Chữ ký không còn yêu cầu in ra bản PDF, lấy chữ ký viết tay của bạn trên giấy, quét lại tài liệu rồi gửi đi. Nhờ chữ ký số và điện tử, bạn có thể ký bất kỳ tài liệu nào bằng máy tính hoặc điện thoại của mình theo cách hoàn toàn kỹ thuật số.
Khi nói đến việc ký kết các thỏa thuận, ứng dụng, báo giá, thư ủy quyền và tất cả các loại tài liệu khác, ký điện tử vào PDF là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và cải thiện việc lưu thông tài liệu.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách ký điện tử vào một tệp PDF, sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký điện tử là gì và bạn nên kiểm tra những gì trước khi gửi tài liệu đã ký.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một phương tiện ký tài liệu dựa trên chứng chỉ có thể chứng minh danh tính của người ký và giúp duy trì tính toàn vẹn của tài liệu.
Ngược lại với việc đưa hình ảnh của một bản viết tay chữ ký trên PDF tệp, chữ ký số dựa trên chứng chỉ sử dụng ID kỹ thuật số và mật mã để chứng minh rằng tài liệu không bị sửa đổi sau khi quá trình ký diễn ra.
Chữ ký số đã được chứng minh là hữu ích trong các tài liệu đòi hỏi tính xác thực và toàn vẹn.
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là một thuật ngữ rộng hơn để ký một tài liệu điện tử.
Ví dụ: chữ ký điện tử có thể bao gồm:
- •Đang gõ tên của bạn
- •Vẽ chữ ký của bạn
- •Thêm hình ảnh chữ ký viết tay của bạn
- •Ký bằng chuột, ngón tay hoặc bút stylus
Các yêu cầu chính xác đối với chữ ký điện tử có thể khác nhau tùy thuộc vào tài liệu, tổ chức, ngành và luật hiện hành.
Chữ ký điện tử so với chữ ký số
Mặc dù các thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau.
Chữ ký điện tử:
Một phương pháp chung thể hiện sự đồng ý hoặc phê duyệt bằng điện tử.
Chữ ký số:
Một loại chữ ký điện tử cụ thể sử dụng công nghệ dựa trên chứng chỉ để giúp xác thực người ký và bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu.
Tùy chọn phù hợp tùy thuộc vào yêu cầu của tài liệu và các tiêu chuẩn ký kết áp dụng cho trường hợp của bạn.
Cách ký điện tử vào một tệp PDF
Nếu bạn có tệp PDF cần chữ ký của mình, bạn có thể sử dụng công cụ ký PDF để thêm chữ ký của mình mà không cần in tài liệu.
Bước 1: Mở Công cụ Sign PDF
Mở AziPDF Ký PDF dụng cụ và chuẩn bị tài liệu bạn muốn ký.
Bước 2: Tải lên bản PDF của bạn
Chọn tệp PDF từ thiết bị của bạn và tải nó lên công cụ ký.
Trước khi ký, hãy đảm bảo bạn có phiên bản chính xác của tài liệu.
Bước 3: Thêm chữ ký của bạn
Tùy thuộc vào các tùy chọn ký có sẵn, bạn có thể tạo chữ ký của mình bằng cách nhập, vẽ hoặc sử dụng hình ảnh chữ ký viết tay của bạn.
Chọn tùy chọn phù hợp nhất với tài liệu của bạn.
Bước 4: Đặt chữ ký
Đặt chữ ký của bạn ở vị trí thích hợp trên tệp PDF.
Đảm bảo nó không bao gồm văn bản, ngày tháng, trường biểu mẫu hoặc thông tin quan trọng khác.
Bước 5: Xem lại tài liệu
Trước khi hoàn thiện chữ ký, hãy kiểm tra toàn bộ tài liệu.
Đặc biệt chú ý đến:
- •Tên của bạn
- •Vị trí chữ ký
- •Ngày
- •Các trường bắt buộc
- •Trang tài liệu
- •Bất kỳ thông tin bổ sung nào cần được hoàn thành
Bước 6: Áp dụng chữ ký
Khi mọi thứ đều chính xác, hãy áp dụng chữ ký của bạn cho tệp PDF.
Nếu tài liệu yêu cầu một chữ ký số dựa trên chứng chỉ, bạn sẽ cần ID hoặc chứng chỉ kỹ thuật số thích hợp và phương thức ký hỗ trợ nó.
Bước 7: Lưu bản PDF đã ký của bạn
Lưu bản PDF đã hoàn thành vào thiết bị của bạn và giữ phiên bản đã ký để lưu vào hồ sơ của bạn.
Nếu bạn định gửi tài liệu cho người hoặc tổ chức khác, hãy đảm bảo bạn gửi phiên bản có chữ ký cuối cùng.
Tại sao ký PDF kỹ thuật số?
Chữ ký số có thể giúp công việc hàng ngày với tài liệu trở nên thuận tiện hơn.
Tiết kiệm thời gian
Không cần phải in ra một tài liệu để ký nó. Bạn có thể thực hiện hầu hết các thủ tục ký bằng chính tài liệu điện tử.
Giảm bớt thủ tục giấy tờ
Các tài liệu có thể được ký và truyền dưới dạng điện tử mà không cần in hoặc quét.
Truy cập tài liệu của bạn từ mọi thiết bị
Tùy thuộc vào phần mềm bạn sử dụng, bạn có thể làm việc với tài liệu của mình từ bất kỳ máy tính, máy tính bảng hoặc thậm chí điện thoại di động nào.
Sắp xếp tài liệu của bạn đúng cách
Việc lưu trữ kỹ thuật số các tài liệu đã ký có thể dễ dàng quản lý và phân phối hơn nữa.
Bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu
Trong trường hợp chữ ký số dựa trên chứng chỉ, một số thông tin về PDF đã ký có thể giúp đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.
Cách thêm chữ ký viết tay vào PDF
Nếu bạn chỉ cần đặt chữ ký viết tay của mình trên tệp PDF, bạn có thể sử dụng phương pháp chữ ký điện tử.
Một quy trình làm việc điển hình là:
- Mở tệp PDF của bạn.
- Chọn tùy chọn chữ ký.
- Vẽ chữ ký của bạn hoặc tải lên hình ảnh chữ ký.
- Đặt nó vào khu vực cần thiết.
- Xem lại tài liệu.
- Lưu PDF đã ký.
Điều này có thể hữu ích cho các ứng dụng, biểu mẫu, tài liệu nội bộ, phê duyệt và các thủ tục giấy tờ hàng ngày khác.
Cách ký một tệp PDF mà không cần in nó
Không phải lúc nào bạn cũng cần in bản PDF để ký tên.
Với một công cụ ký PDF trực tuyến, bạn có thể:
- Tải lên bản PDF.
- Thêm chữ ký điện tử của bạn.
- Định vị chữ ký.
- Xem lại tài liệu.
- Lưu bản PDF đã ký.
Điều này giúp loại bỏ quá trình in → ký → quét đối với các tài liệu chỉ yêu cầu chữ ký điện tử.
Tôi có thể ký PDF trên điện thoại của mình không?
Đúng. Nhiều quy trình ký PDF có thể được hoàn thành từ thiết bị di động.
Nếu bạn công cụ ký kết hỗ trợ sử dụng trên thiết bị di động, bạn có thể mở tệp PDF, thêm chữ ký của mình bằng màn hình cảm ứng, đặt nó vào đúng vị trí và lưu tài liệu đã hoàn thành.
Đối với các tài liệu quan trọng, hãy luôn xem lại bản PDF cuối cùng trước khi gửi.
Hình ảnh của chữ ký có giống với chữ ký số không?
KHÔNG.
Hình ảnh chữ ký viết tay của bạn chỉ đơn giản là một hình ảnh được đặt bên trong tệp PDF. Chữ ký số dựa trên chứng chỉ sử dụng thông tin xác thực kỹ thuật số và cơ chế mã hóa để cung cấp thông tin xác minh và tính toàn vẹn bổ sung.
Vì vậy, nếu người nhận yêu cầu cụ thể một chữ ký số, hãy kiểm tra xem họ yêu cầu loại chữ ký hoặc chứng chỉ nào trước khi ký.
Bạn nên kiểm tra những gì trước khi ký một bản PDF?
Trước khi áp dụng chữ ký của bạn, hãy dành chút thời gian để xem lại tài liệu.
Kiểm tra:
- •Tài liệu là phiên bản chính xác
- •Tất cả thông tin cần thiết đã được hoàn thành
- •Chữ ký của bạn ở đúng vị trí
- •Ngày đúng
- •Không có nội dung quan trọng nào được che bằng chữ ký
- •Bạn hiểu những gì bạn đang ký
- •Yêu cầu ký tên của người nhận đã được tuân thủ
Đối với các tài liệu yêu cầu chữ ký số dựa trên chứng chỉ, hãy đảm bảo có sẵn ID hoặc chứng chỉ số được yêu cầu.
Ký PDF trực tuyến của bạn với AziPDF
Ký PDF không nhất thiết phải in, quét và gửi tài liệu qua lại.
Với AziPDF, bạn có thể làm việc với tệp PDF của mình và thêm chữ ký kỹ thuật số, giúp quy trình làm việc tài liệu hàng ngày trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.
Cho dù bạn đang ký biểu mẫu, tài liệu kinh doanh, đơn đăng ký, thỏa thuận hay tệp PDF khác, hãy xem lại tệp đã hoàn chỉnh một cách cẩn thận trước khi chia sẻ.
Vẫn in các tệp PDF chỉ để ký chúng?
Ký PDF trực tuyếnAn toàn trong tay chúng tôi
AziPDF rất coi trọng quyền riêng tư của bạn. Hãy nhớ rằng...