เหตุใดไฟล์ PDF/A ของคุณจึงถูกปฏิเสธในการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดอยู่เสมอ

ลองนึกภาพสิ่งนี้ ทีมงานการเงินได้เก็บใบแจ้งยอดลูกค้าและบันทึกการทำธุรกรรมไว้ PDF/ก ในช่วงหกปีที่ผ่านมา ทุกไฟล์มีแท็กข้อมูลเมตาที่ถูกต้อง พนักงานทุกคนเชื่อว่างานจะเสร็จสิ้นทันทีที่บันทึกไฟล์ จากนั้นหน่วยงานกำกับดูแลจะปรากฏขึ้นเพื่อรับการตรวจสอบตามปกติ เรียกใช้ไฟล์จำนวนหนึ่งผ่านเครื่องมือตรวจสอบความถูกต้อง และครึ่งหนึ่งของไฟล์นั้นล้มเหลว

ไม่เคยมีการสัมผัสเอกสารใด ๆ เลย ไม่มีอะไรแตกต่างไปจากนี้ เอกสารเหล่านี้ไม่เคยปฏิบัติตามข้อกำหนดตั้งแต่แรก พวกเขาเพียงอ้างว่าปฏิบัติตามข้อกำหนดเท่านั้น และความแตกต่างอย่างมากระหว่าง “การอ้างว่าเป็น PDF/A” และ “การเป็น PDF/A” เป็นหนึ่งในจุดบอดที่พบบ่อยที่สุดและมีค่าใช้จ่ายสูงในการจัดเก็บเอกสารในปัจจุบัน

ดังนั้น หากความพยายามในการเก็บข้อมูลของคุณล้มเหลว และ/หรือหากคุณต้องการให้อยู่ในกระบวนการที่ถูกต้อง นี่คือสิ่งที่จะเกิดขึ้นจริง ๆ และวิธีสร้างขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับ การปฏิบัติตามข้อกำหนด PDF/A.

เหตุใดการปฏิบัติตามข้อกำหนด PDF/A จึงมีความสำคัญมากกว่าที่ทีมส่วนใหญ่ตระหนัก

PDF/A ไม่ใช่แค่ "PDF พร้อมไฟล์เก็บถาวร" เป็นรูปแบบที่กำหนดโดยมาตรฐาน ISO เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารจะเปิดขึ้นและมีลักษณะเหมือนเดิมทุกประการในขณะนี้ ในอีกสิบปี และในอีกห้าสิบปี ไม่ว่าจะติดตั้งซอฟต์แวร์หรือแบบอักษรใดเพื่ออ่าน ณ จุดนั้นก็ตาม

นั่นมีความสำคัญมากเมื่อเกี่ยวข้องกับกฎระเบียบ กฎระเบียบ เช่น GDPR กำหนดให้บริษัทต้องรักษาความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความพร้อมใช้งานของข้อมูลส่วนบุคคล กฎระเบียบเช่น MiFID II กำหนดให้บริษัทจัดเก็บข้อมูลการสื่อสารและธุรกรรมจากลูกค้าเป็นเวลาหลายปีในรูปแบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงอย่างลับๆ ได้ ทำสิ่งผิดที่นี่ และคุณอาจต้องเสียค่าปรับโดยวัดเป็นเปอร์เซ็นต์หลักเดียวของรายได้ต่อปีของคุณ ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่สำคัญสำหรับบริษัทใหญ่ๆ

ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมเมื่อ การปฏิบัติตาม PDF/A ขาดการเก็บถาวรก็ไม่ถือว่าเป็นปัญหากับเทคโนโลยี ถือเป็นปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และความรับผิดชอบอยู่กับบริษัทที่เป็นปัญหา

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ไฟล์ PDF/A ไม่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้อง

ความล้มเหลวของ PDF/A ส่วนใหญ่จะย้อนกลับไปที่รายการปัญหาที่เกิดซ้ำสั้นๆ นี่คือสิ่งที่มักจะผิดพลาด

แบบอักษรที่ยังฝังไม่ครบถ้วน

ไม่ต้องสงสัยเลยว่านี่คือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของปัญหา สำหรับไฟล์ PDF/A ฟอนต์ทั้งหมดที่ใช้ในเอกสารจะต้องฝังอยู่ในไฟล์ เพื่อให้ผู้ดูไม่ต้องติดตั้งฟอนต์บนเครื่องของเขา ในหลายกรณี เฉพาะชุดย่อยของแบบอักษรเท่านั้นที่ฝังอยู่ในไฟล์ PDF ซึ่งมักจะไม่ผ่านกระบวนการตรวจสอบ จากการศึกษาที่ผ่านมาเกี่ยวกับไฟล์ PDF/A ในชีวิตจริง พบว่ามากกว่าครึ่งหนึ่งของอินสแตนซ์ที่ไม่สอดคล้องกันเกิดขึ้นจากแบบอักษร

ปริภูมิสีที่ไม่ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์

ตามข้อกำหนด PDF/A สีจะต้องอธิบายผ่านโปรไฟล์ ICC ที่ไม่ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ เพื่อให้มั่นใจว่าการแสดงผลมีความสม่ำเสมอ ไม่ว่าคุณจะใช้จอภาพ เครื่องพิมพ์ หรือซอฟต์แวร์แอพพลิเคชั่นใดในการดูเอกสารก็ตาม สิ่งที่น่าสนใจคือ หนึ่งในข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุดในการสร้าง PDF/A เกี่ยวข้องกับเอกสารที่อิงตามปริภูมิสีบางส่วน (เช่น sRGB ธรรมดา) ซึ่งขาดโปรไฟล์ ICC ที่จำเป็น

ข้อมูลเมตาที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง

เอกสาร PDF/A แต่ละฉบับต้องมีข้อมูลเมตา XMP โดยระบุว่าเวอร์ชันของ PDF/A เป็นไปตาม (PDF/A-1, -2 หรือ -3) และระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนด (A, B หรือ U) ความล้มเหลวในการให้ข้อมูลเมตาดังกล่าวหรือการจัดหาในลักษณะที่ผิดพลาดหรือทำให้เข้าใจผิดหมายถึงความล้มเหลวในทันทีก่อนที่การตรวจสอบจะเริ่มต้นด้วยซ้ำ

ประวัติการอัปเดตที่เพิ่มขึ้นอย่างยุ่งเหยิง

การอัปเดตส่วนเพิ่มจะผนวกข้อมูลเพิ่มเติมเข้ากับเอกสาร PDF ที่มีอยู่โดยไม่ต้องเขียนเอกสารทั้งหมดใหม่ตั้งแต่ต้น เป็นตัวเลือกที่สะดวกสบายในไฟล์ PDF มาตรฐาน แต่สำหรับ ไฟล์ PDF/Aจะทำอย่างระมัดระวัง:

• •PDF/A-1 ไม่อนุญาตให้มีการอัปเดตเพิ่มเติมเลย การแก้ไขใดๆ จะต้องเขียนไฟล์ใหม่ทั้งหมด
• •ใน PDF/A-2 และ PDF/A-3 อนุญาตให้อัปเดตเพิ่มเติมได้ อย่างไรก็ตามข้อมูลที่แนบจะต้องสอดคล้องกับส่วนที่เหลือของเอกสาร การต่อท้ายการแก้ไขโดยใช้แบบอักษรที่ไม่ได้ฝัง จะทำให้ไฟล์ทั้งหมดไม่ถูกต้อง
• •หมายเลขเวอร์ชันในส่วนหัวของไฟล์จะต้องตรงกับเวอร์ชันที่ประกาศไว้ในแค็ตตาล็อกภายในของเอกสารด้วย ความไม่ตรงกันที่นี่เป็นสิ่งที่พลาดได้ง่ายและเป็นวิธีง่ายๆ ที่จะไม่ผ่านการตรวจสอบ

การแปลงเอกสารเป็น PDF/A ไม่เทียบเท่ากับการตรวจสอบความถูกต้องของ PDF/A

เป็นพื้นที่ที่บริษัทหลายแห่งสะดุด และควรระบุไว้ให้ชัดเจน

การแปลงจะใช้เอกสารโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบดั้งเดิม (ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร Word, หน้า HTML หรือ PDF) และแปลงเป็น ไฟล์ PDF/A. ในการทำเช่นนั้น ซอฟต์แวร์จะเพิ่มข้อมูลเมตาที่รับรองไฟล์ที่สร้างขึ้นใหม่เป็นไฟล์ที่สอดคล้องกับมาตรฐาน PDF/A

การตรวจสอบความถูกต้องเป็นกระบวนการที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง โดยที่โปรแกรมพิเศษจะตรวจสอบว่าไฟล์นั้นตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดจึงจะได้รับการรับรอง

แต่จุดหักมุมคือ: ข้อมูลเมตาที่แทรกอยู่ในขั้นตอนการแปลงเป็นเพียงการกล่าวอ้าง ไม่ใช่ข้อพิสูจน์ ไฟล์อาจมีข้อมูลในข้อมูลเมตาว่าเป็นไปตามมาตรฐาน PDF/A-2b แต่ไม่ผ่านการตรวจสอบ PDF/A-2b

ที่แย่กว่านั้นคือมีโอเพ่นซอร์สฟรีมากมาย เครื่องมือตรวจสอบ PDF/A ใช้การวิเคราะห์พฤติกรรมและไม่ใช่การเปรียบเทียบแบบทีละบรรทัดกับข้อกำหนดทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าพวกเขามักจะอ้างว่าเอกสารนั้น "น่าจะ" ใช้ได้ ซึ่งอาจดูเหมือนเป็นข่าวดีในตอนแรก แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้นอย่างแน่นอน อีกวิธีหนึ่งในการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดคือการมองเห็น โดยให้ผู้อื่นเปิดเอกสารและดูว่าดูถูกต้องหรือไม่

อย่างน้อยที่สุด ไฟล์ PDF/A ทุกไฟล์จะต้อง:

• •ฝังแบบอักษร รูปภาพ และเนื้อหาทั้งหมดโดยตรง โดยไม่มีการอ้างอิงถึงภายนอก
• •หลีกเลี่ยงรูปแบบเสียง วิดีโอ JavaScript และ XFA โดยสิ้นเชิง
• •ข้ามการบีบอัด LZW การเข้ารหัส และการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
• •ให้ฟิลด์แบบฟอร์มโต้ตอบทุกช่องมีพจนานุกรมลักษณะที่เหมาะสม
• •จัดเก็บข้อมูลเมตาโดยใช้มาตรฐาน XMP

ข้ามการตรวจสอบ และคุณมั่นใจว่าทุกกล่องเหล่านี้ได้รับการตรวจสอบอย่างถูกต้อง โดยไม่เคยยืนยันเลย

ระดับความสอดคล้องไม่สามารถใช้แทนกันได้

แหล่งที่มาเงียบๆ อีกประการหนึ่งของการตรวจสอบที่ล้มเหลวก็คือระดับความสอดคล้องที่ไม่ตรงกัน โดยที่ไฟล์อ้างว่าระดับของการปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นไม่เป็นไปตามความเป็นจริง

สองสิ่งที่ควรทำความเข้าใจที่นี่:

มาตรฐานของตัวเองก็แตกต่างกัน PDF/A-1, PDF/A-2 และ PDF/A-3 ได้รับการเผยแพร่ห่างกันหลายปีและไม่มีกฎเกณฑ์ที่เหมือนกัน ตัวอย่างเช่น PDF/A-1 ไม่รองรับความโปร่งใสหรือเลเยอร์ และเสนอเฉพาะระดับความสอดคล้อง A และ B เท่านั้น PDF/A-2 ได้เพิ่มการรองรับสำหรับความโปร่งใส เลเยอร์ และแม้แต่การฝังไฟล์ PDF/A อื่น ๆ พร้อมกับระดับใหม่ U

ระดับความสอดคล้องสร้างขึ้นจากกันและกัน ระดับ U รวมทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับระดับ B และระดับ A รวมทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับระดับ U และอื่นๆ อีกมากมาย การเลือกระดับที่เหมาะสมไม่ได้เป็นเพียงรายละเอียดทางเทคนิคเท่านั้น แต่ยังเป็นการตัดสินใจที่มีผลกระทบอย่างแท้จริงต่อการใช้งานไฟล์เก็บถาวรของคุณในระยะยาวหลายปี การเก็บถาวรการอ้างสิทธิ์ที่เอกสารจำเป็นต้องยังคงค้นหาได้และแยกข้อความได้ เช่น ต้องการระดับ U เป็นอย่างน้อย ระดับ B เพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันสิ่งนั้น

ระดับ U เป็นเรื่องเกี่ยวกับความสมบูรณ์ของข้อความโดยเฉพาะ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความ Unicode ที่ซ่อนอยู่ในเอกสารสามารถแยกหรือค้นหาในภายหลังได้อย่างน่าเชื่อถือ ซึ่งมีความสำคัญอย่างมากสำหรับไฟล์เก็บถาวรใดๆ ที่อาจต้องมีการตรวจสอบหรือค้นหาหลายปีหลังจากการยื่น

ไปป์ไลน์ PDF/A ที่พิสูจน์การตรวจสอบได้นั้นมีลักษณะเป็นอย่างไร

กระบวนการเก็บถาวรแบบป้องกันโดยทั่วไปจะมีลักษณะดังนี้:

ทำให้เอกสารต้นฉบับเป็นมาตรฐาน → แปลงเป็น PDF/A → ตรวจสอบอย่างอิสระ → เก็บถาวรไฟล์

นี่เป็นขั้นตอนที่องค์กรส่วนใหญ่มักจะข้ามไป แต่เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด ในกรณีที่ซอฟต์แวร์ที่แปลงไฟล์เป็นรูปแบบอื่นเป็นซอฟต์แวร์ที่ตรวจสอบกระบวนการแปลง สิ่งที่คุณทำคือตรวจสอบผลลัพธ์ที่สร้างโดยซอฟต์แวร์ตามข้อกำหนดที่ซอฟต์แวร์เข้าใจ การตีความที่ไม่ถูกต้องของข้อกำหนดที่ทำโดยซอฟต์แวร์จะไม่ถูกตรวจพบจนกว่าไฟล์จะได้รับการตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบอิสระ

เส้นทางการตรวจสอบที่มั่นคงควรประกอบด้วย:

• •บันทึกว่าใครแปลงไฟล์แต่ละไฟล์และเมื่อใด
• •ชื่อและเวอร์ชันของเครื่องมือที่ใช้
• •รายงานการตรวจสอบความถูกต้องที่เป็นอิสระซึ่งยืนยันระดับความสอดคล้องที่อ้างสิทธิ์ ประทับเวลาอย่างเหมาะสมและจัดเก็บไว้ข้างๆ ตัวเอกสาร

การสร้างและการตรวจสอบความถูกต้องคาดว่าจะดำเนินการโดยระบบที่แตกต่างกัน รายงานการตรวจสอบความถูกต้องจะต้องสามารถอ่านได้ด้วยเครื่องและเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานการตรวจสอบ และความสอดคล้องกันระหว่างเนื้อหาที่อ้างสิทธิ์และเนื้อหาจริงจะต้องเป็นจริง ตาม GDPR และ MiFID II ความรับผิดชอบในการรับรองการพิสูจน์ความสมบูรณ์เป็นของเจ้าของไฟล์เก็บถาวร ไม่ใช่ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์

บทสรุป

ไฟล์ PDF/A ที่ไม่ได้รับการตรวจสอบโดยอิสระนั้นเป็นเพียงไฟล์ที่หวังว่าจะเป็นไปตามข้อกำหนดเท่านั้น นั่นอาจใช้เวลานานหลายปี จนกว่าหน่วยงานกำกับดูแลจะขอดูเอกสารสำคัญ อาคาร การตรวจสอบ PDF/A เข้าสู่กระบวนการในฐานะขั้นตอนที่แยกจากกันและเป็นอิสระคือสิ่งที่จะเปลี่ยนเอกสารสำคัญที่มีความหวังให้กลายเป็นเอกสารที่สามารถป้องกันได้ และการสร้างนิสัยตอนนี้ยังถูกกว่าค่าปรับที่ต้องจ่ายในภายหลังมาก

---