Массовое преобразование PDF и Office в PDF: руководство для начинающих по преобразованию и персонализации ваших документов

Создавайте сотни уникальных PDF-файлов на основе одного шаблона и узнайте, как совершенно бесплатно конвертировать документы Word, Excel и Powerpoint в PDF-файлы только онлайн.

Преобразование PDF – это то, с чем знаком каждый. Менее известно то, что на основе одного шаблона PDF можно создавать сотни персонализированных документов, используя только электронную таблицу. Если вы никогда не делали этого раньше, возможно, сейчас самое время начать.

То, о чем большинство людей не знают: массовое создание персонализированных PDF-файлов

Планируете пригласить гостей на торжество или мероприятие? Просто загрузите список гостей и шаблон приглашения в формате PDF на Массовый PDF-файл, и AziPDF персонализирует каждое приглашение, указав имя каждого гостя и любую другую информацию, которую вы хотите, без редактирования вручную, одно приглашение на человека, делается за считанные минуты.

Если вам когда-либо приходилось отправлять один и тот же документ множеству людей, билеты на мероприятия, сертификаты, счета-фактуры, персонализированные письма, идентификационные бейджи, вы знаете, насколько утомительно вручную редактировать файл снова и снова для каждого человека. Массовое создание PDF-файлов решает эту проблему, превращая один шаблон PDF и электронную таблицу в персонализированный PDF-файл для каждой отдельной строки, по сути, слияние почты, но для PDF-файлов.

Вот как это работает:

• •Откройте АзиПДФ, Массовый генератор PDF-файлов и выберите шаблон PDF-документа вместе с документом Excel или CSV. В первой строке листа Excel должны быть такие заголовки, как имя, адрес электронной почты, номер билета и т. д.
• •Нарисуйте поля в шаблоне PDF, в которых вы хотите разместить личную информацию, и сопоставьте это поле с соответствующим столбцом листа Excel.
• •Выберите имя столбца для переименования выходных файлов, например «Имя гостя», и AziPDF очистит это имя файла и убедится в отсутствии конфликта имен.
• •Нажмите «Создать», и AziPDF создаст индивидуальный PDF-файл для каждой записи в вашем листе Excel.

Несколько вещей, которые стоит знать:

• •Результатом остается настоящий PDF-файл, который можно выбрать. AziPDF записывает реальный текст в исходное векторное содержимое вашего шаблона, а не преобразует его в изображение, поэтому ваши файлы остаются четкими и пригодными для поиска.
• •Практических ограничений на количество PDF-файлов, которые вы можете создать, нет, это зависит только от количества строк в вашей электронной таблице. Файлы большего размера просто обрабатываются немного дольше.
• •Ваш шаблон PDF и электронная таблица никогда никуда не загружаются. Все работает локально в вашем браузере, что имеет значение, если вы работаете с именами, электронными письмами или другими личными данными.

Если вы организуете мероприятие, проводите сертификационный курс или отправляете персонализированные счета каждый месяц, одна только эта функция может сэкономить вам часы повторяющейся ручной работы.

Какова необходимость конвертировать файлы в PDF-файлы?

Теперь, когда мы знаем, что Массовый PDF-файл можно, возможно, было бы разумно вернуться к реальной потребности большинства пользователей, а именно к преобразованию обычного документа Word, Excel или PowerPoint в PDF.

Вы когда-нибудь сталкивались с отправкой документа Word по электронной почте, а позже обнаруживали, что он выглядит испорченным из-за того, что шрифты были изменены, пробелы удалены, а изображения неуместны? Вы уже столкнулись с основной проблемой, для решения которой был создан PDF-файл. Одна из немногих особенностей PDF, которая делает его уникальным, заключается в том, что он выглядит одинаково для всех, кто его открывает, что объясняет, почему он стал предпочтительным форматом для резюме, контрактов, счетов-фактур и любых других документов, которые вы не хотите случайно повредить при нажатии кнопки «Отправить».

Вот что вы получите от конверсии:

• •Он единообразен независимо от того, где он используется. PDF-файл откроется точно так же на Windows, Mac, Android или даже iPhone. У вас не будет тех странных случаев, когда клиент открывает ваш документ, и он выходит из строя.
• •Люди знают, чего ожидать. Заявления о приеме на работу, документы для правительства, работы, которые необходимо сдать в школе, почти все эти вещи требуют от вас использования PDF-файла по какой-то причине.
• •Обычно файл меньше. Обычно PDF-файл намного меньше реального файла, поэтому его можно легко поместить в электронное письмо, где существует ограничение максимального размера.
• •You can lock it down. PDF-файлы поддерживают защиту паролем, поэтому, если вы отправляете что-то личное, например контракт или финансовый отчет, вы можете контролировать, кто может его открыть.
• •Вы можете это обезопасить. PDF-файлы позволяют вам вводить пароли, а это означает, что если вы отправляете контракт или финансовую информацию по почте, вы можете быть уверены, что только определенным людям разрешено открывать его.
• •Нет никаких шансов, что что-то изменится. Поскольку как только файл станет PDF, с ним ничего не произойдет. Кто-то не сможет изменить информацию в файле без вашего ведома.

Как конвертировать файлы Office с помощью AziPDF

Вот где azipdf.com Вместо того, чтобы устанавливать программное обеспечение или копаться в меню, вы загружаете файл, конвертируете его и загружаете результат — и все это прямо в браузер.

Слово в PDF

Превратите файл .docx в чистый, готовый к публикации PDF-файл, который сохранит ваше форматирование точно таким, каким вы его задумали.

• •Открыть Слово в PDF.
• •Загрузите свой файл или перетащите его прямо в окно браузера.
• •Нажмите Конвертировать.
• •Загрузите готовый PDF-файл.

Эксель в PDF

Идеально подходит для отправки отчетов или таблиц тем, у кого не установлен Excel, не беспокоясь о смещении столбцов или формул.

• •Открыть Эксель в PDF.
• •Загрузите свою таблицу.
• •Нажмите Конвертировать.
• •Загрузите готовый PDF-файл, отформатированный и готовый к печати или совместному использованию.

PowerPoint в PDF

Отлично подходит для того, чтобы поделиться презентацией с кем-то, кому просто нужно ее прочитать, без пропущенных шрифтов и смещенных слайдов.

• •Открыть PowerPoint в PDF.
• •Загрузите файл .pptx.
• •Нажмите Конвертировать.
• •Загрузите PDF-файл, в котором каждый слайд будет сохранен в том виде, в каком он был задуман.

Еще несколько инструментов, о которых стоит знать

Помимо преобразований и массового создания, есть и другие инструменты, которые часто упоминаются, когда люди регулярно используют PDF-файлы:

• •Объединить PDF-файл: объединение нескольких PDF-файлов в один файл. Это полезно, если вам нужно создать отчет из нескольких разных файлов.
• •Разделить PDF: Извлеките определенные страницы из PDF-файла или разделите большой файл на более мелкие части.
• •Сжать PDF: Уменьшите объемный PDF-файл, чтобы упростить отправку по электронной почте без заметного ущерба для качества.
• •Повернуть PDF: исправление страниц, отсканированных в перевернутом или перевернутом положении.
• •Защитить PDF: добавьте пароль, чтобы только выбранные вами люди могли открыть конфиденциальный файл.
• •PDF в Word: конвертировать PDF-файл в обратном направлении, если требуется редактирование.

Обычно люди узнают об этих инструментах только тогда, когда им действительно нужно решить конкретную проблему, поэтому полезно добавить всю информацию в закладки. страница инструментов для дальнейшего использования.

Простой дизайн

Все вышеперечисленное работает прямо в вашем браузере. На ваш компьютер не нужно ничего устанавливать, и на готовом файле не останется ни одного водяного знака. Вы загружаете, конвертируете или генерируете, загружаете. Вот и весь процесс, от начала до конца.

А как насчет конфиденциальности?

Обычно это первый вопрос, который задают люди, и это справедливо: вы часто загружаете личные или рабочие документы. Инструменты преобразования AziPDF и Bulk PDF обрабатывают все локально в вашем браузере, а не отправляют файлы на сервер. Это означает, что ваши исходные документы и данные электронных таблиц никогда не покинут ваше устройство. Будь то контракт, список гостей или пакет сертификатов с настоящими именами, ни одна копия после этого не останется на чужом сервере.

Заключение

Как только вы увидите, на что способен Bulk PDF, обычные преобразования почувствуются почти как разминка. Благодаря этим двум плюс нескольким повседневным инструментам вы можете справиться с большей частью того, что происходит изо дня в день. Давать azipdf.com попробуйте в следующий раз, когда вам понадобится быстрый способ привести ваши документы в порядок, ваши файлы, по-своему.

---