంట్‌లు, చిత్రాలు మరియు కంటెంట్‌ను నేరుగా పొందుపరచండి, బాహ్యంగా ఏమీ ప్రస్తావించబడలేదు
• •ఆడియో, వీడియో, జావాస్క్రిప్ట్ మరియు XFA ఫారమ్‌లను పూర్తిగా నివారించండి
• •LZW కంప్రెషన్, ఎన్‌క్రిప్షన్ మరియు పాస్‌వర్డ్ రక్షణను దాటవేయండి
• •ప్రతి ఇంటరాక్టివ్ ఫారమ్ ఫీల్డ్‌కు సరైన ప్రదర్శన నిఘంటువు ఇవ్వండి
• •XMP ప్రమాణాన్ని ఉపయోగించి మెటాడేటాను నిల్వ చేయండి

ధృవీకరణను దాటవేయి, మరియు ఈ పెట్టెల్లో ప్రతి ఒక్కటి సరిగ్గా ధృవీకరించబడకుండానే సరిగ్గా తనిఖీ చేయబడిందని మీరు విశ్వసిస్తున్నారు.

అనుగుణ్యత స్థాయిలు పరస్పరం మార్చుకోలేవు

విఫలమైన ఆడిట్‌ల యొక్క మరొక నిశ్శబ్ద మూలం అనుగుణ్యత-స్థాయి అసమతుల్యత, ఇక్కడ ఫైల్ వాస్తవానికి సరిపోని సమ్మతి స్థాయిని క్లెయిమ్ చేస్తుంది.

ఇక్కడ అర్థం చేసుకోవలసిన రెండు విషయాలు:

ప్రమాణాలు ఒకదానికొకటి భిన్నంగా ఉంటాయి. PDF/A-1, PDF/A-2 మరియు PDF/A-3 సంవత్సరాల వ్యవధిలో ప్రచురించబడ్డాయి మరియు ఒకే విధమైన నియమాలు లేవు. ఉదాహరణకు, PDF/A-1, పారదర్శకత లేదా లేయర్‌లకు మద్దతు ఇవ్వదు మరియు A మరియు B యొక్క అనుగుణత స్థాయిలను మాత్రమే అందిస్తుంది. PDF/A-2 పారదర్శకత, లేయర్‌లు మరియు ఇతర PDF/A ఫైల్‌లను పొందుపరచడం కోసం కొత్త స్థాయి, Uతో పాటు మద్దతును జోడించింది.

అనుగుణ్యత స్థాయిలు ఒకదానిపై ఒకటి నిర్మించబడతాయి. స్థాయి U అనేది స్థాయి Bకి అవసరమైన ప్రతిదాన్ని కలిగి ఉంటుంది మరియు లెవెల్ A స్థాయి Uకి అవసరమైన ప్రతిదానితో పాటు మరిన్నింటిని కలిగి ఉంటుంది. సరైన స్థాయిని ఎంచుకోవడం అనేది కేవలం సాంకేతిక వివరాలు మాత్రమే కాదు, మీ ఆర్కైవ్ కొన్ని సంవత్సరాల కిందట ఎంత ఉపయోగపడుతుందనే దాని గురించి వాస్తవ పరిణామాలతో కూడిన నిర్ణయం. పత్రాలు శోధించదగినవి మరియు టెక్స్ట్-సంగ్రహించదగినవిగా ఉండాల్సిన క్లెయిమ్‌ల ఆర్కైవ్, ఉదాహరణకు, కనీసం స్థాయి U. లెవెల్ B మాత్రమే దానికి హామీ ఇవ్వదు.

లెవెల్ U ప్రత్యేకంగా టెక్స్ట్ సమగ్రతకు సంబంధించినది. ఇది డాక్యుమెంట్‌లోని అంతర్లీన యూనికోడ్ టెక్స్ట్ విశ్వసనీయంగా సంగ్రహించబడుతుందని లేదా తర్వాత శోధించవచ్చని నిర్ధారిస్తుంది, ఫైల్ చేసిన సంవత్సరాల తర్వాత సమీక్షించాల్సిన లేదా శోధించాల్సిన ఏదైనా ఆర్కైవ్‌కు ఇది చాలా ముఖ్యమైనది.

ఆడిట్ ప్రూఫ్ PDF/A పైప్‌లైన్ వాస్తవానికి ఎలా ఉంటుంది

డిఫెన్సిబుల్ ఆర్కైవింగ్ ప్రక్రియ సాధారణంగా ఈ ఆకారాన్ని అనుసరిస్తుంది:

మూల పత్రాన్ని సాధారణీకరించండి → PDF/Aకి మార్చండి → స్వతంత్రంగా ధృవీకరించండి → ఫైల్‌ను ఆర్కైవ్ చేయండి

ఇది చాలా సంస్థలు సాధారణంగా దాటవేసే దశ, కానీ ఇది చాలా కీలకమైన దశ. ఫైల్‌ను మరొక రూపంలోకి మార్చే సాఫ్ట్‌వేర్ మార్పిడి ప్రక్రియను ధృవీకరించే సాఫ్ట్‌వేర్ అయితే, మీరు చేస్తున్నదంతా సాఫ్ట్‌వేర్ అర్థం చేసుకునే స్పెసిఫికేషన్ ఆధారంగా సాఫ్ట్‌వేర్ ద్వారా ఉత్పత్తి చేయబడిన అవుట్‌పుట్‌ను ధృవీకరించడం. ఫైల్ స్వతంత్ర వాలిడేటర్ ద్వారా ధృవీకరించబడే వరకు సాఫ్ట్‌వేర్ చేసిన స్పెసిఫికేషన్ యొక్క తప్పు వివరణలు కనుగొనబడవు.

ఘనమైన ఆడిట్ ట్రయిల్‌లో ఇవి ఉండాలి:

• •ప్రతి ఫైల్‌ను ఎవరు మరియు ఎప్పుడు మార్చారు అనే రికార్డ్
• •ఉపయోగించిన సాధనం పేరు మరియు వెర్షన్
• •క్లెయిమ్ చేయబడిన అనుగుణ్యత స్థాయిని నిర్ధారిస్తూ ఒక స్వతంత్ర ధ్రువీకరణ నివేదిక, ఆదర్శంగా టైమ్‌స్టాంప్ చేయబడింది మరియు డాక్యుమెంట్‌తో పాటు నిల్వ చేయబడుతుంది

తరం మరియు ధ్రువీకరణ వివిధ వ్యవస్థలచే నిర్వహించబడుతుందని భావిస్తున్నారు; ధ్రువీకరణ నివేదికలు మెషిన్-రీడబుల్ మరియు ఆడిట్ సాక్ష్యంగా భద్రపరచబడాలి; మరియు క్లెయిమ్ చేయబడిన మరియు వాస్తవ కంటెంట్ మధ్య స్థిరత్వం వాస్తవంగా ఉండాలి. GDPR మరియు MiFID II ప్రకారం, సమగ్రత యొక్క రుజువును నిర్ధారించే బాధ్యత పూర్తిగా ఆర్కైవ్ హోల్డర్‌పై ఉంటుంది, సాఫ్ట్‌వేర్ ప్రొవైడర్ కాదు.

తీర్మానం

స్వతంత్రంగా ధృవీకరించబడని PDF/A ఫైల్ నిజంగా అది కంప్లైంట్‌ని ఆశించే ఫైల్. ఆర్కైవ్‌ని చూడమని రెగ్యులేటర్ అడిగేంత వరకు అది సంవత్సరాల తరబడి బాగానే ఉండవచ్చు. భవనం PDF/A ధ్రువీకరణ ప్రత్యేక, స్వతంత్ర దశగా పైప్‌లైన్‌లోకి ప్రవేశించడం అనేది ఆశాజనకమైన ఆర్కైవ్‌ను రక్షించదగినదిగా మారుస్తుంది మరియు తర్వాత చెల్లించాల్సిన జరిమానా కంటే ఇప్పుడు నిర్మించడం చాలా చౌకైన అలవాటు.

---